Những loại giấy tờ cần phải đổi sau sáp nhập đơn vị hành chính

Việc sáp nhập các đơn vị hành chính như xã, huyện, tỉnh kéo theo nhiều thay đổi trong thông tin cá nhân. Một trong những vấn đề được người dân đặc biệt quan tâm là: Sau khi sáp nhập, có cần đổi lại các giấy tờ như căn cước công dân, giấy phép lái xe, sổ đỏ hay không? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những loại giấy tờ cần phải đổi.

Những loại giấy tờ cần phải đổi sau sáp nhập đơn vị hành chính

Từ ngày 1/7/2024, Luật Căn cước năm 2023 chính thức có hiệu lực thi hành. Một trong những điểm người dân quan tâm là quy định liên quan đến việc đổi thẻ căn cước sau khi có sự thay đổi đơn vị hành chính như sáp nhập xã, huyện, tỉnh.

Theo khoản 1 Điều 46, các thẻ căn cước đã được cấp trước thời điểm luật có hiệu lực vẫn được sử dụng bình thường cho đến khi hết hạn ghi trên thẻ. Người dân nếu có nhu cầu thì có thể chủ động yêu cầu cấp đổi sang mẫu thẻ mới.

Luật cũng quy định tại khoản 1 Điều 24 rằng, một trong các trường hợp công dân được cấp đổi thẻ là khi thông tin cá nhân trên thẻ thay đổi do sắp xếp lại địa giới hành chính, ví dụ như tên tỉnh, huyện, xã không còn như cũ. Tuy nhiên, việc đổi thẻ trong trường hợp này là không bắt buộc, trừ khi người dân có yêu cầu.

Nói cách khác, nếu sau khi sáp nhập tỉnh mà địa danh ghi trên thẻ căn cước không còn đúng như thực tế, người dân vẫn được phép sử dụng thẻ cũ cho đến khi hết hạn hoặc đến các mốc tuổi buộc phải đổi thẻ (14, 25, 40, 60 tuổi). Nếu muốn cập nhật thông tin hành chính mới trên thẻ, người dân có thể chủ động đi làm thủ tục đổi.

Người dân vẫn được phép sử dụng thẻ cũ cho đến khi hết hạn

Ngoài trường hợp tự nguyện đổi vì thay đổi địa giới hành chính, những đối tượng sau phải thực hiện thủ tục cấp đổi theo quy định:

• Người tròn 14, 25, 40 hoặc 60 tuổi trong năm 2025 (tức sinh năm 2011, 2000, 1985, 1965).
• Trường hợp thẻ bị hỏng, mất, không sử dụng được.
• Người thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, giới tính, nhân dạng, số định danh...
• Thẻ có thông tin in sai lệch hoặc người dân có nhu cầu tự nguyện đổi.

Tuy nhiên, nếu ai đó đã được cấp/cấp lại thẻ trong vòng 2 năm trước mốc tuổi đổi theo quy định, thì không cần đổi ngay mà có thể chờ đến mốc tuổi tiếp theo để thực hiện.

Theo quy định tại Điều 62 của Luật Trật tự an toàn giao thông đường bộ năm 2024, người có giấy phép lái xe chỉ cần thực hiện thủ tục đổi hoặc cấp lại trong một số trường hợp nhất định như:

• Giấy phép lái xe bị mất
• Giấy phép lái xe bị hỏng không còn sử dụng được
• Trước thời hạn ghi trên giấy phép lái xe
• Thay đổi thông tin ghi trên giấy phép lái xe
• Giấy phép lái xe nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp còn giá trị sử dụng
• Giấy phép lái xe do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cấp khi có yêu cầu hoặc người được cấp không còn làm nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.

Không bắt buộc đổi giấy phép lái xe nếu chưa đổi Căn cước công dân

Bên cạnh đó, Thông tư 12/2025/TT-BCA quy định rõ: Nếu các thông tin cá nhân trên giấy phép lái xe như họ tên, ngày sinh, nơi sinh hoặc nơi cư trú không trùng khớp với thông tin trên Căn cước công dân thì cơ quan có thẩm quyền sẽ làm thủ tục đổi giấy phép lái xe mới để đồng nhất thông tin giữa các giấy tờ.

Do đó, trong trường hợp địa phương thực hiện sáp nhập tỉnh, huyện, xã, nếu công dân đã đổi Căn cước công dân và thông tin hành chính (như tên tỉnh/thành phố nơi cư trú) thay đổi, thì lúc này cơ quan chức năng sẽ hỗ trợ đổi giấy phép lái xe để khớp với thông tin mới trên căn cước.

Ngược lại, nếu công dân chưa đổi Căn cước công dân sau khi địa phương sáp nhập, tức là thông tin trên giấy phép lái xe và căn cước công dân vẫn còn thống nhất, thì không cần thiết phải đổi giấy phép lái xe.

