Cách sử dụng Data Validation trong Excel cực dễ hiểu

Trong quá trình nhập liệu, Excel rất dễ phát sinh sai sót nếu không có cơ chế kiểm soát phù hợp. Để quản lý dữ liệu hiệu quả và giữ cho bảng tính luôn chính xác, Data Validation trở thành công cụ hữu ích giúp thiết lập các quy tắc nhập liệu rõ ràng, thống nhất và hạn chế lỗi ngay từ đầu. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Data Validation trong Excel để bạn áp dụng dễ dàng vào công việc.

Hướng dẫn chi tiết cách dùng Data Validation trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Data Validation (hay danh sách sổ xuống) trong Excel là tính năng giúp bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào ô. Khi thiết lập, người dùng chỉ có thể chọn hoặc nhập những giá trị đã được quy định sẵn, tránh nhập sai dữ liệu. Nhờ đó, việc nhập liệu trở nên nhanh hơn, chính xác hơn và dễ quản lý hơn.

Data Validation giúp kiểm soát dữ liệu được nhập vào ô để đảm bảo thông tin đúng định dạng và đúng vị trí. Tính năng này hỗ trợ người dùng nhập liệu chuẩn xác và hạn chế tối đa sai sót.

Một số chức năng chính gồm:

• Tạo danh sách thả xuống để người dùng chọn nhanh các giá trị có sẵn trong Excel.
• Thiết lập quy tắc và cảnh báo về loại dữ liệu phù hợp cho từng ô (số, ngày tháng, ký tự…).
• Hiển thị thông báo lỗi khi nhập sai hoặc không hợp lệ, giúp người dùng phát hiện và chỉnh sửa kịp thời.

Ngoài ra, Data Validation với các điều kiện nâng cao còn được ứng dụng trong nhiều tác vụ như nhập các ký tự giống nhau trong một cột, tạo bộ tiêu chí cố định cho báo cáo tài chính theo tháng/quý/năm hay phân loại theo khu vực và quốc gia. Tính năng này giúp quá trình nhập liệu và quản lý dữ liệu trở nên đồng bộ và hiệu quả hơn.

Sử dụng công cụ Data Validation để tạo danh sách thả xuống trong Excel

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu bạn muốn áp dụng danh sách hoặc quy tắc nhập liệu.

Trên thanh công cụ, truy cập thẻ Data và chọn Data Validation trong nhóm Data Tools.

Nhấn vào thẻ Data

Bước 2: Tại tab Settings, xác định loại dữ liệu được phép nhập trong mục Allow, sau đó thiết lập điều kiện tại Data tương ứng với ô đã chọn.

Các tùy chọn trong Allow gồm:

• Any Value: Không giới hạn dữ liệu.
• Whole number: Chỉ cho phép số nguyên.
• Decimal: Cho phép nhập số thực.
• List: Tạo danh sách sổ xuống.
• Date: Chỉ nhập được ngày tháng.
• Time: Chỉ nhập được thời gian.
• Text Length: Giới hạn độ dài chuỗi ký tự.
• Custom: Tạo điều kiện theo công thức tùy chỉnh.

Các kiểu dữ liệu trong Data Validation

Với List, bạn nhập dữ liệu vào ô Source để tạo danh sách thả xuống. Có 3 cách chọn nguồn dữ liệu cho mục Source:

• Cách 1: Chọn trực tiếp dãy ô làm nguồn dữ liệu cho danh sách.
• Cách 2: Sử dụng một vùng dữ liệu đã được đặt tên từ trước.
• Cách 3: Nhập thủ công các giá trị muốn hiển thị vào ô Source.

Thiết lập nguồn dữ liệu cho danh sách

Với các loại Whole number, Decimal, Date, Time, Text Length, Custom, Excel cho phép thiết lập điều kiện ở mục Data như:

• between: Giá trị nằm trong khoảng Minimum – Maximum
• not between: Giá trị nằm ngoài khoảng
• equal to: Bằng giá trị xác định
• not equal to: Khác giá trị xác định
• greater than / less than: Lớn hơn hoặc nhỏ hơn giá trị nhập
• greater than or equal to / less than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoặc bằng

Tùy chọn điều kiện trong mục Data

Bước 3: Chuyển sang tab Input Message để tạo hướng dẫn cho người dùng. Đánh dấu chọn Show input message when cell is selected, sau đó nhập Title và Input message để hiển thị gợi ý khi người dùng chọn ô.

Thiết lập thông báo hướng dẫn nhập liệu

Bước 4: Để hiển thị cảnh báo nếu dữ liệu nhập không hợp lệ, vào tab Error Alert.

Bật Show error alert after invalid data is entered, rồi chọn Style (Stop, Warning hoặc Information). Tiếp theo nhập Title và Error message cho thông báo lỗi.

Cài đặt thông báo báo lỗi nhập sai

Bước 5: Kiểm tra lại các thiết lập, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Xác nhận thiết lập Data Validation

Để xóa bỏ thiết lập Data Validation trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu đang áp dụng Data Validation. Trên thanh công cụ, nhấp chuột chọn Data → Data Validation.

Chọn vùng dữ liệu và mở Data Validation

Bước 2: Trong hộp thoại xuất hiện, nhấn Clear All để loại bỏ toàn bộ quy tắc kiểm tra dữ liệu đã thiết lập.

Nhấn Clear All để xóa Data Validation

Data Validation là công cụ hữu ích giúp bạn kiểm soát dữ liệu hiệu quả, giảm sai sót và nâng cao độ chính xác cho mọi bảng tính Excel. Khi nắm vững cách thiết lập và áp dụng, việc nhập liệu sẽ trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều thủ thuật hữu ích.

Nếu bạn thường xuyên xử lý bảng tính Excel, một chiếc máy tính bảng cấu hình mạnh và màn hình rộng sẽ giúp thao tác nhập liệu, thiết lập Data Validation và chỉnh sửa dữ liệu nhanh chóng hơn. Tham khảo các mẫu máy tính bảng chính hãng, giá tốt tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để tối ưu hiệu suất làm việc mỗi ngày.