Cách tạo nhãn, thư mục trong Gmail trên điện thoại và máy tính siêu đơn giản

Hàng nghìn email đến từ công việc, học tập, các trang mạng xã hội và các chương trình quảng cáo đang khiến hòm thư của bạn vô cùng lộn xộn? Bạn mất quá nhiều thời gian khi phải tìm kiếm một email quan trọng trong mớ hỗn độn đó? Vậy giải pháp hiệu quả lúc này chính là sử dụng tính năng tạo nhãn và thư mục của Gmail.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một cách chi tiết và dễ hiểu cách tạo nhãn, thư mục trong Gmail trên cả máy tính lẫn điện thoại, giúp bạn sắp xếp lại hòm thư, quản lý công việc khoa học và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng. Hãy cùng khám phá ngay nhé!

Cách tạo nhãn trong Gmail

Nhiều người dùng Gmail thường nhầm lẫn giữa "nhãn" (label) và "thư mục" (folder) vì chúng đều có chức năng phân loại email. Tuy nhiên, bản chất của chúng lại hoàn toàn khác nhau.

• Thư mục (Folder): Đây là một khái niệm quen thuộc trong các hệ thống email truyền thống (như Outlook). Khi bạn di chuyển một email vào một thư mục, email đó sẽ không còn xuất hiện ở các vị trí khác nữa. Nói cách khác, một email chỉ có thể nằm trong một thư mục duy nhất. Gmail không sử dụng hệ thống "thư mục" (folder) theo cách truyền thống này. Thay vào đó, Gmail sử dụng "nhãn" (label) để phân loại và sắp xếp email.
• Nhãn (Label): Đây là một tính năng đặc trưng của Gmail. Thay vì di chuyển email thì người dùng có thể gán một hoặc nhiều nhãn cho một email. Điều này có nghĩa là một email có thể đồng thời có nhiều nhãn khác nhau. Ví dụ, một email về một dự án có thể được gán cả nhãn "Dự án A" và nhãn "Quan trọng". Khi bạn click vào một nhãn, tất cả các email có nhãn đó sẽ hiển thị, giúp bạn dễ dàng theo dõi nhiều khía cạnh của một email cùng lúc.

Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của Gmail để quản lý hòm thư hiệu quả.

Cách thực hiện trên máy tính và điện thoại sẽ có một số khác biệt nhỏ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả hai thiết bị.

Cách tạo nhãn Gmail trên máy tính rất đơn giản, bạn có thể chọn 1 trong các cách sau để thực hiện:

Cách 1: Tạo nhãn mới từ menu bên trái

Đây là cách phổ biến và dễ thực hiện:

Bước 1: Mở Gmail trên trình duyệt web của bạn.

Bước 2: Di chuyển xuống cuối danh sách menu bên trái, tìm và nhấp vào mục "Hiện thêm" (More).

Bước 3: Tiếp tục cuộn xuống và chọn "Tạo nhãn mới" (Create new label).

Trong Gmail, bạn chọn "Tạo nhãn mới" (Create new label)

Bước 4: Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra. Nhập tên nhãn bạn muốn tạo (ví dụ: "Công việc", "Hóa đơn", "Dự án mới",...).

Nhập tên nhãn bạn muốn tạo

Bước 5: Nếu muốn tạo nhãn con, bạn có thể tích vào ô "Nhãn xếp lồng trong" (Nest label under) và chọn nhãn cha (nếu không cần thì bỏ qua bước này).

Bước 6: Nhấp vào "Tạo" (Create) để hoàn tất.

Cách 2: Tạo nhãn từ một email đã chọn

Cách này rất tiện lợi khi bạn muốn tạo nhãn dựa trên nội dung của một email cụ thể:

Bước 1: Mở hòm thư Gmail và tích chọn vào ô vuông bên cạnh email bạn muốn gán nhãn.

Bước 2: Nhìn lên thanh công cụ phía trên hòm thư, click vào biểu tượng "Nhãn" (Label) có hình dạng giống cái thẻ, nếu không thấy thì bạn chọn vào dấu 3 chấm dọc để menu hiện ra.