Theo quy định tại Thông tư 10/2024/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường, khi địa phương có sự điều chỉnh đơn vị hành chính (như sáp nhập xã, huyện, tỉnh...), thông tin về tên đơn vị hành chính cũ và mới sẽ được cập nhật trong nội dung đăng ký biến động đất đai.

Việc thể hiện trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp sẽ ghi theo mẫu: “Đổi tên... (tên cũ) thành... (tên mới)”, phản ánh sự thay đổi về địa giới hành chính theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Không bắt buộc đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Tuy nhiên, việc này không đồng nghĩa với việc người dân phải đi đổi sổ đỏ, sổ hồng ngay sau khi địa phương sáp nhập. Theo hướng dẫn tại Công văn 991/BTNMT-QLĐĐ ban hành năm 2025, việc cập nhật thông tin hành chính mới trên giấy chứng nhận chỉ được thực hiện trong hai trường hợp cụ thể:

• Người sử dụng đất hoặc chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu điều chỉnh, cấp đổi
• Việc điều chỉnh được thực hiện đồng thời với các thủ tục hành chính về đất đai như: Tách thửa, chuyển nhượng, thừa kế, đăng ký biến động...

Nói cách khác, nếu người dân không có nhu cầu hoặc không thực hiện bất kỳ giao dịch hay thủ tục nào liên quan đến đất đai, thì hoàn toàn không bắt buộc phải điều chỉnh hay đổi lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho phù hợp với tên gọi mới của đơn vị hành chính sau sáp nhập.

Không bắt buộc phải đổi giấy tờ sau khi sáp nhập đơn vị hành chính nếu giấy tờ đó vẫn còn thời hạn sử dụng.

Quy định này được nêu rõ tại Điều 10 Nghị quyết 190/2025/QH15, theo đó các loại giấy tờ do cơ quan hoặc chức danh có thẩm quyền ban hành trước thời điểm sắp xếp lại tổ chức bộ máy nhà nước (bao gồm sáp nhập tỉnh, huyện, xã...) vẫn tiếp tục được sử dụng hợp pháp cho đến khi hết hạn, bị sửa đổi, thay thế hoặc bị thu hồi theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt, nghị quyết nhấn mạnh: không được yêu cầu người dân hoặc tổ chức phải làm thủ tục cấp đổi giấy tờ chỉ vì lý do sáp nhập đơn vị hành chính, nếu các giấy tờ này còn hiệu lực. Việc đổi chỉ được đặt ra nếu pháp luật chuyên ngành có quy định riêng hoặc người dân có nhu cầu điều chỉnh thông tin cho phù hợp với thực tế mới.

Không bắt buộc phải đổi giấy tờ sau khi sáp nhập đơn vị hành chính

Do đó, trong các trường hợp như sổ đỏ, giấy phép lái xe, căn cước công dân, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh... nếu vẫn còn giá trị sử dụng và không có thay đổi thông tin bắt buộc, thì người dân không cần thiết phải thực hiện thủ tục đổi mới sau khi địa giới hành chính có sự điều chỉnh.

Theo quy định tại Điều 21 Nghị quyết 35/2023/UBTVQH15, việc chuyển đổi giấy tờ hành chính của người dân và tổ chức phát sinh từ quá trình điều chỉnh địa giới hành chính sẽ không bị thu phí hoặc lệ phí.

Trong quá trình triển khai sáp nhập tỉnh, xã, các thủ tục hành chính liên quan đến việc cập nhật lại thông tin trên giấy tờ cá nhân và tổ chức (chẳng hạn như căn cước công dân, sổ đỏ, giấy phép lái xe...) sẽ được thực hiện hoàn toàn miễn phí.

Chính sách này được ban hành nhằm giảm thiểu chi phí, tránh gây phiền hà cho người dân và doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi, đồng thời hướng tới mục tiêu hoàn tất việc cập nhật giấy tờ sau sáp nhập trước ngày 30/6/2025.

Việc chuyển đổi giấy tờ hành chính phát sinh từ thay đổi địa giới hành chính sẽ không bị thu phí

Tóm lại, sau khi sáp nhập đơn vị hành chính, không phải mọi loại giấy tờ đều bắt buộc phải đổi. Người dân chỉ cần thực hiện cấp đổi khi thông tin trên giấy tờ không còn trùng khớp với thực tế, hoặc khi có nhu cầu cập nhật. Đặc biệt, các thủ tục đổi giấy tờ phát sinh từ việc thay đổi địa giới hành chính đều được miễn phí nhằm tạo thuận lợi tối đa cho người dân và doanh nghiệp.

Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình chuyển đổi, tránh mất thời gian và công sức không cần thiết. Đừng quên theo dõi Góc tư vấn của Điện Máy Chợ Lớn để biết thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích bạn nhé!