Hướng dẫn cách khôi phục Google Sheet đã xóa vĩnh viễn

Google Sheet là công cụ mạnh mẽ được hàng triệu người dùng sử dụng để quản lý dữ liệu, lập kế hoạch cho công việc và đời sống. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, không ít lần chúng ta vô tình xóa nhầm một file Google Sheet quan trọng, thậm chí là xóa vĩnh viễn khỏi thùng rác. Vậy có cách nào để khôi phục Google Sheet đã xóa vĩnh viễn không?

Google hiểu được tầm quan trọng của dữ liệu và đã cung cấp nhiều giải pháp để giúp người dùng khôi phục lại những "tài sản" kỹ thuật số này. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn toàn diện về cách khôi phục file Google Sheet đã xóa vĩnh viễn, giúp bạn có thể lấy lại được dữ liệu quý giá của mình. Cùng tìm hiểu nhé!

Cách khôi phục Google Sheet đã xóa vĩnh viễn

Trước khi đi sâu vào các phương pháp khôi phục, hãy cùng điểm qua vai trò không thể phủ nhận của Google Sheet. Với khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi, tính năng cộng tác thời gian thực, lưu trữ tự động trên đám mây và tương thích cao với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Google Workspace, Google Sheet đã trở thành công cụ không thể thiếu cho cả công việc cá nhân hay công việc của nhóm.

Google Sheet - trợ thủ đắc lực trong công việc và cuộc sống

Từ việc quản lý dự án, theo dõi tài chính, lập danh sách đến phân tích dữ liệu, Google Sheet đều đáp ứng hiệu quả, giúp nâng cao năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc của tất cả người dùng.

Trước khi tìm hiểu cách khôi phục Google Sheet đã xóa vĩnh viễn, chúng ta cần hiểu rõ cách thức mà Google xử lý các tệp đã xóa. Khi bạn xóa một file Google Sheet, nó không biến mất ngay lập tức mà sẽ trải qua hai giai đoạn chính:

• Xóa vào Thùng Rác (Trash): Đây là giai đoạn đầu tiên. Khi bạn nhấn "Xóa" hoặc "Remove", file sẽ được chuyển vào thư mục Thùng rác của Google Drive và lưu trữ tại đây trong 30 ngày. Trong khoảng thời gian này, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng khôi phục lại.
• Xóa Vĩnh Viễn (Permanently Deleted): Sau 30 ngày kể từ khi chuyển vào Thùng rác, hoặc khi bạn chủ động "Dọn sạch thùng rác", file sẽ bị xóa vĩnh viễn. Việc khôi phục ở giai đoạn này sẽ khó khăn hơn nhưng vẫn có cách.

Hiện nay, Google cung cấp nhiều phương pháp để bạn có thể lấy lại file Google Sheet đã mất, tùy thuộc vào thời điểm và cách thức bạn đã xóa file đó.

Khôi phục từ thùng rác Google Drive

Đây là phương pháp đơn giản và nhanh chóng nhất nếu file của bạn chỉ mới được xóa và vẫn còn nằm trong Thùng rác. Các bước thực hiện khôi phục như sau:

Bước 1: Mở trình duyệt web của bạn và truy cập vào drive (đăng nhập vào đúng tài khoản Google chứa file đã xóa).

Bước 2: Ở thanh menu bên trái, cuộn xuống và nhấp vào mục "Thùng rác" (Trash).

Bước 3: Duyệt qua danh sách các tệp đã xóa hoặc sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng để nhanh chóng định vị file Google Sheet mà bạn muốn khôi phục.

Bước 4: Sau khi tìm thấy file, nhấp chuột phải vào nó và chọn "Khôi phục" (Restore).

Bước 5: File Google Sheet của bạn sẽ được tự động trả về vị trí ban đầu trong "Drive của tôi" (My Drive) hoặc thư mục trước đó.

Lưu ý quan trọng: File sẽ tự động bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày trong Thùng rác. Nếu bạn phát hiện mình đã xóa nhầm thì hãy nhanh chóng khôi phục file nhé!

Phương pháp này hữu ích khi bạn không xóa cả file mà chỉ xóa nhầm một trang tính (sheet) trong file, hoặc muốn quay trở lại một phiên bản cũ hơn của file Google Sheet. Google Sheet tự động lưu lại các thay đổi theo thời gian, cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước đó.

Sử dụng lịch sử phiên bản trong Google Sheet

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở file Google Sheet mà bạn muốn khôi phục phiên bản cũ (hoặc file chứa trang tính bị xóa).

Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấp vào "Tệp" (File) > "Lịch sử phiên bản" (Version history) > "Xem lịch sử phiên bản" (See version history).

Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt:

• Windows: Ctrl + Alt + Shift + H
• Mac OS: Cmd + Alt + Shift + H

Bước 3: Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình, hiển thị danh sách các phiên bản đã lưu của file. Mỗi phiên bản sẽ ghi lại thời gian chỉnh sửa và người đã thực hiện thay đổi.

Bước 4: Nhấp vào từng phiên bản để xem trước nội dung của nó. Tìm phiên bản mà bạn muốn khôi phục, lúc dữ liệu hoặc trang tính bị xóa vẫn còn.

