Tổng hợp thủ thuật hay trong Word và các phím tắt hữu ích

Word sở hữu nhiều tính năng hỗ trợ soạn thảo nhanh hơn nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng. Bài viết này tổng hợp những thủ thuật hữu ích như đổi kiểu chữ, chèn ngày giờ, dịch văn bản, chụp màn hình và dùng phím tắt, giúp bạn thao tác Word hiệu quả hơn.

Tổng hợp thủ thuật và phím tắt hữu ích trong Word

Trong Microsoft Word, bạn có thể đổi nhanh giữa chữ thường và chữ hoa chỉ với vài thao tác. Hãy bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh, sau đó vào thẻ Home và chọn mục Font để chọn kiểu chữ mong muốn:

• Sentence case: Tự động viết hoa chữ cái đầu câu, các ký tự còn lại giữ dạng chữ thường.
• lowercase: Chuyển toàn bộ văn bản được chọn sang chữ thường.
• UPPERCASE: Biến tất cả các ký tự thành chữ hoa.
• Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ trong đoạn được chọn.
• tOGGLE cASE: Đổi ngược kiểu chữ, trong đó chữ cái đầu của mỗi từ thành chữ thường và những chữ còn lại được chuyển sang chữ hoa.

Các tùy chọn đổi kiểu chữ trong Word

Bạn có thể chèn nhanh ngày và giờ hiện hành vào tài liệu Word bằng tính năng có sẵn trong chương trình.

Trước tiên, mở thẻ Insert. Tại nhóm Text, hãy chọn Date and Time. Một cửa sổ sẽ xuất hiện để bạn chọn định dạng ngày giờ mong muốn, sau khi chọn xong, nhấn OK để chèn vào tài liệu.

Khi cần làm mới thông tin ngày giờ đã chèn, chỉ cần nhấp chuột vào dòng ngày giờ đó rồi chọn Update, hoặc nhấn phím F9 để cập nhật tự động.

Chèn ngày giờ vào tài liệu Word

Microsoft Word cung cấp tính năng dịch tự động ngay trong phần mềm, giúp bạn xử lý nội dung đa ngôn ngữ nhanh chóng.

Để dịch văn bản, hãy bôi đen đoạn cần dịch, vào thẻ Review → Language → Translate. Word sẽ đưa ra các lựa chọn:

• Translate Document: Dịch toàn bộ tài liệu.
• Translate Selection: Dịch phần văn bản đã chọn.

Dịch văn bản bằng Microsoft Translator

Để chụp ảnh màn hình ngay trong Word, hãy mở tài liệu bất kỳ, vào thẻ Insert, trong nhóm Illustrations chọn Screenshot, rồi nhấn Screen Clipping. Tiếp theo, kéo chuột để khoanh vùng phần màn hình bạn muốn chụp.

Chụp màn hình bằng Screenshot và Screen Clipping

Sau khi chụp xong, nếu muốn chèn lại hình vào tài liệu, hãy quay lại thẻ Insert → Illustrations → Screenshot và chọn ảnh vừa được tạo.

Để ẩn một đoạn văn bản bất kỳ, bạn chỉ cần mở tài liệu, bôi đen phần muốn ẩn rồi vào thẻ Home. Tại nhóm Font, nhấp vào biểu tượng mở rộng (mũi tên nhỏ xuống), sau đó đánh dấu vào tùy chọn Hidden và chọn OK.

Khi cần hiển thị lại hoặc chỉnh sửa phần văn bản đã ẩn, bạn chỉ cần dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8.

Ẩn nội dung văn bản bằng tùy chọn Hidden

Bạn có thể đặt con trỏ soạn thảo ở bất cứ điểm nào trên trang mà không cần chèn khoảng trắng hay căn chỉnh phức tạp. Chỉ cần nhấp đúp chuột vào vị trí mong muốn, con trỏ sẽ xuất hiện ngay tại đó.

Với mẹo nhỏ này, bạn có thể bắt đầu nhập nội dung ở bất kỳ khu vực nào trên trang Word một cách nhanh chóng.

Nhấn đúp chuột vào bất kỳ vị trí nào trên trang

Word hỗ trợ thực hiện phép tính ngay trong bảng mà không cần dùng Excel. Chỉ cần đặt con trỏ vào ô muốn hiển thị kết quả, mở Table Tools → Layout và chọn Formula. Trong cửa sổ hiện ra, nhập công thức phù hợp (ví dụ: PRODUCT(LEFT) hoặc SUM(ABOVE)), sau đó điều chỉnh định dạng số tại Number format nếu cần.

Tính toán trong bảng bằng công cụ Formula

Bạn có thể chỉnh sửa nội dung PDF ngay trong Word mà không cần dùng thêm công cụ hỗ trợ. Cách thực hiện rất đơn giản: mở một tài liệu Word trống, vào thẻ File → Open, chọn tệp PDF cần chỉnh và nhấn OK. Word sẽ chuyển đổi PDF sang dạng có thể biên tập, cho phép bạn sửa nội dung như một văn bản thông thường.

Mở và chỉnh sửa file PDF trực tiếp trong Word

Để thay đổi kiểu chữ hoặc định dạng văn bản, hãy mở tài liệu Word và bôi đen đoạn cần chỉnh. Trên thẻ Home, tìm nhóm Font và nhấp vào biểu tượng mở rộng (mũi tên nhỏ ở góc). Khi hộp thoại xuất hiện, bạn chỉ cần điều chỉnh các tùy chọn mong muốn rồi nhấn OK để áp dụng.

