Cách tạo nhóm Email trong Gmail trên điện thoại, máy tính đơn giản

Nếu bạn thường xuyên phải gửi email cho nhiều người cùng lúc thì việc phải gõ từng địa chỉ email không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra sai sót. Vậy giải pháp thông minh và hiệu quả lúc này chính là sử dụng tính năng tạo nhóm email trong Gmail. Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết và đầy đủ giúp bạn làm chủ cách tạo nhóm Email trong Gmail trên điện thoại, máy tính.

Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu bản chất của tính năng này, các bước thực hiện cụ thể và những mẹo nhỏ để quản lý nhóm liên hệ một cách chuyên nghiệp. Hãy cùng khám phá để tối ưu hóa công việc của bạn nhé!

Cách tạo nhóm Email trong Gmail

Nhóm Email trong Gmail còn được gọi là "danh sách gửi thư" hoặc "nhãn nhóm", là một tập hợp các địa chỉ email được gom lại dưới một tên duy nhất. Thay vì phải gõ lần lượt địa chỉ của từng người, bạn chỉ cần gõ tên nhóm đó vào phần người nhận khi soạn email, lúc đó Gmail sẽ tự động điền tất cả các địa chỉ thành viên vào và họ sẽ nhận được thư của bạn.

Việc tạo và sử dụng nhóm email mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:

• Tiết kiệm thời gian: Bạn chỉ cần gõ một từ khóa duy nhất là tên nhóm thay vì nhập từng email của từng người nhận.
• Tăng tính chính xác: Giảm thiểu rủi ro gõ sai hoặc quên địa chỉ của một thành viên nào đó, đảm bảo thư được gửi đến đúng người, đủ người.
• Tăng hiệu suất làm việc: Bạn có thể ứng dụng tính năng này để quản lý các nhóm liên hệ theo từng mục đích (dự án, phòng ban, nhóm bạn bè,...) giúp công việc của bạn trở nên khoa học và gọn gàng hơn.
• Gửi email hàng loạt dễ dàng: Rất phù hợp cho các chiến dịch marketing nội bộ, thông báo chung hay cập nhật thông tin cho một tập thể.

Một điểm quan trọng mà rất nhiều người dùng nhầm lẫn là tính năng tạo nhóm email không nằm trong giao diện Gmail. Thực chất, nó được quản lý hoàn toàn trên Google Contacts - dịch vụ danh bạ của Google. Khi bạn tạo một "nhóm" trong Google Contacts, nhóm này sẽ được gọi là một "nhãn" (Label).

Vì Gmail và Google Contacts là hai dịch vụ được tích hợp chặt chẽ, đồng bộ nên khi bạn tạo một "nhãn" nhóm trong danh bạ, nhóm này sẽ tự động xuất hiện dưới dạng một nhóm để bạn gửi email trong Gmail.

Sử dụng máy tính sẽ giúp bạn thao tác với Google Contacts dễ dàng và hiệu quả hơn với giao diện rõ ràng, đầy đủ. Cách thực hiện như sau:

Mở trình duyệt web của bạn và truy cập vào địa chỉ contacts.google.com. Nếu bạn đang ở Gmail thì cũng có thể nhấn vào biểu tượng 9 dấu chấm (Google Apps) ở góc trên bên phải màn hình, sau đó chọn "Danh bạ" (Contacts) để chuyển sang giao diện Google Contacts.

• Tại giao diện Google Contacts, nhìn vào thanh menu bên trái hoặc nhấn vào 3 sọc ngang để mở menu.
• Di chuyển xuống dưới và chọn vào dấu “+” ở phần "Nhãn".

Tại giao diện Google Contacts, bạn chọn vào dấu “+” ở phần "Nhãn"

• Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra, bạn chỉ cần nhập tên nhóm mà bạn muốn tạo (ví dụ: "Nhóm dự án A", "Phòng marketing", "Hội chị em",...).

Nhập tên nhóm mà bạn muốn tạo rồi lưu

• Chọn "Lưu", nhóm mới của bạn đã được tạo thành công.

• Từ giao diện chính của Google Contacts, tích chọn vào ô vuông bên cạnh các liên hệ mà bạn muốn thêm vào nhóm.
• Sau khi chọn xong, bạn chọn vào biểu tượng "Quản lý nhãn" ở trên thanh công cụ phía trên. Biểu tượng này trông giống một cái thẻ nhỏ.
• Một menu thả xuống sẽ hiện ra. Tích chọn vào tên nhóm mà bạn vừa tạo (ví dụ: "Nhóm dự án A").
• Chọn "Áp dụng" để hoàn tất.

Thêm thành viên vào nhóm đã tạo

• Quay lại hòm thư Gmail của bạn và soạn email mà bạn cần gửi.
• Tại trường nhập email người nhận, bạn chỉ cần gõ tên nhóm mà bạn vừa tạo (ví dụ: "Nhóm dự án A"). Gmail sẽ tự động gợi ý và điền toàn bộ các địa chỉ email của thành viên trong nhóm.

Để có thể tạo nhóm Gmail trên điện thoại, người dùng phải tải ứng dụng Google Contacts (Danh bạ Google) để thực hiện. Ứng dụng này hoàn toàn miễn phí và có sẵn trên cả App Store và Google Play Store. Cách làm như sau:

Mở ứng dụng Google Contacts đã được cài đặt trên điện thoại của bạn, sau đó đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn muốn tạo nhóm.

• Tại giao diện chính của ứng dụng, chạm vào biểu tượng menu ba gạch ngang ở góc trên bên trái.
• Cuộn xuống và chạm vào "Tạo nhãn".

Tạo nhóm email trên điện thoại

• Nhập tên cho nhóm của bạn và chạm vào "OK" để lưu lại.
• Để thêm thành viên vào nhóm, bạn có hai cách:

Cách 1: Thêm từ danh sách liên hệ:

• Quay lại giao diện chính của ứng dụng.
• Chạm và giữ vào một liên hệ cho đến khi xuất hiện dấu tích.
• Chạm vào các liên hệ khác để chọn nhiều người cùng lúc.
• Chạm vào biểu tượng menu ba chấm ở góc trên bên phải.
• Chọn "Thay đổi nhãn" và tích chọn vào nhóm bạn vừa tạo.

Cách 2: Thêm thành viên từ trong nhóm:

• Tại menu ba gạch ngang, chọn tên nhóm bạn vừa tạo.
• Chạm vào biểu tượng dấu cộng "+" để thêm thành viên.

Để gửi email cho toàn bộ thành viên trong nhóm trên Gmail, bạn vào Gmail và soạn thư, sau đó tại trường điền email người nhận, bạn chỉ cần gõ tên nhóm mà bạn đã tạo trong Google Contacts. Gmail sẽ tự động hiển thị và gợi ý toàn bộ thành viên trong nhóm đó.

Việc tạo nhóm email trong Gmail thông qua Google Contacts là một tính năng cần thiết cho bất kỳ ai muốn nâng cao hiệu suất công việc. Hy vọng bài viết này đã giải đáp được mọi thắc mắc của bạn về cách tạo nhóm Email trong Gmail trên điện thoại, máy tính, từ đó giúp bạn tiết kiệm được thời gian và làm việc một cách chuyên nghiệp hơn.

Để soạn và gửi email một cách mượt mà, tiết kiệm thời gian thì bạn không thể bỏ qua những dòng smartphone hiện đại với hiệu năng vượt trội. Cùng tham khảo và sở hữu ngay sản phẩm mới với giá hấp dẫn tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn bạn nhé!