Cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel nhanh chóng, đơn giản

Tác giả: Xuân MạnhNgày cập nhật: 21/11/2025 12:21:01

Các công cụ như Find, Replace, tìm theo định dạng hay phím tắt, hỗ trợ bạn tra cứu thông tin nhanh hơn trong Excel, đặc biệt khi làm việc với bảng tính lớn. Những tùy chọn này giúp xác định dữ liệu chính xác mà không cần kiểm tra thủ công. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel với nhiều cách khác nhau để bạn dễ dàng áp dụng.

Các cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel

1. Sử dụng Filter

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần thao tác, sau đó vào tab Home → Sort & Filter → Filter để kích hoạt tính năng lọc.

Bật Filter trong tab Home để hiển thị mũi tên lọc dữ liệu

Bước 2: Sau khi bật Filter, mũi tên lọc sẽ xuất hiện tại từng tiêu đề cột. Bạn nhấp vào mũi tên của cột muốn tìm kiếm dữ liệu.

Chọn biểu tượng mũi tên Filter và nhập nội dung cần tìm kiếm

Bước 3: Một danh sách tùy chọn sẽ hiện ra. Tại ô Search, nhập nội dung bạn muốn lọc. Ví dụ tìm kiếm tên “Linh”, Excel sẽ tự động hiển thị các giá trị khớp trong danh sách bên dưới. Chọn giá trị mong muốn và nhấn OK để áp dụng.

Kết quả dữ liệu đã lọc theo tên quản lý hiển thị rõ ràng

Xem thêm: Cách dùng hàm ROUNDDOWN trong Excel để làm tròn giá trị

2. Cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel bằng công cụ Find

2.1 Tìm kiếm hàng loạt

Bước 1: Trên tab Home, trong nhóm Editing, bạn chọn Find & Select → Find để mở công cụ tìm kiếm. Ngoài ra, bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + F để truy cập nhanh.

Chọn Find & Select trong nhóm Editing để mở công cụ tìm kiếm

Bước 2: Trong hộp thoại Find and Replace, chọn tab Find, nhập nội dung cần tìm kiếm vào ô Find what và nhấn Find All. Danh sách kết quả sẽ hiện ra, nhấp vào một dòng để chuyển ngay đến ô chứa dữ liệu đó.

Nhập nội dung vào ô Find what và xem kết quả bằng Find All

2.2 Tìm kiếm ở nhiều Sheets Excel cùng lúc

Bước 1: Nhấn Ctrl + F để mở hộp thoại tìm kiếm. Khi cửa sổ xuất hiện, chọn Options >> để mở rộng các tùy chọn nâng cao.

Bước 2: Ở mục Within, chuyển sang Workbook để tìm trên toàn bộ các sheet. Nhập nội dung cần tra cứu vào ô Find what, sau đó bấm Find All. Excel sẽ liệt kê tất cả vị trí chứa dữ liệu khớp trong toàn file. Nhấp vào một dòng bất kỳ để di chuyển ngay đến ô tương ứng.

Mở tùy chọn nâng cao để thiết lập điều kiện tìm kiếm chi tiết hơn

2.3 Tìm kiếm theo Format

Bước 1: Nhấn Ctrl + F để mở hộp thoại Find & Replace. Tại cửa sổ này, chọn Options >>, sau đó bấm vào mục Format Find →Format để thiết lập kiểu định dạng bạn muốn tìm.

Chọn định dạng cần tìm thông qua bảng Format trong Find & Replace

Bước 2: Nếu bạn muốn truy tìm các ô có định dạng giống một ô bất kỳ trong bảng tính, hãy để trống ô Find what, nhấp vào mũi tên bên cạnh Format, chọn Choose Format From Cell, rồi bấm vào ô có kiểu định dạng cần sử dụng làm mẫu.

Lấy định dạng mẫu từ ô bất kỳ bằng Choose Format From Cell

2.4 Tìm kiếm ô có công thức

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra hoặc đặt con trỏ tại bất kỳ ô nào nếu bạn muốn tìm trên toàn trang tính. Tiếp theo, vào Find & Select và chọn Go to Special.

Bước 2: Khi hộp thoại Go to Special xuất hiện, chọn Formulas và tick vào loại giá trị muốn tra cứu. Sau đó nhấn OK để Excel tô sáng các ô tương ứng.

Ý nghĩa từng lựa chọn:

Numbers: Xác định các ô có công thức trả về giá trị dạng số (bao gồm cả ngày tháng).
Text: Tìm những công thức cho kết quả là chuỗi văn bản.
Logicals: Hiển thị các ô trả về TRUE hoặc FALSE.
Errors: Xác định các công thức sinh lỗi như #N/A, #NAME?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0!, #NULL!, #NUM!.

Dùng Go To Special để lọc các ô chứa công thức theo loại

3. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel

3.1 Tìm kiếm và thay thế một giá trị bằng một giá trị khác

Bước 1: Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.

Bước 2: Chuyển sang tab Replace, Trong ô Find what, nhập nội dung cần tìm vào ô Find What, sau đó tại ô Replace with, nhập giá trị muốn thay thế.

Cuối cùng chọn Replace All để áp dụng cho toàn bộ dữ liệu khớp trong bảng tính.

Thiết lập nội dung Find và Replace trước khi thay thế hàng loạt

3.2 Thay thế văn bản hoặc số với khoảng trắng

Để thay nội dung tìm được bằng khoảng trắng, trước tiên nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Replace. Nhập giá trị cần tìm vào ô Find what, để trống ô Replace with, rồi chọn Replace All để xóa toàn bộ nội dung khớp.

Nhập giá trị cần tìm và chọn Replace All để thay đồng loạt

3.3 Tìm kiếm và thay thế dữ liệu với ký tự đại diện

Khi cần tìm chính xác dấu * hoặc ? trong bảng tính, bạn phải thêm ký tự ~ phía trước để Excel hiểu đây là ký tự thật, không phải ký tự đại diện.

Ví dụ: Nếu muốn tìm các ô có chứa dấu hỏi, hãy nhập ~? vào ô Find what. Nếu muốn thay tất cả dấu ? đó bằng dấu *, chỉ cần nhập * vào Replace with và thực hiện lệnh thay thế.

Thao tác tìm kiếm và thay thế ký tự đại diện

4. Sử dụng phím tắt để tìm kiếm

Bạn có thể thao tác nhanh hơn khi tìm hoặc thay thế dữ liệu bằng các phím tắt sau:

Ctrl + F: Mở nhanh công cụ Find.
Ctrl + H: Truy cập hộp thoại Replace.
Ctrl + Shift + F4: Quay lại kết quả tìm kiếm trước đó.
Shift + F4: Chuyển đến kết quả khớp tiếp theo.
Ctrl + J: Tìm hoặc thay thế ký tự xuống dòng trong ô.

Những phương pháp tìm kiếm trong Excel vừa giúp rút ngắn thời gian thao tác, vừa hỗ trợ bạn kiểm soát dữ liệu chính xác hơn. Áp dụng linh hoạt các công cụ này sẽ khiến việc xử lý bảng tính trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều mẹo hay khác.

Nếu bạn đang cần nâng cấp thiết bị để làm việc trên Excel mượt mà hơn, hãy tham khảo các mẫu điện thoại, máy tính bảng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn, với nhiều ưu đãi hấp dẫn.