Cách sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm ký tự cực đơn giản

Trong Excel, việc đếm số ký tự giúp bạn kiểm tra độ dài văn bản, chuẩn hóa dữ liệu và tối ưu nội dung một cách hiệu quả. Hàm LEN là công cụ đơn giản nhưng rất mạnh mẽ để thực hiện công việc này. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm LEN chi tiết, dễ hiểu và phù hợp cho cả người mới bắt đầu lẫn người cần xử lý dữ liệu chuyên sâu.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm ký tự

Hàm LEN trả về số lượng ký tự của một chuỗi văn bản, bao gồm cả khoảng trắng và ký tự đặc biệt.

Cú pháp: =LEN(text)

Trong đó text: Là chuỗi hoặc ô dữ liệu bạn muốn đếm ký tự.

Công thức hàm LEN trong Excel

Lưu ý:

• Hàm LEN chỉ thực hiện nhiệm vụ đếm số ký tự, nên khi bạn sử dụng, dữ liệu gốc hoàn toàn không bị thay đổi. Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp hàm LEN với các hàm xử lý chuỗi khác như SUM, RIGHT, LEFT hoặc MID để phân tích dữ liệu linh hoạt hơn (đã trình bày chi tiết ở phần dưới).
• Hàm LEN không thể đếm ký tự trong dữ liệu dạng ngày tháng, bởi Excel lưu ngày tháng dưới dạng số seri, không phải chuỗi văn bản.

Để đếm số ký tự trong một ô bất kỳ, bạn chỉ cần nhập công thức: =LEN(text), Excel sẽ trả về tổng số ký tự, bao gồm cả khoảng trắng giữa các chữ để bạn dễ dàng kiểm tra độ dài mã sản phẩm, số điện thoại, định dạng văn bản hoặc xác định phần văn bản cần xử lý.

Ví dụ về cách dùng hàm Len

Ví dụ: Trong ô A1 chứa cụm từ “Xin chào” công thức =LEN(A1) sẽ trả về kết quả là 7. Excel có thể tự động tính toán và hiển thị số lượng ký tự hiện có trong ô đó, bao gồm cả khoảng trắng, ký tự đặc biệt, hay ký tự xuống dòng nếu có.

Bạn có thể kết hợp hàm LEN với TRIM, SEARCH hoặc FIND để làm sạch và trích xuất dữ liệu chính xác hơn. Dưới đây là một số cách kết hợp hàm LEN bạn có thể tham khảo:

Trong Excel, khi bạn cần tính tổng độ dài ký tự của nhiều ô dữ liệu, việc đếm thủ công từng ô sẽ mất thời gian và dễ gây sai sót. Hàm LEN kết hợp với SUM giúp bạn tính tổng ký tự một cách nhanh chóng và chính xác.

Công thức: =SUM(LEN(text); LEN(text); LEN(text))

Trong đó:

• LEN(text); LEN(text); LEN(text): Đếm số ký tự trong từng ô, bao gồm chữ, số, khoảng trắng và ký tự đặc biệt.
• SUM(...) hoặc phép cộng đơn giản: Tổng số ký tự từ nhiều ô thành một giá trị duy nhất.

Ví dụ minh họa: Cho bảng dữ liệu, hãy tính tổng ký tự trong các ô phía dưới:

Bước 1: Tại ô bất kỳ nhập công thức: =SUM(LEN(A1); LEN(A2); LEN(A3))

Bước 2: Nhấn Enter, Kết quả trả về là: 52, là tổng số ký tự trong ba ô.

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm SUM

Trong quá trình nhập liệu, dữ liệu thường có khoảng trắng thừa ở đầu, cuối hoặc giữa các từ, dẫn đến sai lệch số ký tự khi đếm. Hàm TRIM sẽ loại bỏ tất cả khoảng trắng dư thừa, chỉ giữ lại một khoảng trắng giữa các từ. Khi kết hợp TRIM với LEN, bạn sẽ đếm chính xác số ký tự thực sự trong chuỗi.

Công thức: =LEN(TRIM(text))

Trong đó:

• TRIM(text): Loại bỏ khoảng trắng thừa ở đầu, cuối và chỉ giữ một khoảng trắng giữa các từ.
• LEN(...): Đếm tổng số ký tự sau khi đã loại bỏ khoảng trắng thừa.

Ví dụ minh họa: Ô A1 chứa "Học Excel " (có khoảng trắng dư thừa ở cuối). Hãy đếm chính xác ký tự trong chuỗi A1.

Bước 1: Nhập công thức: =LEN(TRIM(A1))

Bước 2: Nhấn Enter và kết quả trả về là 9, đây chính xác số ký tự thực sự trong chuỗi "Học Excel".

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm TRIM

SUBSTITUTE thay thế một ký tự trong chuỗi bằng ký tự khác. Khi kết hợp với LEN, bạn có thể đếm ký tự mà không tính khoảng trắng hoặc ký tự không mong muốn.

