Lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets và cách khắc phục

Lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets xảy ra khi hệ thống không thể hiểu công thức bạn nhập. Nguyên nhân thường do sai cú pháp, dùng nhầm hàm, tham chiếu không hợp lệ hoặc dữ liệu đầu vào không đúng định dạng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các lỗi thường gặp như #N/A, #DIV/0!, #VALUE!, #REF!, #NAME?, #NUM! và #ERROR!, kèm cách khắc phục đơn giản, dễ áp dụng.

Lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets và cách khắc phục

Lỗi phân tích cú pháp công thức là lỗi xảy ra khi Google Sheets không thể đọc hoặc hiểu đúng công thức mà bạn nhập. Khi đó, hệ thống không thể thực hiện yêu cầu của công thức và sẽ hiển thị thông báo lỗi.

Lỗi này thường bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như nhập sai cú pháp, thiếu hoặc thừa ký tự, dùng sai dấu phân cách, hoặc thực hiện phép toán không hợp lệ. Nói đơn giản, chỉ cần công thức không tuân theo đúng quy tắc mà Google Sheets yêu cầu, lỗi phân tích cú pháp sẽ xuất hiện.

Lỗi #N/A thường xuất hiện trong các công thức tìm kiếm khi Google Sheets không tìm thấy giá trị phù hợp với điều kiện đã đặt ra. Nguyên nhân phổ biến là dữ liệu đầu vào không chính xác, giá trị cần tìm không tồn tại, hoặc phạm vi tìm kiếm chưa được thiết lập đúng.

Ví dụ như hình dưới đây, do không tìm kiếm được ID “11357”, hệ thống báo lỗi trả về kết quả #N/A.

Lỗi #N/A khi không tìm thấy giá trị “11347” trong bảng dữ liệu

Cách khắc phục lỗi #N/A:

Sử dụng hàm IFERROR để thiết lập một thông báo tùy chỉnh theo ý muốn . Tại ô E4, nhập công thức: =IFERROR(VLOOKUP(D4;$A:$B;2;false);"Không tìm thấy"). Khi không tìm thấy giá trị, Google Sheets sẽ trả về “Không tìm thấy” thay vì hiển thị lỗi #N/A

Kết quả trả về là “Không tìm thấy” thay vì lỗi #N/A

Lỗi #DIV/0! xảy ra trong trường hợp công thức thực hiện phép chia với mẫu số bằng 0 hoặc tham chiếu đến một ô trống ở vị trí mẫu số. Khi đó, Google Sheets không thể thực hiện phép tính và sẽ hiển thị thông báo lỗi này.

Ví dụ khi bạn sử dụng hàm giá trị 1 chia cho giá trị 2 nhưng giá trị 2 không chứa giá trị số, hệ thống sẽ hiển thị lỗi #DIV/0 như hình dưới đây.

Lỗi #DIV/0 vì mẫu số không có giá trị số

Cách khắc phục lỗi #DIV/0:

Sử dụng hàm IFERROR, nhập công thức: =IFERROR(A7/B7;"Error: Value 2 is blank"), như vậy nếu bị lỗi #DIV/0, Google Sheets sẽ hiển thị "Error: Value 2 is blank".

Kết quả trả về là "Error: Value 2 is blank" thay vì lỗi #DIV/0

Lỗi #VALUE! trong Google Sheets là lỗi cho biết giá trị hoặc kiểu dữ liệu được dùng trong công thức không hợp lệ. Nói cách khác, công thức đang yêu cầu một loại dữ liệu nhất định nhưng lại nhận được dữ liệu không đúng, khiến phép tính không thể thực hiện.

Lỗi này thường gặp trong các trường hợp như: dùng văn bản thay cho số khi tính toán, tham chiếu đến ô có định dạng không phù hợp (ngày, giờ ở dạng văn bản), dữ liệu chứa khoảng trắng hoặc ký tự ẩn, hoặc sử dụng hàm với tham số không đúng yêu cầu.

Như ví dụ dưới đây, giả sử cần tính tổng tiền lương cho nhân viên, nhưng trong dữ liệu tính có xuất hiện dữ liệu văn bản nên bị lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! vì trong phép tính tổng có dữ liệu văn bản

Cách khắc phục lỗi #VALUE!

