Hướng dẫn cách gạch ngang chữ trong Excel cực nhanh chóng

Gạch ngang chữ trong Excel giúp bạn đánh dấu dữ liệu và theo dõi thông tin thuận tiện hơn. Bài viết này hướng dẫn chi tiết các cách gạch ngang bằng Ribbon, Format Cells, phím tắt Ctrl+5 và Conditional Formatting, đồng thời chỉ rõ cách xóa gạch ngang đúng phương pháp để bạn thao tác nhanh và chính xác.

Cách gạch ngang chữ trong Excel cực nhanh chóng

Gạch ngang chữ trong Excel là một dấu hiệu trực quan giúp người xem hiểu nhanh trạng thái của dữ liệu. Dưới đây là những lý do khiến thủ thuật này được áp dụng rộng rãi:

• Đánh dấu nội dung thay đổi: Gạch ngang giúp nhận ra ngay những phần dữ liệu đã lỗi thời hoặc không còn hiệu lực mà không cần xóa khỏi bảng.
• Quản lý checklist: Khi theo dõi tiến độ công việc, việc gạch ngang các mục đã hoàn tất giúp bạn kiểm soát danh sách rõ ràng hơn.
• Tăng độ minh bạch của báo cáo: Trong bảng tính có nhiều lớp thông tin, gạch ngang tạo ranh giới giữa dữ liệu cũ và mới để người xem dễ theo dõi.
• Làm bảng tính trông chuyên nghiệp: Kiểu hiển thị này giúp bố cục gọn gàng, dễ đọc và truyền tải ý nghĩa tốt hơn.
• Tạo phản hồi trực quan: Gạch ngang cũng có thể dùng để thông báo trạng thái một hành động, như xác nhận đã lựa chọn hoặc hoàn thành nhiệm vụ.
• Hỗ trợ quản lý dữ liệu hiệu quả: Việc dùng gạch ngang giúp bạn cải thiện cách theo dõi và trình bày thông tin, đặc biệt hữu ích khi thao tác với dữ liệu thường xuyên.

Thanh Ribbon là nơi tập trung hầu hết công cụ định dạng của Excel, vì vậy đây là cách thao tác gạch ngang nhanh và dễ tiếp cận nhất. Bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Excel và chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần áp dụng gạch ngang bằng cách nhấn chuột trái vào các ô đó.

Bước 2: Quan sát phía trên giao diện, bạn sẽ thấy hệ thống tab của Ribbon. Chọn tab Home để truy cập nhóm lệnh định dạng cơ bản.

Bước 3: Trong tab Home, tìm nhóm Font. Nhấn vào biểu tượng mở rộng ở góc dưới nhóm này để bật hộp thoại Format Cells.

Mở hộp thoại Format Cells từ tab Home

Bước 4: Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Font. Tại mục Effects, đánh dấu vào ô Strikethrough để kích hoạt chế độ gạch ngang cho chữ.

Tùy chọn Strikethrough trong thẻ Font của Format Cells

Bước 5: Nhấn OK để xác nhận. Văn bản trong ô sẽ được gạch ngang ngay lập tức.

Kết quả sau khi áp dụng gạch ngang chữ

Sau khi hoàn tất, bạn có thể kiểm tra lại các ô vừa chỉnh sửa và lưu file bằng Ctrl + S để đảm bảo thay đổi được ghi nhận.

Bạn cũng có thể áp dụng gạch ngang chữ thông qua hộp thoại Format Cells với các bước thao tác đơn giản:

Bước 1: Mở file Excel và chọn ô hoặc vùng dữ liệu muốn đánh dấu. Bạn có thể bôi đen nhiều ô nếu cần áp dụng cùng một kiểu định dạng.

Bước 2: Nhấn chuột phải tại vùng đã chọn. Một menu sẽ xuất hiện, lúc này hãy chọn Format Cells để mở bảng tùy chỉnh định dạng.

Menu chuột phải để chọn Format Cells

Bước 3: Khi cửa sổ Format Cells hiện lên, chuyển sang thