Cách sử dụng hàm AI trong Google Sheets hiệu quả

Hàm AI trong Google Sheets mở ra cách tiếp cận hoàn toàn mới trong việc xử lý dữ liệu và nội dung văn bản. Người dùng có thể tóm tắt thông tin, phân tích quan điểm, tạo văn bản hoặc dịch ngôn ngữ ngay trong bảng tính. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm AI hiệu quả, đồng thời chỉ ra những điểm cần lưu ý khi trải nghiệm tính năng đang ở giai đoạn thử nghiệm.

Cách sử dụng hàm AI trong Google Sheets hiệu quả

Hàm AI trong Google Sheets là tính năng mới do Google phát triển, được tích hợp nhằm hỗ trợ người dùng tự động hóa các công việc văn phòng. Công cụ này cho phép tạo nội dung, tóm tắt và phân loại thông tin, đồng thời hỗ trợ phân tích dữ liệu trực tiếp ngay trong bảng tính.

Đây là bước đi mới của Google trong việc đưa trí tuệ nhân tạo vào hệ sinh thái ứng dụng văn phòng. Tuy nhiên, tại thời điểm hiện tại, hàm AI chỉ được cung cấp cho người dùng tham gia chương trình thử nghiệm Alpha của Google Workspace, chưa phổ biến rộng rãi cho tất cả tài khoản.

Hàm AI cho phép bạn tóm tắt nội dung từ một hoặc nhiều ô dữ liệu chỉ trong vài thao tác, giúp tiết kiệm thời gian xử lý thông tin.

Bước 1: Nhấp đúp vào ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả tóm tắt. Nhập =AI( để khởi tạo hàm.

Bước 2: Nhập yêu cầu bạn muốn AI thực hiện và đặt yêu cầu này trong dấu ngoặc kép " ".

Nhập yêu cầu bạn muốn AI thực hiện

Bước 3: Gõ dấu chấm phẩy, sau đó chọn vùng ô chứa dữ liệu cần tóm tắt. Hoàn tất bằng dấu ) và nhấn Enter.

Chọn vùng ô chứa dữ liệu cần tóm tắt

Bước 4: Nhấp lại vào ô vừa nhập hàm AI, chọn tùy chọn Generate and insert để hệ thống bắt đầu xử lý.

Chọn tùy chọn Generate and insert để hệ thống bắt đầu xử lý

Bước 5: Khi kết quả tóm tắt xuất hiện, di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô. Giữ và kéo dấu “+” xuống để áp dụng hàm AI cho các dòng còn lại.

Bước 6: Google Sheets sẽ tạo ra một cột mới chứa nội dung tóm tắt do AI phân tích và trả về cho từng hàng dữ liệu.

Google Sheets sẽ tạo ra một cột mới chứa nội dung tóm tắt do AI phân tích

Hàm AI trong Google Sheets cho phép bạn đánh giá nội dung văn bản và xác định sắc thái quan điểm như tích cực, tiêu cực hoặc trung lập một cách tự động.

Bước 1: Nhấn đúp vào ô bạn muốn hiển thị kết quả phân tích. Nhập hàm =AI( và viết yêu cầu phân tích quan điểm dành cho Gemini trong dấu ngoặc kép.

Bước 2: Chọn vùng ô chứa nội dung cần đánh giá. Nhấn Enter để hoàn tất công thức.

Bước 3: Nhập lại vào ô vừa nhập hàm AI, sau đó chọn Generate and insert để hệ thống bắt đầu xử lý dữ liệu.

Bước 4: Khi kết quả xuất hiện, kéo dấu “+” ở góc dưới bên phải của ô xuống các hàng còn lại để áp dụng hàm cho toàn bộ dữ liệu.

Dùng hàm AI để phân tích quan điểm

Ngoài việc phân tích và tóm tắt dữ liệu, Gemini còn có thể hỗ trợ soạn nội dung mới dựa trên các thông tin có sẵn, ví dụ như viết email từ dữ liệu đầu vào.

Bước 1: Nhấn đúp vào ô bạn muốn hiển thị nội dung. Nhập hàm =AI(, sau đó viết yêu cầu cụ thể và chọn vùng dữ liệu làm đầu vào. Nhấn Enter để hoàn tất công thức.