Dùng hàm ISTEXT kiểm tra xem các ô có ô nào là ô văn bản không. Ô nào trả kết quả TRUE thì ô đó là ô đang ở dạng văn bản, không có giá trị số, ta sửa lại là được.

Dùng hàm ISTEXT kiểm tra thấy ô B4 là ô văn bản

Chỉnh sửa lỗi “1800000a” thành “18000000”, như vậy Google Sheets sẽ đưa ra kết quả đúng mà không bị lỗi nữa.

Kết quả sau khi đã chỉnh sửa, không còn lỗi #VALUE!

Lỗi này xuất hiện khi công thức đang trỏ tới một ô, hàng, cột hoặc vùng dữ liệu không còn tồn tại hoặc không thể truy cập.

Các trường hợp thường gặp gồm:

Xóa hàng, cột hoặc trang tính mà công thức đang tham chiếu tới.

Ví dụ: Ở ô C1 tính tổng A1+B1, sau đó bạn xóa cột B đi thì ô C1 sẽ hiển thị #REF!.

Lỗi #REF! do xóa cột mà công thức đang tham chiếu tới

Dùng hàm yêu cầu một vùng dữ liệu nhất định nhưng vùng đó không nằm ngoài phạm vi tra cứu.

Ví dụ, bảng tra cứu chỉ có 2 cột nhưng bạn lại muốn tra cứu cột thứ 3. Do tra cứu ngoài giới hạn nên sẽ xuất hiện lỗi #REF!.

Lỗi #REF! do dùng hàm VLOOKUP tra cứu ngoài vùng dữ liệu

Phạm phải vòng lặp tham chiếu, bạn cũng có thể gặp lỗi #REF! khi công thức tự tham chiếu đến chính ô đang chứa nó, khiến Google Sheets không thể xác định được kết quả tính toán.

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng 5 ô thôi nhưng lại kéo đến 6 ô như trong hình dưới đây.

Lỗi #REF! do phạm phải vòng lặp tham chiếu

Cách sửa lỗi #REF!

Trước tiên, hãy xem kỹ thông báo lỗi mà Google Sheets hiển thị để xác định nguyên nhân cụ thể, vì thông báo này thường gợi ý rõ bạn đang gặp loại lỗi #REF! nào.

Nếu lỗi xuất phát từ tham chiếu đã bị xóa, hãy kiểm tra công thức, tìm vị trí xuất hiện #REF! và thay thế bằng tham chiếu đúng tới ô hoặc vùng dữ liệu còn tồn tại.

Trong trường hợp lỗi tra cứu vượt ngoài phạm vi, cần rà soát lại công thức và đối chiếu kích thước vùng dữ liệu với chỉ số hàng hoặc cột đang sử dụng, bảo đảm chỉ số không vượt quá giới hạn của phạm vi.

Nếu lỗi do vòng lặp tham chiếu, hãy xác định phần công thức gây ra vấn đề, tức là chỗ công thức đang tham chiếu ngược lại chính ô hiện tại, rồi điều chỉnh để loại bỏ sự tự tham chiếu đó.

Lỗi #NAME? cho biết công thức đang gặp vấn đề về cú pháp. Nguyên nhân là do viết sai tên hàm, dùng tên vùng không tồn tại, thiếu dấu ngoặc kép với văn bản, hoặc sai cú pháp công thức.

Ví dụ: Hàm AVERAGE nhưng viết nhầm thành AVARGER, hệ thống không nhận dạng được nên sẽ hiển thị lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? do viết sai hàm AVERAGE

Cách sửa lỗi #NAME?

Kiểm tra lại tên hàm trong công thức để bảo đảm được viết chính xác. Nên tận dụng trình gợi ý hàm của Google Sheets để hạn chế sai sót, đặc biệt với các hàm dài. Khi nhập công thức, hệ thống sẽ hiển thị danh sách hàm gợi ý, cho phép chọn bằng phím mũi tên và nhấn Tab để chèn nhanh.

Đảm bảo tất cả các phạm vi được đặt tên đã được tạo trước khi sử dụng trong công thức và tên gọi của chúng không bị sai chính tả.

Rà soát các giá trị dạng văn bản trong công thức, chắc chắn rằng chúng luôn được đặt trong dấu ngoặc kép và không bị thiếu hoặc thừa ký tự.

Kiểm tra cú pháp tham chiếu phạm vi, đặc biệt là việc bỏ sót dấu hai chấm trong tham chiếu ô, vì điều này khiến Google Sheets không thể nhận diện đúng phạm vi dữ liệu và dẫn đến lỗi #NAME?.

