Cách sử dụng hàm NOT trong Excel chi tiết, dễ hiểu

Hàm NOT là một trong những hàm logic cơ bản trong Excel, giúp đảo ngược giá trị của một biểu thức để kiểm tra điều kiện chính xác hơn. Bài viết này hướng dẫn chi tiết cú pháp, cách sử dụng hàm NOT độc lập hoặc kết hợp với IF, AND, OR, kèm ví dụ minh họa và lỗi thường gặp.

Cách sử dụng hàm NOT trong Excel

Hàm NOT là hàm logic cơ bản trong Excel, có nhiệm vụ đảo ngược kết quả của một biểu thức hoặc điều kiện đang được kiểm tra.

Ứng dụng của hàm NOT:

• Trả về giá trị đối lập với điều kiện hoặc giá trị bạn đang dùng.
• Giúp thao tác trên Excel trở nên linh hoạt và chính xác hơn.
• Dễ dàng kết hợp với các hàm khác để mở rộng khả năng xử lý dữ liệu.

Công thức của hàm NOT: =NOT(value)

Trong đó:

• value: Giá trị hoặc biểu thức cần kiểm tra.

Lưu ý khi sử dụng:

• Hàm NOT thường xuất hiện cùng hàm IF để xây dựng các điều kiện đảo ngược.
• Nếu giá trị được kiểm tra là FALSE, hàm sẽ trả về TRUE; ngược lại, khi giá trị là TRUE, kết quả sẽ là FALSE.
• Khi nhập một số, chẳng hạn NOT(10), Excel coi số đó là giá trị TRUE, vì vậy kết quả hàm trả về sẽ là FALSE.

Cú pháp hàm NOT trong Excel

Ví dụ: Sử dụng hàm NOT để lấy giá trị đảo ngược.

Bước 1: Tại một ô bất kỳ trong Excel, nhập công thức =NOT(TRUE) để thử kiểm tra kết quả hàm.

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả trả về. Bạn có thể áp dụng cách làm tương tự cho các giá trị khác trong bảng, và Excel sẽ hiển thị kết quả đối lập như minh họa.

Ví dụ dùng hàm NOT đảo giá trị logic

Hàm IF có thể phối hợp cùng NOT để đảo ngược điều kiện kiểm tra trong công thức. Khi đó, NOT đóng vai trò là biểu thức logic mà IF sẽ đánh giá.

Cú pháp của hàm IF:

=IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện cần kiểm tra.
• Value_if_true: Kết quả trả về khi điều kiện đúng.
• Value_if_false: Kết quả trả về khi điều kiện sai.

Lưu ý: Nếu bạn bỏ trống cả Value_if_true và Value_if_false, khi điều kiện đúng Excel sẽ trả về 0, và khi điều kiện sai sẽ trả về FALSE.

Ví dụ: Phân loại kết quả làm việc của nhân viên

Giả sử bạn có bảng thống kê như hình minh họa. Yêu cầu là xác định nhân viên đạt hay không đạt dựa trên số lượng thực hiện được.

Kết hợp hàm IF và NOT trong Excel

Phân tích yêu cầu:

• Nếu số lượng thực tế (cột C) lớn hơn hoặc bằng kế hoạch đặt ra (cột B) → ghi “Đạt”.
• Ngược lại → ghi “Không đạt”.
• Để thực hiện phép so sánh này, có thể dùng hàm NOT để đảo điều kiện nhỏ hơn.

Cách thực hiện:

• Tại ô D2, nhập công thức như hình minh họa.
• Nhấn Enter để hiển thị kết quả đầu tiên.
• Để áp dụng công thức cho các dòng còn lại, chọn ô D2, kéo nút vuông nhỏ ở góc dưới bên phải ô xuống hết bảng.

Cách sao chép công thức IF kết hợp NOT

Excel sẽ tự động sao chép công thức và cho ra kết quả phân loại tương ứng.

Ví dụ: Kiểm tra xem một giá trị có nằm ngoài phạm vi cho trước hay không.