Công thức:

=LEN(SUBSTITUTE(text;old_text;new_text;instance_num))

Trong đó:

• text: Ô chứa chuỗi ký tự cần xử lý hoặc đếm.
• old_text: Ký tự muốn xóa, ví dụ khoảng trắng (" ").
• new_text: Ký tự thay thế, để trống ("") nếu muốn xóa.
• Instance_Num: Thứ tự ký tự cũ, không bắt buộc nhập.

Công thức kết hợp hàm LEN với hàm SUBSTITUTE

Ví dụ minh họa: Đếm ký tự trong chuỗi: “Nguyễn Quỳnh Anh”. (Lưu ý không đếm khoảng trắng).

Bước 1: Nhập công thức: =LEN(SUBSTITUTE(A1, " ", "")).

Trong đó: Ký tự xóa là khoảng trắng (" ") và muốn thay thế là để trống ("").

Bước 2: Nhấn Enter và kết quả trả về là 14.

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm SUBSTITUTE

Khi làm việc với dữ liệu dạng mã sản phẩm, mã đơn hàng, ký hiệu phân loại… bạn thường cần đếm số ký tự đứng trước một ký tự đặc biệt như dấu "-", "_", "/" hoặc các ký tự phân tách khác. Việc kết hợp các hàm LEN, LEFT và SEARCH sẽ giúp bạn thực hiện điều này một cách chính xác và tự động.

Tại một ô bất kỳ, nhập công thức:

=LEN(LEFT(text; SEARCH(find_text; within_text; start_num)))

Trong đó:

• text: Ô chứa dữ liệu cần đếm ký tự.
• find_text: Ký tự bạn muốn xác định vị trí (ví dụ: "-", "_", "/").
• within_text: Chính là chuỗi văn bản dùng để tìm kiếm ký tự cần tìm.
• start_num: Vị trí ký tự bắt đầu tìm (thường có thể bỏ qua).

Ví dụ: Trong ô A1 chứa dữ liệu như: SP-120, hãy đếm số ký tự nằm bên trái dấu "-".

Bước 1: Nhập công thức:

=LEN(LEFT(A1; SEARCH("-"; A1) - 1))

Trong đó:

• SEARCH("-"; A1) xác định vị trí của dấu "-" trong chuỗi tại ô A1.
• LEFT(A1; vị_trí - 1) lấy toàn bộ ký tự trước dấu "-".
• LEN(...) đếm số ký tự lấy được.
• Việc thêm “-1” là để loại bỏ chính ký tự "-" khỏi chuỗi cần đếm.

Bước 2: Nhấn Enter kết quả trả về 2. Đây là số ký tự nằm bên trái của dấu "-" trong ô dữ liệu.

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm LEFT và SEARCH

Trong nhiều trường hợp, bạn cần đếm số ký tự nằm ở cuối chuỗi, thường là sau một ký tự hoặc dấu phân cách như "-", "_", "/". Khi đó, việc kết hợp LEN và RIGHT cùng SEARCH sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng và chính xác.

Công thức:

=LEN(RIGHT(text; LEN(text) - SEARCH("ký tự mốc";text)))

Trong đó:

• text: Vùng ô chứa chuỗi cần xử lý.
• ký tự mốc: Dấu hoặc ký tự dùng làm điểm chia để xác định phần cuối cần đếm.
• SEARCH("ký tự mốc", text): Xác định vị trí của ký tự mốc trong chuỗi.
• LEN(text) - SEARCH(...): Tính số ký tự từ ký tự mốc đến cuối chuỗi.
• RIGHT(text, …): Lấy phần chuỗi nằm bên phải ký tự mốc.
• LEN(...): Đếm số ký tự trong phần chuỗi vừa lấy.

Ví dụ minh họa: Trong ô A1 chứa chuỗi: SP-120 - Hãy đếm số ký tự sau dấu "-".

Bước 1: Nhập công thức:

=LEN(RIGHT(A1; LEN(A1) - SEARCH("-", A1)))

Trong đó:

• SEARCH("-", A1) xác định vị trí dấu "-" tại ô A1.
• LEN(A1) tổng số ký tự trong chuỗi.
• LEN(A1) - SEARCH("-", A1) tính số ký tự sau dấu "-".
• RIGHT(A1) lấy phần chuỗi nằm bên phải dấu “-”.
• LEN(RIGHT) đếm số ký tự của phần chuỗi cuối.

Bước 2: Nhấn Enter và kết quả trả về: 3 – chính là số ký tự nằm sau dấu "-".

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm RIGHT và SEARCH

Khi bạn chỉ muốn đếm số ký tự ở một phần cụ thể của chuỗi thay vì toàn bộ, việc kết hợp LEN và MID là giải pháp tối ưu. Cách này giúp bạn xử lý dữ liệu phức tạp, chẳng hạn như trích xuất mã, ký tự giữa chuỗi, hay các phần cần phân tích riêng biệt.

