Hướng dẫn cách trộn thư trong Word đơn giản, dễ thực hiện

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng cho phép bạn tạo nhiều tài liệu cá nhân hóa dựa trên một mẫu chung, giúp tiết kiệm thời gian khi cần gửi thư mời, thông báo hay giấy tờ hàng loạt. Chỉ với vài bước thiết lập, Word sẽ tự động ghép dữ liệu từ danh sách vào mẫu văn bản. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách trộn thư đơn giản và dễ áp dụng.

Hướng dẫn sử dụng Mail Merge để trộn thư trong Word

Tính năng Mail Merge trong Microsoft Word giúp bạn tạo ra nhiều văn bản cá nhân hóa chỉ từ một mẫu có sẵn. Nhờ đó, bạn có thể soạn thư mời, thông báo, hợp đồng hay phiếu thông tin một cách đồng loạt mà vẫn đảm bảo mỗi tài liệu đều hiển thị đúng dữ liệu của từng người.

Ví dụ:

Bạn đang phụ trách công bố kết quả thi chứng chỉ tin học văn phòng cho hơn 50 học viên. Mỗi người có họ tên, mã thí sinh, điểm thi và kết luận khác nhau. Nếu soạn thủ công từng giấy báo kết quả, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Với Mail Merge, bạn chỉ cần chuẩn bị một bảng Excel chứa thông tin thí sinh và một mẫu thông báo điểm. Word sẽ tự động tạo ra từng bản kết quả riêng cho từng học viên chỉ trong một thao tác ghép dữ liệu.

Tính năng trộn thư trong Word

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Trước tiên, bạn cần tạo file Excel chứa danh sách thông tin (ví dụ: họ tên, chức vụ,..). Đồng thời chuẩn bị mẫu văn bản trong Word để làm khung nội dung sẽ được ghép dữ liệu vào.

Tạo dữ liệu file Excel

Bước 2: Mở chức năng Mail Merge

Mở file Word có sẵn mẫu thư, sau đó vào Mailings → Start Mail Merge → Step-by-Step Mail Merge Wizard để sử dụng chế độ hướng dẫn từng bước.

Mở Mailings và chọn Start Mail Merge

Bước 3: Hiển thị hộp hướng dẫn

Thanh hướng dẫn gồm 6 bước xuất hiện ở cạnh phải màn hình. Bạn sẽ thao tác lần lượt theo từng bước.

Step 1: Chọn loại tài liệu muốn tạo

Trong bước đầu tiên, hãy chọn dạng tài liệu phù hợp:

• Letters: Thư thông báo hoặc thư mời
• E-mail messages: Gửi email hàng loạt
• Envelopes: In phong bì
• Labels: In nhãn
• Directory: Tạo danh sách theo nhóm

Chọn xong, nhấn Next để chuyển sang bước tiếp theo.

Chọn loại tài liệu rồi nhấn Next

Step 2: Chọn mẫu thư

Tiếp theo, bạn quyết định dùng mẫu thư nào:

• Use the current document: Dùng luôn mẫu đang mở
• Start from a template: Lấy mẫu có sẵn của Word
• Start from existing document: Chọn một file Word khác đã chuẩn bị trước

Nhấn Next để đến bước chọn dữ liệu.

Chọn định dạng mẫu thư phù hợp

Step 3: Kết nối với file Excel

Tại bước này, bạn nhấn Browse… để chọn file Excel đang chứa danh sách dữ liệu. Khi hộp thoại hiện ra, hãy chọn đúng Sheet cần sử dụng, sau đó đánh dấu những cột muốn lấy hoặc bỏ chọn những mục không cần thiết. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất việc liên kết dữ liệu.

Step 4: Chỉnh sửa nội dung mẫu

Nếu mẫu thư vẫn cần bổ sung hoặc chỉnh sửa, bạn có thể thực hiện ngay ở bước này. Sau khi hoàn tất, nhấn Next.

Thêm hoặc chỉnh sửa nội dung mẫu thư

Step 5: Chèn thông tin từ Excel vào mẫu thư

Để chèn các dữ liệu như tên, chức vụ,.... bạn chỉ cần nhấp vào vị trí muốn thêm thông tin, sau đó chọn Insert Mail Merge Field và chọn đúng trường dữ liệu cần sử dụng.

Bạn cũng có thể dùng các mũi tên tại Step 5 để xem trước dữ liệu thực tế trước khi hoàn thiện.