Bước 1: Tại một ô bất kỳ trong Excel, nhập công thức:

=IF(AND(NOT(B4>1), NOT(B4<=10)), B4, "Giá trị không thuộc phạm vi")

Giải thích công thức:

• IF, AND, NOT: Đây đều là các hàm logic dùng để xây dựng điều kiện.
• NOT(B4>1) và NOT(B4<=10): Hai biểu thức đảo ngược điều kiện, nhằm kiểm tra giá trị trong ô B4 theo hai hướng khác nhau.
• "Giá trị không thuộc phạm vi": Chuỗi văn bản được trả về nếu điều kiện không đáp ứng.

Dùng hàm AND và NOT kiểm tra phạm vi

Bước 2: Nhấn Enter để xem kết quả. Sau đó kéo công thức xuống các ô bên dưới để áp dụng cho toàn bộ bảng dữ liệu.

Kết quả hàm AND kết hợp NOT

Ví dụ: Đánh giá kết quả của học sinh dựa trên điểm Toán và Văn. Nếu một trong hai môn có điểm dưới 5, học sinh sẽ bị xếp loại trượt.

Bước 1: Tại một ô bất kỳ, nhập công thức sau:

=IF(OR(NOT(B4>5), NOT(C4>5)), "Trượt", "Đậu")

Giải thích công thức:

• IF, OR, NOT là các hàm logic được dùng để kiểm tra điều kiện.
• NOT(B4>5) và NOT(C4>5): đảo ngược điều kiện >5, dùng để xác định khi điểm nhỏ hơn hoặc bằng 5.
• "Trượt", "Đậu": là kết quả trả về tùy theo điều kiện đúng hay sai.

Dùng hàm OR và NOT xét điểm học sinh

Bước 2: Nhấn Enter để hoàn tất phép tính. Tiếp theo, kéo công thức xuống dưới để tự động điền kết quả cho các hàng tiếp theo.

Kết quả hàm OR kết hợp NOT

Lỗi này thường xuất hiện khi hàm NOT nhận vào một giá trị không phải biểu thức logic.

Ví dụ: công thức =NOT(1+1=2) hoạt động bình thường vì Excel hiểu đây là phép so sánh và có thể đảo kết quả.

Nhưng nếu bạn nhập 1+1=2 vào một ô (ví dụ ô A2) dưới dạng văn bản rồi dùng =NOT(A2), Excel sẽ coi A2 là chuỗi ký tự, không phải biểu thức logic, dẫn đến lỗi #VALUE!.

Cách khắc phục: Thay vì tham chiếu đến ô chứa chuỗi văn bản, hãy viết trực tiếp biểu thức logic trong công thức, chẳng hạn =NOT(1+1=2), để đảm bảo hàm trả về kết quả đúng như mong muốn.

Lỗi #VALUE khi dùng hàm NOT

Nguyên nhân: Lỗi này xuất hiện khi đối số truyền vào hàm NOT không phải là một biểu thức logic hợp lệ. Chẳng hạn, nếu bạn nhập =NOT(a), Excel sẽ không nhận diện được ký tự a như một điều kiện và lập tức báo lỗi #NAME?.

Cách khắc phục: Đảm bảo rằng tham số của hàm là một biểu thức logic hoàn chỉnh, ví dụ =NOT(5>3), để Excel có thể xử lý và trả về kết quả đúng.

Lỗi #NAME? trong hàm NOT Excel

Hàm NOT giúp bạn kiểm tra điều kiện linh hoạt hơn và xử lý dữ liệu chính xác trong Excel. Khi hiểu cách kết hợp với IF, AND, OR, bạn sẽ tối ưu công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều mẹo Excel hữu ích.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel và cần một thiết bị linh hoạt để học tập, xử lý bảng tính mọi lúc mọi nơi, hãy tham khảo các mẫu máy tính bảng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn. Nhiều lựa chọn cấu hình mạnh, màn hình lớn, giá tốt đang chờ bạn khám phá.