Bước 5: Sau khi đã chọn được phiên bản ưng ý, nhấp vào nút "Khôi phục phiên bản này" (Restore this version) ở phía trên. Google Sheet sẽ yêu cầu xác nhận trước khi khôi phục.

Nếu file của bạn đã bị xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác (sau 30 ngày hoặc do bạn chủ động dọn sạch) thì đây là cách cuối cùng bạn có thể thực hiện. Google có thể hỗ trợ khôi phục các tệp đã bị xóa vĩnh viễn trong một khoảng thời gian nhất định (thường là trong vòng 25 ngày kể từ khi file bị xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác).

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào trang Trung tâm trợ giúp Google Drive.

Bước 2: Cuộn xuống cuối trang hoặc tìm kiếm tùy chọn "Liên hệ với chúng tôi" (Contact us) hoặc "Gửi yêu cầu phục hồi tệp" (Request file recovery).

Bước 3: Điền thông tin và yêu cầu:

• Bạn sẽ cần cung cấp thông tin chi tiết về sự cố, bao gồm tên file, thời gian ước tính bị xóa và bất kỳ thông tin nào khác có thể giúp Google xác định file.
• Thường sẽ có một biểu mẫu để bạn điền thông tin và mô tả vấn đề. Chọn phương thức liên hệ (email là phổ biến nhất).
• Đăng nhập bằng tài khoản Google mà bạn đã sử dụng để tạo hoặc sở hữu file Google Sheet đã xóa.

Bước 4: Bạn gửi yêu cầu và chờ phản hồi. Sau khi gửi yêu cầu, đội ngũ hỗ trợ của Google Drive sẽ xem xét và phản hồi qua email mà bạn đã điền trong biểu mẫu.

Lưu ý quan trọng:

• Việc khôi phục file có thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời gian xóa, mức độ hoạt động trên tài khoản,... Google không đảm bảo việc khôi phục thành công 100%.
• Chỉ chủ sở hữu của tệp đã xóa mới có thể yêu cầu khôi phục.

Nếu bạn là người dùng Google Workspace (trước đây là G Suite), quy trình khôi phục có thể có thêm một cấp độ hỗ trợ từ quản trị viên (Admin) của tổ chức bạn. Quản trị viên có quyền truy cập vào Bảng điều khiển quản trị (Admin Console) và có thể khôi phục các tệp đã xóa của người dùng trong một khoảng thời gian nhất định (thường là 25 ngày kể từ khi file bị xóa khỏi Thùng rác của người dùng).

Bảng điều khiển quản trị (Admin Console)

Các bước thực hiện (dành cho Quản trị viên Workspace) như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển quản trị Google của bạn.

Bước 2: Điều hướng đến "Thư mục" (Directory) > "Người dùng" (Users).

Bước 3: Tìm và chọn người dùng có file bị xóa.

Bước 4: Nhấp vào "Thêm tùy chọn" (More options) và chọn "Khôi phục dữ liệu" (Restore data).

Bước 5: Chọn phạm vi ngày mà bạn muốn khôi phục dữ liệu.

Phòng bệnh hơn chữa bệnh, để tránh những tình huống khó khăn khi phải khôi phục Google Sheet đã xóa vĩnh viễn, người dùng có thể áp dụng các biện pháp sau:

Sao lưu dữ liệu thường xuyên:

• Tải xuống bản sao: Thường xuyên tải xuống bản sao của các file Google Sheet quan trọng dưới dạng Excel (.xlsx) hoặc PDF.
• Sử dụng Google Takeout: Google Takeout cho phép bạn tải xuống một bản sao lưu toàn bộ dữ liệu Google của mình, bao gồm cả Google Drive.
• Công cụ sao lưu bên thứ ba: Đối với doanh nghiệp, bạn có thể cân nhắc các giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu chuyên nghiệp cho Google Workspace như Backupify, Spanning Backup, Syscloud.

Kiểm tra kỹ file trước khi xóa.

Cẩn thận khi chia sẻ quyền "Chỉnh sửa" hoặc "Chủ sở hữu" với người khác để tránh việc xóa nhầm hoặc cố ý từ những người không đáng tin cậy.

Nếu bạn sử dụng Google Drive trên máy tính, hãy kiểm tra tính năng đồng bộ hóa hoạt động của máy xem có còn hoạt động không để giúp cho bản sao cục bộ của các tệp quan trọng đều đã được lưu lại.

Việc khôi phục Google Sheet đã xóa vĩnh viễn tưởng chừng là một nhiệm vụ bất khả thi, nhưng với những phương pháp và hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể tăng cơ hội lấy lại dữ liệu của mình. Quan trọng nhất là hãy nhanh chóng khôi phục khi phát hiện file bị xóa nhầm và hiểu rõ các tùy chọn mà Google cung cấp. Đồng thời, việc áp dụng các biện pháp phòng ngừa sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro mất mát dữ liệu không đáng có trong tương lai. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn yên tâm hơn khi làm việc với Google Sheet.