Ví dụ như lỗi viết sai tên hàm AVERAGE ở phía trên ta chỉ cần chỉnh sửa lại cho đúng tên hàm là được.

Chỉnh sửa AVARGER thành AVERAGE thì không còn lỗi #NAME?

Lỗi #NUM! xuất hiện khi công thức chứa giá trị số không hợp lệ, khiến Google Sheets không thể thực hiện phép tính.

Chẳng hạn, khi yêu cầu hệ thống tính căn bậc hai của một số âm, không thể tính được nên sẽ bị lỗi #NUM! được trả về.

Ví dụ: Tính căn bậc hai của -8, kết quả sẽ hiển thị lỗi #NUM! như hình dưới đây.

Lỗi #NUM! do tính căn bậc hai của một số âm

Ngoài ra, lỗi này cũng thường gặp với các hàm như SMALL hoặc LARGE nếu bạn tìm giá trị thứ n nhỏ nhất hoặc lớn nhất nhưng n vượt quá số phần tử thực tế trong tập dữ liệu, khiến yêu cầu tính toán không hợp lệ.

Ví dụ: Bạn yêu cầu tìm số lớn thứ 10 trong tập dữ liệu thực tế chỉ có 6 giá trị như hình dưới đây.

Lỗi #NUM! do dùng hàm LARGE tìm giá trị lớn thứ 10 mà dữ liệu chỉ có 6 giá trị

Cách sửa lỗi #NUM!

Xem lại các giá trị số được dùng trong công thức và kiểm tra xem chúng có hợp lệ hay không. Khi gặp lỗi #NUM!, hãy chú ý thông báo mà Google Sheets hiển thị, vì nó thường chỉ rõ vị trí hoặc đối số đang gây ra vấn đề, giúp bạn chỉnh sửa công thức nhanh và chính xác hơn.

Lỗi #ERROR! trong Google Sheets cho biết hệ thống không thể phân tích cú pháp công thức nên không hiểu được nội dung bạn đã nhập. Đây là lỗi mang tính chung, xuất hiện khi cú pháp công thức không đúng và Google Sheets không thể xác định cách thực thi.

Ví dụ: Nếu bạn nhập thủ công ký hiệu $ để chỉ số tiền, Google Sheets có thể hiểu nhầm đó là ký hiệu dùng cho tham chiếu tuyệt đối trong công thức, dẫn đến việc công thức không được phân tích đúng và phát sinh lỗi.

Lỗi #ERROR! do dùng ký hiệu $ sai cú pháp

Ví dụ: Bạn muốn tính tổng tiền của dãy từ A1 đến A4 nhưng quên dấu & khi nối “Tổng tiền: “với số.

Lỗi #ERROR! do quên dấu & khi nối văn bản với số

Cách sửa lỗi #ERROR!

Rà soát lại công thức để bảo đảm cú pháp hoàn chỉnh và chính xác. Cần kiểm tra số lượng dấu ngoặc mở và đóng, đồng thời xác nhận việc nối giữa văn bản và số đã được thực hiện đúng bằng toán tử &.

Khi muốn hiển thị giá trị dưới dạng tiền tệ hoặc phần trăm, không nên nhập trực tiếp ký hiệu $ hoặc % vào công thức. Thay vào đó, hãy nhập giá trị số bình thường rồi sử dụng tùy chọn định dạng của Google Sheets để chuyển sang kiểu hiển thị mong muốn.

Lỗi phân tích cú pháp công thức trong Google Sheets nếu không được xử lý đúng cách sẽ làm gián đoạn quá trình học tập và làm việc với dữ liệu. Việc nắm rõ nguyên nhân và cách khắc phục từng lỗi sẽ giúp bạn sử dụng Google Sheets hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

Nếu muốn tìm hiểu thêm các thủ thuật Google Sheets và mẹo xử lý dữ liệu trực tuyến hữu ích, bạn có thể theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều kiến thức thực tế.

Bạn có thể tham khảo thêm các sản phẩm công nghệ và máy tính bảng đang được kinh doanh tại Siêu Thị Điện Máy – Nội Thất Chợ Lớn để hỗ trợ công việc văn phòng và quản lý dữ liệu hằng ngày một cách hiệu quả.