Khi đã chèn xong, nhấn Next để chuyển sang bước cuối cùng.

Chèn Merge Field và xem trước dữ liệu

Step 6: Tạo danh sách hoàn chỉnh

Ở bước cuối, chọn Edit individual letters… Word sẽ tự động tạo ra hàng loạt văn bản, mỗi văn bản chứa thông tin tương ứng của từng dòng trong Excel.

Kết quả là bạn có ngay một loạt giấy báo kết quả, thư mời hoặc thông báo cá nhân hóa hoàn chỉnh.

Hoàn tất trộn thư và tạo danh sách

Bước 1: Thực hiện các thao tác từ đầu đến Step 3 giống như quy trình trộn thư bằng cách sử dụng file Excel.

Bước 2: Khi đến Step 3, thay vì chọn dữ liệu từ Excel, bạn chọn Type a new list, sau đó nhấn Next: Write your letter để chuyển sang phần viết thư.

Chọn tạo danh sách mới trong Mail Merge

Bước 3: Một cửa sổ New Address List sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn nhấn Customize Columns để điều chỉnh danh sách trường dữ liệu theo nhu cầu (thêm – sửa – xóa tên cột).

Tùy chỉnh các cột dữ liệu trong danh sách

Bước 4: Sau khi tùy chỉnh xong tại hộp thoại Customize Address List, nhấn OK để quay lại bảng nhập dữ liệu.

Bước 5: Nhập từng dòng thông tin vào bảng. Bạn có thể dùng các nút chức năng:

• New Entry: Thêm bản ghi mới
• Delete Entry: Xóa bản ghi
• Find: Tìm nhanh một mục

Hoàn tất, nhấn OK để lưu danh sách.

Điền thông tin và lưu danh sách người nhận

Bước 6: Hộp thoại Save Address List xuất hiện. Đặt tên và nhấn Save để lưu file dữ liệu vừa tạo. Sau đó, ở khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:

• Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp.
• Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài.
• Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi.
• Validate address: Xác nhận địa chỉ.

Rồi chọn OK.

Quay trở lại bước tạo thư, chọn More items để mở danh sách các trường dữ liệu và chèn vào vị trí mong muốn.

Sắp xếp và lọc danh sách người nhận

Bước 7: Trong bảng Insert Merge Field, chọn Database Fields, sau đó chọn trường bạn đã thiết kế và nhấn Insert để chèn vào mẫu.

Chọn Next: Preview your letters để xem trước toàn bộ thư đã chèn dữ liệu, sau đó nhấn Next: Complete the merge để hoàn tất.

Bước 8: Cuối cùng, vào Mailings → Finish & Merge → Edit Individual Documents.

Trong cửa sổ Merge to New Document, chọn All rồi nhấn OK để tạo danh sách thư hoàn chỉnh.

Tạo tài liệu mới chứa toàn bộ thư trộn

Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn thao tác Mail Merge chính xác và hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình trộn thư:

• Chuẩn bị dữ liệu sạch: Đảm bảo file Excel hoặc danh sách nguồn không chứa khoảng trắng dư, ký tự lạ hoặc định dạng sai.
• Tên cột rõ ràng: Các trường dữ liệu trong bảng phải được đặt tên ngắn gọn, dễ hiểu để khi chèn vào thư không nhầm lẫn.
• Chọn đúng trường trộn: Khi chèn Merge Field, hãy chắc chắn rằng trường được chọn đúng với nội dung cần hiển thị.
• Xem thử trước khi hoàn tất: Dùng chức năng Preview để kiểm tra từng thư, giúp bạn phát hiện lỗi trước khi in hoặc gửi.
• Lưu dự phòng: Luôn lưu lại file gốc và bản dự phòng trước khi bắt đầu trộn thư để tránh mất dữ liệu khi thao tác.

Với nhu cầu tạo nhiều tài liệu cá nhân hóa, Mail Merge trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực giúp bạn làm việc nhanh hơn và giảm sai sót. Khi đã quen với cách thiết lập, bạn có thể xử lý nhiều danh sách khác nhau mà vẫn đảm bảo độ chính xác và đồng nhất.

Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm các mẹo Word hữu ích.

Bạn có thể nâng cao hiệu quả làm việc với các dòng máy tính bảng có cấu hình mạnh, màn hình rộng và khả năng chạy Excel ổn định. Ghé Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để chọn thiết bị phù hợp cho nhu cầu học tập và xử lý công việc hằng ngày.