KPI là gì? Bí kíp xây dựng KPI hiệu quả, nâng cao hiệu suất công việc

Để thúc đẩy hiệu quả trong công việc, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng KPI cho các phòng ban và nhân viên. Vậy KPI là gì mà lại có sức mạnh to lớn đến như vậy? Cùng Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn tìm hiểu ngay về chỉ số đánh giá này để từ đó biết cách áp dụng nó vào thực tế công việc thật hiệu quả nhé!

Bí kíp xây dựng KPI hiệu quả, nâng cao hiệu suất công việc

KPI là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator. Đây là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của một cá nhân, bộ phận hoặc toàn bộ doanh nghiệp, được thể hiện qua các số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng cụ thể. KPI giúp xác định mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra, từ đó người quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp để cải thiện hiệu suất làm việc.

KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc của một cá nhân/bộ phận

Tùy vào vị trí phòng ban, nhân viên mà bộ chỉ tiêu KPI được đưa ra sẽ có sự khác biệt. Thông thường, trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, KPI thường được xây dựng, xác định bởi những nhà lãnh đạo, ban giám đốc, quản lý phòng ban hoặc trưởng nhóm,... Đối với những KPI tổng quan thì ban lãnh đạo doanh nghiệp và giám đốc điều hành sẽ là người đề ra.

• Đo lường hiệu quả: KPI giúp cho người quản lý có cái nhìn khách quan về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Kết quả công việc được thể hiện qua số liệu rõ ràng, trực quan, nhìn vào đó người quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn tiếp theo.
• Định hướng mục tiêu: KPI giúp cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp thành những chỉ số có thể đo lường được. Khi đó nhân viên sẽ biết được đường đi chính xác và cùng nhau tiến về cùng một hướng đó là mục tiêu chung của công ty.
• Tăng cường trách nhiệm: Khi mỗi cá nhân, bộ phận được giao KPI rõ ràng, họ sẽ có trách nhiệm hơn với công việc của mình và nỗ lực để đạt được kết quả tốt nhất. Điều này cũng góp phần tăng cường tính minh bạch trong môi trường doanh nghiệp.
• Cải thiện hiệu suất: Thông qua việc theo dõi và đánh giá KPI liên tục, người quản lý doanh nghiệp có thể xác định những vấn đề tồn tại, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện hiệu suất làm việc kịp thời.
• Đánh giá năng lực nhân viên: KPI là cơ sở để đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên một cách minh bạch và công tâm. Qua đây người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định về khen thưởng, kỷ luật hoặc đào tạo xứng đáng, phù hợp cho nhân viên.

KPI là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều chỉ số KPI được đưa ra để đo lường hiệu quả công việc. Sau đây là những chỉ số phổ biến thường được sử dụng:

• KPI về tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí, tỷ suất lợi nhuận (ROI),...
• KPI về khách hàng: Mức độ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng, số lượng khách hàng mới, chi phí chuyển đổi khách hàng...
• KPI về quy trình nội bộ: Thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ sản phẩm bị lỗi, hiệu suất sản xuất,...
• KPI về nhân sự: Tỷ lệ nghỉ việc, mức độ gắn kết của nhân viên, hiệu quả đào tạo, tỉ lệ phản hồi của các vị trí tuyển dụng,...
• KPI về marketing và bán hàng: Lượt truy cập website, lượt reach, CPM, tỷ lệ chuyển đổi, doanh số bán hàng,...

Mỗi doanh nghiệp, phòng ban sẽ có cách xây dựng KPI riêng, nhìn chung sẽ bao gồm các bước cơ bản như sau:

Thông thường sẽ có 2 phương pháp chính để xác định người xây dựng KPIs:

• Các trưởng bộ phận/phòng ban chức năng là những người hiểu rõ và nắm bao quát về các nhiệm vụ, yêu cầu của từng vị trí trong bộ phận sẽ trực tiếp đưa ra hệ thống KPIs cho các nhân viên trong bộ phận/phòng ban đó. Bộ phận/phòng ban có quy mô càng lớn thì càng chia nhỏ việc xây dựng KPIs cho các cấp dưới.  
• Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPIs cho từng phòng ban/bộ phận. Phương pháp này đảm bảo được tính khoa học và khách quan. Tuy nhiên, các chỉ số KPIs đưa ra có thể không sát với thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs trước khi được áp dụng cần phải có sự thẩm định, đánh giá qua của bộ phận chức năng.