Công thức:

=LEN(MID(text, start_Num, LEN(text) - số_ký_tự_muốn_loại_bỏ))

Trong đó:

• text: Ô dữ liệu hoặc chuỗi ký tự cần xử lý.
• start_Num: Vị trí ký tự bắt đầu trích xuất.
• số_ký_tự_muốn_loại_bỏ: Số ký tự ở phần đầu và/hoặc cuối không muốn tính, thường dùng để loại bỏ ký tự không cần thiết.
• MID(text, start_num, num_chars): Lấy ra đoạn chuỗi bắt đầu từ start_num với độ dài num_chars.
• LEN(...): Đếm số ký tự của đoạn chuỗi vừa trích xuất.

Ví dụ minh họa: Ô A1 chứa chuỗi: SP-ABC-12, hãy đếm số ký tự nằm giữa phần đầu và phần cuối của chuỗi (tức là chỉ “ABC”).

Bước 1: Chọn vào ô bất kỳ và nhập công thức: =LEN(MID(A1, 4, LEN(A1)-6))

Trong đó:

• LEN(A1) tổng số ký tự trong chuỗi
• LEN(A1) - 6 là loại bỏ 3 ký tự đầu ("SP-") và 3 ký tự cuối ("-12"). Tổng là có 6 ký tự muốn loại bỏ
• MID(A1, 4) ký tự muốn đếm bắt đầu từ vị trí 4 → "ABC".
• LEN(MID(...)) đếm số ký tự đoạn vừa trích xuất

Bước 2: Nhấn Enter và kết quả trả về là 3, đây chính là số ký tự của chuỗi nằm giữa phần đầu và phần cuối.

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm MID

Khi cần kiểm tra độ dài chuỗi và thực hiện điều kiện dựa trên kết quả, việc kết hợp LEN với IF là cách làm hiệu quả. Cách này giúp tự động xác thực dữ liệu, kiểm tra độ dài ký tự, và đưa ra cảnh báo hoặc giá trị thay thế phù hợp.

Công thức:

=IF(LEN(ô_tham_chiếu) điều_kiện, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• ô_tham_chiếu: Ô chứa dữ liệu cần kiểm tra.
• điều_kiện: So sánh độ dài chuỗi (ví dụ: >, <, =).
• giá_trị_nếu_đúng: Kết quả trả về khi điều kiện đúng.
• giá_trị_nếu_sai: Kết quả trả về khi điều kiện sai.

Hàm LEN sẽ đếm số ký tự trong ô, bao gồm chữ, số, dấu cách và ký tự đặc biệt. Hàm IF sẽ thực hiện phép so sánh và trả về giá trị tương ứng.

Ví dụ minh họa: Tại ô A1 chứa mã sản phẩm, bạn muốn kiểm tra xem mã này có hơn 5 ký tự hay không.

Bước 1: Nhập vào ô bất kỳ với công thức:

=IF(LEN(A1)>5, "Hợp lệ", "Không hợp lệ").

Trong đó:

• LEN(A1) tính số ký tự trong ô A1.
• >5 điều kiện kiểm tra độ dài lớn hơn 5 ký tự.
• IF(...) → nếu điều kiện đúng, trả về "Hợp lệ", nếu sai, trả về "Không hợp lệ".

Bước 2: Nhấn Enter

• Kết quả trả về của SP123456 là “Hợp lệ”
• Kết quả trả về của SP123 là “Không hợp lệ”

Ví dụ minh họa kết hợp hàm LEN với hàm IF

Khi làm việc với hàm LEN, bạn cần ghi nhớ một số điểm sau để tránh sai số và đảm bảo kết quả chính xác:

• LEN vẫn tính toàn bộ khoảng trắng, bao gồm cả dấu cách giữa các từ và những ký tự “vô hình” như tab hoặc xuống dòng. Vì vậy, nếu dữ liệu có nhiều khoảng trắng thừa, độ dài có thể lớn hơn bạn dự đoán.
• Hàm LEN không áp dụng trực tiếp cho dữ liệu dạng ngày hoặc giờ. Nếu muốn đếm số ký tự, bạn phải chuyển đổi giá trị ngày/giờ sang dạng văn bản (Text) trước khi sử dụng.
• Mọi ký tự đặc biệt như @, #, %, &, … đều được tính như một ký tự độc lập.
• Nếu ô dữ liệu trống hoàn toàn, hàm LEN sẽ trả về 0.
• Khi kết hợp LEN với các hàm xử lý chuỗi như TRIM hoặc SUBSTITUTE, bạn có thể loại bỏ ký tự thừa mà không làm thay đổi dữ liệu gốc, nhờ đó việc kiểm tra và làm sạch dữ liệu trở nên an toàn hơn.

Việc nắm vững hàm LEN và cách kết hợp với các hàm khác giúp bạn làm chủ quá trình xử lý và chuẩn hóa dữ liệu trong Excel. Áp dụng đúng các công thức này sẽ giúp công việc trở nên nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn. Hãy luyện tập thường xuyên để khai thác tối đa sức mạnh của Excel trong phân tích dữ liệu.

Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để biết thêm nhiều mẹo hay Excel hữu ích.

>> Sắm ngay cho mình chiếc điện thoại thông minh, máy tính bảng để phục vụ học tập Excel hiệu quả với mức giá ưu đãi tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.