11 Cách làm giảm dung lượng, tăng tốc xử lý file Excel

File Excel quá nặng dễ khiến thao tác chậm, mở file lâu và khó chia sẻ. Bài viết này hướng dẫn bạn các cách tối ưu dung lượng như xóa định dạng thừa, loại bỏ liên kết, nén hình ảnh và tinh chỉnh PivotTable để bảng tính chạy nhẹ và mượt hơn.

Hướng dẫn cách làm giảm dung lượng, tăng tốc xử lý file Excel

File Excel dễ bị chậm khi dung lượng phình ra vượt mức cần thiết. Một số tác vụ quen thuộc trong quá trình sử dụng vô tình làm bảng tính nặng hơn và khiến Excel phải tốn thời gian đọc, ghi dữ liệu.

• Ảnh minh họa kích thước lớn hoặc nhiều đối tượng đồ họa được thêm vào khiến file tăng dung lượng đáng kể, làm thao tác cuộn, lưu và mở file chậm hơn.
• Việc dùng quá nhiều màu nền, đường viền, kiểu bảng, gộp ô hoặc tô màu có điều kiện khiến Excel phải quản lý một lượng lớn thông tin định dạng, kéo theo giảm hiệu suất.
• Nhiều file có vùng dữ liệu kéo dài đến hàng cuối cùng hoặc cột cuối cùng vì người dùng từng thao tác định dạng trên những ô không dùng đến. Excel vẫn xem đây là khu vực đang được sử dụng, khiến file nặng bất thường.
• Định dạng có điều kiện tạo chồng chéo lên nhau, hoặc copy từ sheet này sang sheet khác, dẫn đến quá tải và file phản hồi chậm.
• Excel phải kiểm tra và đồng bộ các file nguồn mỗi khi mở bảng tính. Khi liên kết bị hỏng hoặc có quá nhiều nguồn dữ liệu, tốc độ xử lý giảm rõ rệt.
• Các phạm vi được đặt tên từ trước nhưng không còn sử dụng vẫn được lưu trong file, khiến Excel phải quản lý thêm dữ liệu thừa.
• Bảng Pivot lấy dữ liệu từ nguồn lớn hoặc có nhiều bản trích lọc sẽ tạo ra tệp bộ nhớ đệm (cache) nặng, làm giảm tốc độ mở và lưu file.
• Lưu file ở định dạng cũ (.xls) hoặc không dùng dạng nhị phân (.xlsb) khiến dung lượng tăng và thời gian xử lý lâu hơn.

Bước 1: Mở bảng tính bạn muốn thao tác trên Excel.

Bước 2: Khi file đã được mở, vào mục File ở góc trái màn hình.

Chọn mục File trong Excel

Bước 3: Chọn Save As để lưu thành một phiên bản mới.

Chọn Save As trong Excel để tạo bản lưu mới

Bước 4: Nhập tên mong muốn cho file trong ô đặt tên.

Bước 5: Tại phần File Format (hoặc Save as type), nhấp vào danh sách thả xuống để chọn định dạng.

Bước 6: Chọn Excel Binary Workbook (.xlsb). Đây là định dạng giúp giảm dung lượng đáng kể so với file .xlsx hoặc .xls.

Chọn định dạng Excel Binary Workbook để giảm dung lượng file

Bước 7: Nhấn Save để hoàn tất. File mới sẽ được lưu với kích thước nhỏ hơn và thường mở nhanh hơn.

Nhấn Save để hoàn tất lưu file dưới dạng .xlsb

Bước 1: Mở file Excel cần xử lý

Khởi động Excel, vào mục File → Open và chọn bảng tính bạn muốn thao tác.

Bước 2: Chọn toàn bộ các hàng trống bên dưới dữ liệu

• Tìm hàng trống đầu tiên ngay dưới vùng dữ liệu.
• Nhấp vào số thứ tự của hàng đó (không nhấp vào ô).
• Nhấn Ctrl + Shift + ↓ (Windows) hoặc Command + Shift + ↓ (Mac) để bôi chọn tất cả các hàng trống phía dưới.

Chọn toàn bộ hàng trống bên dưới dữ liệu

Bước 3: Xóa định dạng trên các hàng trống

• Vào thẻ Home (Windows) hoặc Edit (Mac).
• Nhấn Clear.
• Chọn Clear All để xóa hoàn toàn định dạng còn sót lại trên các hàng không sử dụng.