Viết yêu cầu cụ thể và chọn vùng dữ liệu làm đầu vào

Bước 2: Nhấn lại vào ô vừa nhập hàm AI và chọn Generate and insert để AI bắt đầu tạo nội dung.

Chọn Generate and insert để AI bắt đầu tạo nội dung

Bước 3: Khi văn bản được tạo ra, kéo dấu “+” ở góc dưới bên phải của ô để áp dụng hàm AI cho các hàng tiếp theo nếu cần.

Áp dụng hàm AI cho các hàng tiếp theo

Bên cạnh hàm dịch mặc định, hàm AI trong Google Sheets có thể hỗ trợ dịch văn bản theo ngữ cảnh, giúp nội dung tự nhiên và sát nghĩa hơn.

Bước 1: Nhấn đúp vào ô bạn muốn hiển thị bản dịch. Nhập hàm =AI( và viết yêu cầu dịch sang ngôn ngữ mong muốn trong dấu ngoặc kép.

Viết yêu cầu dịch sang ngôn ngữ mong muốn

Bước 2: Chọn ô hoặc vùng ô chứa nội dung cần dịch. Nhấn Enter để hoàn tất công thức.

Bước 3: Nhấp lại vào ô vừa nhập hàm AI, sau đó chọn Generate and insert để hệ thống bắt đầu dịch văn bản.

Chọn Generate and insert để hệ thống bắt đầu dịch văn bản

Bước 4: Khi kết quả hiển thị, kéo dấu “+” ở góc dưới bên phải của ô xuống các dòng phía dưới để áp dụng hàm cho nhiều ô cùng lúc.

Kéo dấu “+” ở góc dưới bên phải để áp dụng hàm cho nhiều ô cùng lúc

Hiện tại, để ngừng sử dụng hàm AI, người dùng cần rời khỏi Google Workspace Labs. Khi thực hiện thao tác này, bạn sẽ mất quyền truy cập toàn bộ các tính năng thử nghiệm thuộc Workspace Labs, bao gồm cả hàm AI trong Google Sheets.

Sau khi tắt Workspace Labs, nếu bạn tiếp tục mở hoặc sử dụng các bảng tính có chứa hàm AI, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi do không còn hỗ trợ hàm này. Vì vậy, trước khi quyết định tắt, bạn nên cân nhắc kỹ và đảm bảo không còn phụ thuộc vào các công thức AI trong bảng tính đang sử dụng.

Do vẫn đang ở giai đoạn thử nghiệm, hàm AI trong Google Sheets hiện còn tồn tại một số hạn chế nhất định mà người dùng cần lưu ý:

• Chỉ trả kết quả dưới dạng văn bản: Hàm AI hiện chưa hỗ trợ xuất dữ liệu ở các định dạng khác như bảng, biểu đồ hay hình ảnh.
• Không thể truy cập toàn bộ dữ liệu: AI chỉ xử lý phạm vi ô được chỉ định, không thể đọc toàn bộ bảng tính hoặc các tệp khác trong Google Drive.
• Không hỗ trợ hoàn tác (Undo/Redo): Khi đã tạo kết quả, bạn không thể quay lại hoặc làm mới nội dung bằng lệnh hoàn tác, mà phải tạo lại đầu ra mới.
• Không cho phép lồng ghép hàm AI: Hàm AI không thể được sử dụng bên trong các công thức hoặc hàm khác.
• Giới hạn tần suất sử dụng: Tính năng này có giới hạn ngắn hạn và dài hạn. Khi chạm ngưỡng dài hạn, bạn sẽ không thể tạo thêm kết quả mới và cần chờ khoảng 24 giờ để tiếp tục.
• Giới hạn số lượng ô xử lý: Hàm AI chỉ có thể tạo kết quả cho 200 ô đầu tiên chứa công thức AI trong mỗi bảng tính.

Hàm AI trong Google Sheets mang đến nhiều tiềm năng trong việc tự động hóa và tối ưu quy trình làm việc, đặc biệt với các tác vụ liên quan đến văn bản và dữ liệu lớn. Khi được triển khai rộng rãi trong tương lai, hàm AI hứa hẹn sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp Google Sheets không chỉ là bảng tính mà còn là nền tảng làm việc thông minh hơn.

Để sử dụng Google Sheets hiệu quả, hãy tham khảo các mẫu máy tính bảng chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.