Trước tiên, bạn phải đảm bảo KPIs cần gắn liền với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Sau đó bạn có thể dựa theo tiêu chí SMART để đưa ra các KPI.

Dành cho những ai chưa biết SMART là phương pháp thiết lập mục tiêu thông minh, bao gồm các tiêu chí:

• S - Specific: Mục tiêu phải cụ thể.
• M - Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được.
• A - Attainable: Mục tiêu có thể đạt được.
• R - Relevant: Mục tiêu có tính thực tế.
• T - Timebound: Mục tiêu phải có thời hạn cụ thể.

Nếu KPIs của bạn đưa ra không đạt được các tiêu chí SMART bên trên thì rất khó để mang lại hiệu quả cho hệ thống quản lý của doanh nghiệp.

Xây dựng các KPI dựa trên tiêu chí SMART

Một số ví dụ KPIs trong doanh nghiệp:

• Bán hết 2000 chiếc ly giữ nhiệt mẫu cũ trong vòng 1 tháng.
• Tăng doanh thu bán hàng lên 20% trong năm nay.
• Trong vòng 3 tháng phải giảm thời gian giải quyết khiếu nại của khách hàng từ 48 giờ xuống 24 giờ.
• Giảm chi phí hoạt động hằng tháng của công ty từ 1.2 tỷ xuống 1 tỷ.
• Hoàn thành thiết kế giao diện website mới cho công ty trong vòng 1 tháng.

Sau khi xác định được KPIs rõ ràng và áp dụng nó vào công việc thực tế, bạn phải theo dõi, đánh giá kết quả định kỳ. Trong KPI đã có thang đo lường cụ thể, vì thế bạn chỉ cần dựa vào thang đo này để đánh giá kết quả công việc.

Trong quá trình thực hiện cần phải theo dõi và đánh giá kết quả KPI định kỳ

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người đưa ra chỉ tiêu cũng đồng thời xác định mức khen thưởng tương ứng.

Tuy nhiên, chính sách khen thưởng thường được quy định từ trước bởi các lãnh đạo, quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Vì thế người xây dựng KPIs chỉ việc triển khai dựa theo chính sách đã được đề ra.

Ngoài ra, với những trường hợp chậm tiến độ, không đạt KPI thì bạn phải xem xét nguyên nhân để đưa ra sự điều chỉnh hoặc hình phạt phù hợp.

Trong quá trình theo dõi và đánh giá KPI định kỳ, nếu bạn phát hiện ra có những vấn đề bất hợp lý, KPIs không còn phù hợp với điều kiện thực tế thì phải đưa ra điều chỉnh kịp thời.

Nhận thấy KPIs đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý KPI ra đời. Thông qua những phần mềm này, doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện các công việc một cách dễ dàng.

Qua bài viết chắc hẳn bạn đã hiểu rõ KPI là gì. Có thể thấy KPI là một công cụ quản lý hữu ích, giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu suất hoạt động một cách khách quan. Việc xây dựng được hệ thống KPI khoa học sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Mua sắm thiết bị công nghệ giá tốt đến ngay Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn

Để thuận tiện trong việc quản lý công việc, bạn hãy đầu tư cho bản thân một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng có cấu hình mạnh, dung lượng lưu trữ lớn một chút. Hiện tại, Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn đang cung cấp đa dạng các thiết bị di động đến từ nhiều thương hiệu lớn như: Apple, Samsung, Oppo, Xiaomi,... Tất cả sản phẩm đều được đảm bảo chính hãng 100%. Không chỉ có giá thành hợp lý, siêu thị còn có chính sách hỗ trợ khách hàng mua trả góp 0% lãi suất. Vậy nên bạn hãy tranh thủ ghé qua chi nhánh gần nhất của Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để mua sắm các thiết bị công nghệ cần thiết nhé!