Xóa định dạng thừa ở hàng trống bằng Clear All

Bước 4: Chọn toàn bộ các cột trống bên phải dữ liệu

• Tìm cột trống đầu tiên bên phải vùng dữ liệu.
• Nhấp vào chữ cái tên cột (A, B, C…).
• Nhấn Ctrl + Shift + → (Windows) hoặc Command + Shift + → (Mac) để chọn toàn bộ cột trống.

Chọn toàn bộ cột trống bên phải dữ liệu

Bước 5: Xóa định dạng trên các cột trống

• Vào thẻ Home/Edit.
• Nhấn Clear.
• Chọn Clear All để loại bỏ toàn bộ định dạng ở những cột không dùng đến.

Xóa định dạng thừa ở các cột trống bằng Clear All

Sau khi thao tác, tất cả định dạng thừa ở hàng và cột trống đã được loại bỏ, giúp file nhẹ hơn và Excel xử lý nhanh hơn.

Bước 1: Mở file và vào thẻ Home

Khởi động Excel, mở bảng tính cần xử lý, sau đó chuyển sang thẻ Home trên thanh menu.

Bước 2: Truy cập Conditional Formatting

Trong nhóm Styles, chọn Conditional Formatting để mở các tùy chọn liên quan đến định dạng có điều kiện.

Bước 3: Xóa toàn bộ quy tắc định dạng

Chọn Clear Rules → Clear Rules from Entire Sheet để loại bỏ tất cả quy tắc định dạng có điều kiện trên sheet.

Mở Conditional Formatting và xóa toàn bộ quy tắc định dạng trong Excel

Thao tác này sẽ loại bỏ tất cả định dạng có điều kiện trên toàn bộ trang tính, giúp Excel chạy nhẹ và ổn định hơn.

Bước 1: Mở file Excel và truy cập mục Edit

Khởi động Excel, mở bảng tính cần xử lý bằng cách vào File → Open. Khi file đã mở, chọn Edit trên thanh menu để bắt đầu thao tác.

Truy cập menu Edit trong Excel trên Mac

Bước 2: Tìm và chọn toàn bộ ô trống

Trong menu Edit, chọn Find → Go To.

Mở mục Find và chọn Go To trong menu Edit

Ở cửa sổ mới xuất hiện, nhấp vào Special, sau đó chọn Blanks rồi nhấn OK.

Chọn Blanks trong Go To Special và nhấn OK

Ngay lập tức, tất cả ô trống trong vùng dữ liệu sẽ được bôi sáng.

Bước 3: Xóa định dạng của các ô trống

Quay lại menu Edit, chọn Clear, rồi nhấn Format để xoá toàn bộ định dạng đang áp dụng cho những ô trống này.

Xóa định dạng các ô trống

Bước 1: Mở bảng tính chứa hình cần giảm dung lượng

Khởi chạy Excel và mở file có các ảnh bạn muốn tối ưu.

Bước 2: Chọn công cụ nén ảnh

Nhấp vào bất kỳ hình nào trong trang tính, sau đó chuyển sang thẻ Format (hoặc Picture Format). Tiếp tục chọn Compress Pictures.

Bước 3: Thiết lập chế độ nén và áp dụng

Bỏ dấu chọn ở mục Apply only to this picture để nén toàn bộ hình trong file.

Trong phần độ phân giải, chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing, rồi nhấn OK để hoàn tất.

Sử dụng Format và Compress Pictures để nén hình trong Excel

Các data link trong Excel là những liên kết dẫn đến tệp bên ngoài, giúp cập nhật hoặc tham chiếu dữ liệu từ nguồn khác. Tuy nhiên, nếu bảng tính chứa quá nhiều liên kết dạng này, dung lượng file sẽ tăng và Excel có thể xử lý chậm hơn. Bạn nên loại bỏ những liên kết không còn sử dụng theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Mở bảng tính cần xử lý, vào thẻ Data, chọn Edit Links, sau đó chọn liên kết bạn muốn loại bỏ và nhấn Break Link.

Nhấn Break Link để xóa liên kết dữ liệu

Bước 2: Khi Excel yêu cầu xác nhận, tiếp tục nhấn Break Link lần nữa để hoàn tất việc ngắt liên kết.

Bước 1: Mở bảng tính mà bạn muốn loại bỏ Watch Window để bắt đầu thao tác.

Bước 2: Trên thanh menu, chuyển sang thẻ Formulas, sau đó chọn Watch Window để mở danh sách các ô đang được theo dõi.

Bước 3: Trong cửa sổ Watch Window, chọn mục cần xóa rồi nhấn Delete Watch.

Xóa mục theo dõi bằng Delete Watch trong Watch Window

Thao tác này sẽ gỡ bỏ toàn bộ theo dõi đã thiết lập.

