Google Sheet là gì? Cách sử dụng Google Sheet hiệu quả

Khi muốn làm việc với các dữ liệu về bảng tính, bên cạnh Microsoft Excel, bạn có thể chọn Google Sheet -  công cụ miễn phí hữu hiệu của Google. Trong phạm vi bài viết sau, chúng tôi chia sẻ rõ hơn về cách sử dụng Google Sheet cho người mới bắt đầu. Đừng bỏ lỡ!

Google Sheet (còn có tên gọi khác là Google trang tính) là công cụ nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa bảng tính miễn phí giống như Microsoft Excel.

Biểu tượng công cụ trang tính Google Sheet.

Google Sheet được đánh giá cao và ứng dụng phổ biến trong công việc văn phòng nhờ các tính năng nổi bật sau:

- Người dùng có thể nhập liệu cũng như cài đặt chương trình tính một cách nhanh chóng, dễ dàng.

- Người dùng không phải nhấn thường xuyên mục LƯU bởi hệ thống tự động lưu trữ dữ liệu.

- Khi người dùng bắt đầu nhập một hàm, công cụ sẽ hiện đầy đủ công thức của hàm đó, nhờ vậy giúp người dùng áp dụng chức năng tính chính xác.

- Nhiều người dùng có thể thao tác trên Google Sheet cùng một lúc. Đặc biệt có thể nhận xét, chia sẻ bất kỳ ai để mọi người cùng làm việc năng suất hơn. Tính năng này phù hợp với đội nhóm làm việc online, kết nối thông qua trang tính.

Google Sheets tương thích trên tất cả thiết bị như điện thoại di động, máy tính cá nhân, máy tính để bàn.

Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách: Tạo và điền thông tin, đổi tên và tải về máy tính, nhập dữ liệu trực tiếp từ tập tin có sẵn trong máy tính, mở quyền truy cập và chia sẻ Google trang tính để người dùng áp dụng. Cụ thể:

Bước 1: Trước tiên, bạn hãy nhấn vào mục TÌM KIẾM TRỰC TIẾP TRÊN GOOGLE. Sau đó thực hiện theo hình dưới đây.

Tìm kiếm ứng dụng Google trang tính trực tiếp trên công cụ Google.

Bước 2: Bạn hãy nhấn vào mục Truy cập Google Trang Tính.

Chọn mục Truy cập Google Trang Tính.

Bước 3: Kế đến, click chọn hình dấu cộng phía hình dưới là bạn đã tạo ngay được mục trang tính mới. Tiếp theo, bạn chỉ việc điền trường dữ liệu vào bảng Excel.

Hoàn thành quá trình tạo và điền thông tin trên Google Sheet.

Cách sử dụng Google Sheet tiếp theo mà người dùng cần nắm chính là nhập dữ liệu từ các tập tin có sẵn trong máy tính. Cụ thể:

Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tạo file Google Sheet, sau đó nhấn chọn TỆP rồi chọn NHẬP.

Nhấn vào mục TỆP trên thanh công cụ rồi chọn Nhập.

Bước 2: Lúc này, hệ thống sẽ xuất hiện bảng dữ liệu mới. Nhiệm vụ của bạn chính là click vào chọn mục TẢI LÊN rồi chọn CHỌN TỆP TỪ THIẾT BỊ. Khi tải tệp dữ liệu từ máy tính lên, bạn hãy click vào CHỌN để hoàn tất việc tải tập đã lưu lên trang tính.

Chọn TẢI LÊN để tải dữ liệu trong máy tính lên Google trang tính.

Bước 1: Trước tiên bạn hãy di chuyển chuột đến mục TỆP rồi chọn mục ĐỔI TÊN.

Nhấn vào TỆP rồi chọn ĐỔI TÊN tại trang tính.

Bước 2: Nếu muốn tải về bộ nhớ máy tính, bạn chỉ việc vào TỆP rồi chọn mục TẢI XUỐNG kèm định dạng file muốn sử dụng.

Vào TỆP rồi chọn mục TẢI XUỐNG kèm định dạng file cần thiết.

Bước 1: Trước tiên, bạn hãy di chuyển chuột đến mục CHIA SẺ nằm tại vị trí góc trên cùng bên phải trang tính.

