Cách xóa ô trống trong Excel đơn giản, dễ thực hiện

Khi làm việc với bảng tính, các ô trống có thể gây khó khăn trong quá trình tổng hợp và xử lý dữ liệu. Excel hỗ trợ nhiều cách để loại bỏ những ô không chứa thông tin, từ thao tác thủ công đến các phương pháp tự động hóa bằng VBA. Phần dưới đây sẽ giới thiệu từng cách để bạn lựa chọn phù hợp.

Sử dụng các công cụ để xoá ô trống trong Excel đơn giản, nhanh chóng

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu bằng cách bấm vào góc trên bên trái bảng hoặc nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ.

Bước 2: Trên thanh Ribbon, mở mục Dữ liệu (Data) rồi kích hoạt Bộ lọc (Filter) để thêm bộ lọc cho từng cột.

Chọn thẻ Data và bật tính năng Filter để lọc ô trống

Bước 3: Ở mỗi cột, nhấp vào biểu tượng mũi tên lọc và chọn mục Blanks, sau đó chọn OK. Thao tác này giúp bạn hiển thị các hàng không chứa dữ liệu trong cột tương ứng.

Tích chọn mục Blanks và nhấn OK để hiển thị ô trống

Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra.

Bước 2: Trên thanh công cụ, mở thẻ Home, chọn Find & Select → Go To Special.

Mở Find & Select rồi chọn Go To Special để tìm ô trống

Bước 3: Khi hộp thoại Go To Special xuất hiện, chọn mục Blanks rồi nhấn OK để Excel lọc các ô trống.

Chọn Blanks trong Go To Special để đánh dấu toàn bộ ô trống

Bước 1: Thêm một cột phụ ngay cạnh bảng dữ liệu để sử dụng làm cột kiểm tra.

Bước 2: Tại ô đầu tiên của cột này, nhập công thức: =COUNTA(D3:F3)=0

Công thức sẽ kiểm tra xem toàn bộ các ô trong hàng đó có rỗng hay không.

Dùng công thức COUNTA để xác định hàng có ô trống cần xử lý

Bước 3: Sao chép hoặc kéo công thức xuống toàn bộ các hàng còn lại.

Bước 4: Cột trợ giúp sẽ trả về TRUE cho những hàng không có dữ liệu và FALSE cho những hàng vẫn chứa thông tin.

Cột trợ giúp trả về TRUE cho hàng trống và FALSE cho hàng có dữ liệu

Bước 1: Thực hiện tìm và chọn các ô trống theo một trong những cách đã hướng dẫn ở phần 1.

Bước 2: Khi tất cả ô trống đã được bôi chọn, nhấp chuột phải vào bất kỳ ô trống nào và chọn Delete để mở tùy chọn xóa.

Nhấp chuột phải vào ô trống và chọn Delete để xóa

Bước 3: Khi hộp thoại xuất hiện, chọn một trong hai tùy chọn:

• Shift cells up: Xóa ô trống và đưa các ô phía dưới dịch lên.
• Shift cells left: Xóa ô trống và đẩy các ô bên phải sang trái.

Nhấn OK để hoàn tất việc xóa các ô trống đã chọn.

Chọn Shift cells left hoặc Shift cells up rồi nhấn OK để hoàn tất

2.2 Sử dụng Sort & Filter

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần xử lý.

Bước 2: Mở tab Dữ liệu (Data) và chọn Sắp xếp (Sort).

Mở tab Data và chọn Sort để bắt đầu sắp xếp

Bước 3: Trong hộp thoại Sort, chọn một cột luôn có dữ liệu ở các dòng (ví dụ: cột Tên công ty) để đảm bảo việc sắp xếp chính xác.

Bước 4: Nhấn OK để Excel tiến hành sắp xếp.

Nhấn OK để Excel thực hiện sắp xếp dữ liệu đã chọn

Bước 5: Các ô trống sẽ được gom lại và dồn xuống cuối bảng dữ liệu.

Các ô trống được gom về cuối bảng sau khi sắp xếp

Bước 6: Bôi chọn toàn bộ những ô trống đã được dồn xuống và tiến hành xóa.

Bước 1: Truy cập vào thẻ Developer trên thanh Ribbon. Tại đây, chọn Insert và nhấn vào biểu tượng Command Button trong nhóm ActiveX Controls.

Truy cập Developer và chọn Command Button

Bước 2: Vẽ một nút Command Button lên bảng tính. Sau khi nút xuất hiện, bạn nhấp đúp chuột vào nút để Excel tự động mở cửa sổ VBA Editor.

Nút CommandButton1 được thêm vào bảng tính để chạy mã VBA

Bước 3: Trong cửa sổ VBA, nhập đoạn mã dùng để kiểm tra và xóa các hàng có ô trống tại cột bạn muốn xử lý. Mã sẽ quét toàn bộ dữ liệu và tự động xóa những hàng có ô để trống.

Ví dụ:

Private Sub CommandButton1_Click()
a = Worksheets("sheet1").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 4 To a If Worksheets("sheet1").Cells(i, 3).Value = "" Then Rows(i).Delete End If
Next
End Sub

Nhập mã VBA để tự động xóa hàng có ô trống

Bước 4: Đóng cửa sổ VBA để quay lại Excel. Tắt Design Mode, sau đó nhấn vào nút lệnh vừa tạo để chạy mã. Ngay lập tức, những hàng chứa ô trống trong cột được xác định sẽ được xóa khỏi bảng dữ liệu.

Đổi tên nút để dễ nhận biết chức năng xóa ô trống

Dữ liệu sau khi được rà soát và loại bỏ ô trống sẽ trở nên rõ ràng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho các thao tác tính toán và trình bày về sau. Việc duy trì bảng tính gọn gàng cũng giúp bạn chủ động kiểm soát chất lượng thông tin và giảm thiểu sai sót trong những bước xử lý tiếp theo.

Để xem thêm nhiều mẹo Excel hữu ích, hãy theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.

Nếu bạn cần một thiết bị tiện lợi để học Excel mọi lúc mọi nơi, đừng quên tham khảo các dòng điện thoại và máy tính bảng đang được ưu đãi tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.