Bước 1: Mở bảng tính chứa các Named Range mà bạn cần kiểm tra và xóa.

Bước 2: Trên thanh menu, vào thẻ Formulas, sau đó chọn Name Manager để xem danh sách toàn bộ các vùng được đặt tên.

Xem danh sách Named Range trong Name Manager

Bước 3: Tìm những tên đã lỗi hoặc không còn sử dụng, chọn chúng và nhấn Delete để loại bỏ.

Chọn tên lỗi và nhấn Delete trong Name Manager

Bước 4: Nhấn OK để xác nhận thao tác và hoàn tất việc xóa Named Range.

Xác nhận xóa Named Range bằng OK và đóng cửa sổ

Bên cạnh các thao tác tối ưu trực tiếp trong Excel, bạn cũng có thể sử dụng thêm những phần mềm hỗ trợ nén file chuyên dụng để làm nhẹ bảng tính. Một số công cụ thường được sử dụng gồm:

• NXPowerLite Desktop: https://neuxpower.com/nxpowerlite-desktop/
• FILEminimizer Office: https://balesio.com/fileminimizer/eng/index.php

Những ứng dụng này giúp rút gọn kích thước file nhanh và tiện, tuy nhiên bạn cần cài đặt vào máy. Một vài công cụ còn yêu cầu trả phí, vì vậy bạn nên ưu tiên thử các cách tối ưu ngay trong Excel trước. Nếu các phương pháp nội bộ không mang lại kết quả, lúc đó mới cân nhắc dùng phần mềm nén như lựa chọn cuối cùng.

Nén file Excel thành tệp ZIP có thể giúp giảm dung lượng khoảng 10% đến 15%. Cách này không làm Excel chạy nhanh hơn, nhưng lại rất hữu ích khi bạn cần gửi tài liệu qua email hoặc chia sẻ online vì kích thước tệp nhỏ hơn đáng kể. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở thư mục chứa file Excel cần nén.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào file Excel.

Bước 3: Chọn Send to (Gửi đến).

Bước 4: Chọn Compressed (zipped) folder.

Thao tác chọn Send to và tạo tệp ZIP để nén file Excel

Khi bạn tạo một PivotTable, Excel sẽ tạo kèm một Pivot Cache. Đây là bản sao của toàn bộ dữ liệu gốc mà PivotTable dùng để xử lý và hiển thị kết quả. PivotTable chỉ làm việc với Pivot Cache, không làm việc trực tiếp với nguồn dữ liệu. Vì vậy, nếu dữ liệu lớn, Pivot Cache cũng sẽ lớn theo và làm tăng dung lượng file. Trước khi lưu, việc loại bỏ dữ liệu trùng lặp hoặc không cần thiết sẽ giúp tệp nhẹ hơn.

Để giảm kích thước file mà vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc, bạn có thể tắt chức năng lưu Pivot Cache khi lưu tệp:

Bước 1: Mở file Excel có chứa PivotTable, sau đó nhấp vào một ô bất kỳ trong bảng Pivot để kích hoạt các tùy chọn của PivotTable.

Bước 2: Chọn PivotTable Options trên thanh công cụ.

Bước 3: Mở tab Data.

Bước 4: Bỏ chọn Save source data with file để Excel không lưu Pivot Cache theo tệp.

Bước 5: (Tùy chọn) Bật Refresh data when opening the file nếu bạn muốn PivotTable tự làm mới khi mở file.

Tắt lưu Pivot Cache trong PivotTable Options để giảm dung lượng file

Giảm dung lượng bảng tính không chỉ giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình sử dụng Excel. Dưới đây là những điểm nổi bật mà bạn sẽ nhận được khi tối ưu kích thước tệp:

• Giúp Excel xử lý nhanh hơn, giảm tình trạng treo hoặc phản hồi chậm.
• Dễ dàng gửi file qua email, chia sẻ online hoặc tải lên hệ thống.
• Không cần cài thêm phần mềm nén, thao tác tối ưu ngay trong Excel vẫn hiệu quả.

Tối ưu dung lượng giúp file Excel nhẹ, dễ chia sẻ và hoạt động mượt hơn trong mọi tác vụ. Bạn có thể áp dụng từng bước ở trên để cải thiện hiệu suất ngay lập tức. Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều mẹo hay khác.

Nếu bạn cần một thiết bị linh hoạt để xem, chỉnh sửa hoặc xử lý file Excel nhanh khi di chuyển, bạn có thể tham khảo các dòng điện thoại đang có tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn. Đây là lựa chọn tiện lợi cho công việc lẫn học tập hằng ngày.