Bước 3: Sau khi menu thả xuống sẽ hiện ra, bạn chọn vào “Gắn nhãn là” rồi chọn các nhãn có sẵn hoặc chọn "Tạo mới" (Create new) để tạo nhãn mới.

Chọn email rồi tạo nhãn từ email đã chọn

Bước 4: Nhập tên nhãn và nhấn "Tạo" (Create). Email bạn đã chọn sẽ tự động được gán nhãn mới này.

Cách tạo nhãn con

Tạo thêm các nhãn con giúp bạn sắp xếp các email theo cấu trúc phân cấp, rất hữu ích cho các dự án lớn hoặc công việc phức tạp:

Bước 1: Tạo nhãn chính (nhãn cha) theo 1 trong 2 cách phía trên.

Bước 2: Tại cửa sổ "Tạo nhãn mới", bạn nhập tên nhãn con.

Bước 3: Tích chọn vào ô "Lồng nhãn vào" (Nest label under) và chọn nhãn chính (nhãn cha) tương ứng từ danh sách.

Bước 4: Nhấn "Tạo" (Create).

Gán màu sắc cho nhãn

Để các nhãn nổi bật và dễ nhận biết hơn, bạn có thể gán màu sắc cho chúng bằng cách:

Bước 1: Di chuột qua nhãn bạn muốn đổi màu ở menu bên trái.

Bước 2: Click vào biểu tượng ba chấm dọc (More options).

Bước 3: Chọn "Màu nhãn" (Label color) và chọn màu sắc mà bạn yêu thích.

Gán màu sắc cho nhãn theo ý thích

Giao diện ứng dụng Gmail trên điện thoại có chút khác biệt so với máy tính. Dưới đây là các bước chi tiết:

Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại.

Bước 2: Chạm vào biểu tượng ba gạch ngang (Menu) ở góc trên cùng bên trái.

Bước 3: Cuộn xuống dưới danh sách và chạm vào "Tạo nhãn mới" (Create new label).

Bước 4: Nhập tên nhãn bạn muốn tạo.

Bước 5: Nhấn "Xong" hoặc "Enter" trên bàn phím để lưu lại.

Lưu ý: Các bước có thể có chút khác biệt nhỏ tùy thuộc vào phiên bản ứng dụng và hệ điều hành, nhưng về cơ bản là tương tự nhau.

Sau khi đã có nhãn, bạn có thể gán nhãn cho các email đã có hoặc email mới nhận như sau:

Bước 1: Mở email mà bạn muốn gán nhãn.

Bước 2: Chạm vào biểu tượng ba chấm dọc (More options) ở góc trên cùng bên phải màn hình.

Bước 3: Một menu pop-up sẽ hiện ra, bạn chạm vào "Thay đổi nhãn" (Change labels).

Bước 4: Một danh sách các nhãn đã tạo sẽ hiển thị, bạn tích chọn vào nhãn mà bạn muốn gán cho email này, có thể chọn nhiều nhãn.

Bước 5: Nhấn "Xong" để lưu lại.

Sử dụng nhãn sẽ là một cách hiệu quả giúp bạn quản lý hòm thư Gmail của mình một cách chuyên nghiệp. Bằng cách áp dụng các bước hướng dẫn cách tạo nhãn, thư mục trong Gmail trên, bạn sẽ biến hòm thư lộn xộn trở thành một hệ thống quản lý công việc và thông tin gọn gàng, khoa học.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích. Hãy bắt tay vào sắp xếp lại hòm thư của mình ngay hôm nay để trải nghiệm sự tiện lợi và tăng hiệu suất làm việc của chính bạn nhé!

Để quá trình sử dụng Gmail trên laptop thêm mượt mà, nhanh chóng thì bạn không thể bỏ qua các sản phẩm thế hệ mới với nhiều tính năng thông minh. Tham khảo ngay tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để sở hữu chiếc máy tính phù hợp với nhu cầu của bạn.