Đến mục CHIA SẺ nằm tại vị trí góc trên cùng bên phải trang tính.

Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn vào chọn mục Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết hoặc chỉ chia sẻ với những người cùng thuộc hệ thống email doanh nghiệp.

Ví dụ, bạn có thể chọn mục CHIA SẺ VỚI BẤT KỲ AI CÓ ĐƯỜNG LIÊN KẾT.

Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn vào mục CHỈNH SỬA THEO NHU CẦU gồm: Người chỉnh sửa, người nhận xét và người xem.

Vào mục CHỈNH SỬA THEO NHU CẦU.

Bước 4: Bạn click vào mục SAO CHÉP ĐƯỜNG LIÊN KẾT rồi click vào chữ XONG đã có thể chia sẻ đường link trang tính này cho bạn bè, đồng nghiệp.

Bạn hãy click vào mục SAO CHÉP ĐƯỜNG LIÊN KẾT rồi click vào chữ XONG để chia sẻ dữ liệu.

Bước 1: Bạn chọn phạm vi hoặc ô mà bản thân muốn sao chép định dạng. Sau đó, click chuột phải rồi chọn dòng chữ Copy.

Bước 2: Chọn phạm vi ô sao chép định dạng với điều kiện được sao chép rồi nhấn chuột phải ở ô bất kỳ nào đó được chọn. 

Bước 3: Tại thanh menu hiển thị, bạn nhấp chuột chọn mục Paste special rồi nhấn tiếp mục Paste format only. 

3 bước tiến hành di chuyển dữ liệu trong Google Sheet.

Bước 1: Mở file tài liệu trang tính bản thân muốn khóa lại rồi chọn menu Data, nhấn tiếp mục Protected sheets and ranges.

Nhấn chọn Protected sheets and ranges.

Bước 2: Bạn nhấn vào mục Add a sheet or range. Rồi chuyển tab sheet phía bên trái của chữ Range.

Bạn nhấn vào mục Add a sheet or range.

Bước 3: Nhấn vào sheet bản thân muốn khóa rồi chọn Set Permissions.

Tiếp theo, chọn sheet trang tính muốn khóa.

Bước 4: Tại hộp thoại quyền chỉnh sửa, nếu muốn hạn chế người sửa, bạn nhấn vào trình đơn rồi chọn chỉ bạn và chủ sở hữu Google Sheet theo hình.

Nhấn vào done để hoàn tất việc khóa trang tính.

- Average: Tìm giá trị trung bình của phạm vi ô dữ liệu cụ thể nào đó.

- Sum: Cộng phạm vi ô dữ liệu nào đó.

- Count: Tức tìm giá trị ở trong phạm vi dải ô nào đó.

- Max: Tìm giá trị cao nhất thuộc dải ô xác định nào đó.

- Min: Tức kiếm tìm giá trị nhỏ nhất thuộc dải ô xác định nào đó.

Google trang tính cung cấp đa dạng các công thức tính giá trị.

Hiện nay, ngày càng có nhiều người dùng chuyển sang sử dụng Google Sheets nhiều hơn Microsoft Excel là vì những điểm khác biệt sau:

- Google Sheets hiện là công cụ bảng tính miễn phí, chỉ cần bạn có tài khoản Google. Còn Excel sẽ phải thanh toán 1 lần nếu người dùng muốn mua ứng dụng Microsoft Office/đăng ký Office 365.

- Google Sheets hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến hiệu quả, nhờ vậy tăng sự tương tác và nâng cao hiệu suất làm việc.

- Google Sheets hỗ trợ người dùng đồng bộ đám mây dữ liệu tốt hơn. Trong khi đó, Excel hỗ trợ truy cập ngoại tuyến hiệu quả.

Tuy nhiên nếu đặc thù công việc của bạn cần nhiều công thức tính toán phức tạp, thì Microsoft Excel sẽ hỗ trợ bạn tốt hơn. Tùy vào nhu cầu sử dụng mà chọn công cụ làm việc phù hợp nhé!

Hy vọng với những gợi ý trên, bạn đã phần nào hiểu rõ Google Sheets là gì và biết cách sử dụng công cụ này một cách hiệu quả. Chúc bạn thành công!