Thay đổi kiểu chữ trong thẻ Home

Bạn có thể mở song song hai tài liệu Word để so sánh hoặc làm việc hiệu quả hơn mà không cần thao tác phức tạp:

• Nếu Word đang được ghim trên taskbar: mở một file Word, sau đó giữ phím Shift và nhấp chuột trái vào biểu tượng Word trên taskbar để mở thêm cửa sổ thứ hai.
• Nếu file nằm trên Desktop: mở tài liệu Word đầu tiên rồi thu nhỏ cửa sổ. Khi màn hình Desktop hiện ra, chỉ cần nhấp đúp vào file Word thứ hai để mở thêm một cửa sổ khác.

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng phím tắt Windows + ← và Windows + → để nhanh chóng đặt hai cửa sổ Word cạnh nhau trên màn hình.

Chia đôi hai tài liệu Word bằng phím tắt

Khi văn bản có nhiều thao tác như tab, xuống dòng hoặc ngắt đoạn, việc tìm kiếm bằng công cụ Find đôi khi trở nên khó khăn vì các ký tự định dạng không được hiển thị.

Để bật tất cả các ký tự này lên, hãy mở tài liệu Word, vào File → Options. Trong phần Display, tìm mục Always show these formatting marks on the screen và đánh dấu vào Show all formatting marks. Ngay lập tức các ký tự ẩn sẽ xuất hiện trên màn hình, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và chỉnh sửa hơn.

Bật hiển thị các ký tự định dạng bị ẩn trong Word

Ngoài ra, bạn cũng có thể hiển thị các ký tự định dạng nhanh hơn bằng nút Show/Hide trên thẻ Home.

Bật nhanh các ký tự định dạng bằng nút Show Hide trên thẻ Home

Trong quá trình làm việc, các sự cố như mất điện, treo máy hay khởi động lại đột ngột có thể khiến bạn mất dữ liệu chưa kịp lưu. Để hạn chế rủi ro này, bạn có thể kích hoạt chế độ tự động lưu của Word.

Cách thiết lập: vào File → Options, chọn thẻ Save và đánh dấu vào mục Save AutoRecover info every. Word mặc định lưu lại bản nháp sau mỗi 10 phút, nhưng bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh thời gian này theo nhu cầu.

Cài đặt thời gian tự động lưu bản nháp trong Word

Bạn có thể bật tính năng kiểm tra lỗi chính tả ngay trong Word để phát hiện nhanh các từ viết sai. Thao tác như sau: Vào File → Options, chọn Proofing, sau đó đánh dấu vào Check spelling as you type rồi nhấn OK.

Kích hoạt công cụ kiểm tra chính tả trong Word

Khi tính năng này được kích hoạt, chỉ cần dán đoạn văn bản cần kiểm tra vào trang Word đang mở. Những từ sai chính tả sẽ tự động được gạch chân màu đỏ để bạn dễ dàng xem và chỉnh sửa.

Hãy mở một tài liệu Word bất kỳ, vào thẻ Home, nhấn biểu tượng mở rộng trong nhóm Font. Sau khi chọn kiểu chữ muốn đặt mặc định, bấm Set As Default. Khi hộp thoại xuất hiện, chọn All documents based on the Normal template rồi nhấn OK. Từ lần mở sau, Word sẽ tự động áp dụng font này cho mọi tài liệu mới.

Đặt font chữ hiện tại làm font mặc định cho tài liệu mới

Bạn có thể sử dụng các phím tắt sau để thao tác Word nhanh và hiệu quả hơn:

• Ctrl + H: Mở hộp thoại Tìm và thay thế.
• Ctrl + F: Tìm kiếm nội dung trong tài liệu.
• Ctrl + G: Nhảy đến trang, dòng hoặc mục cụ thể (Go To).
• Ctrl + click chuột trái: Chọn nhanh toàn bộ một câu.
• Ctrl + Shift + mũi tên xuống: Chọn liên tiếp nhiều dòng văn bản từ vị trí hiện tại trở xuống.
• Ctrl + C: Sao chép văn bản.
• Ctrl + X: Cắt văn bản.
• Ctrl + V: Dán văn bản.
• Ctrl + Z: Hoàn tác thao tác vừa thực hiện.
• Ctrl + Y: Làm lại thao tác đã hoàn tác.
• Ctrl + S: Lưu tài liệu nhanh.
• Ctrl + Shift + >: Tăng kích thước chữ.
• Ctrl + Shift + <: Giảm kích thước chữ.
• Ctrl + Shift + K: Chuyển sang kiểu chữ hoa nhỏ (Small Caps).
• Ctrl + L: Căn trái đoạn văn bản.
• Ctrl + R: Căn phải đoạn văn bản.
• Ctrl + E: Căn giữa đoạn văn bản.
• Ctrl + J: Căn đều hai bên.
• Ctrl + K: Thêm hyperlink.
• Ctrl + Enter: Chèn trang mới.
• Ctrl + P: Mở hộp thoại in.
• F7: Kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
• Shift + F7: Mở từ điển đồng nghĩa (Thesaurus).

Hy vọng những thủ thuật và phím tắt trên giúp bạn thao tác Word nhanh và hiệu quả hơn trong công việc hằng ngày. Để cập nhật thêm mẹo sử dụng máy tính và phần mềm văn phòng, hãy theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Word, một chiếc máy tính bảng sẽ giúp ghi chú, chỉnh sửa tài liệu và mang theo bên mình tiện lợi hơn. Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn hiện có nhiều mẫu tablet hiệu năng tốt, màn hình đẹp, giá ưu đãi. Tham khảo ngay để chọn thiết bị phù hợp cho công việc và học tập.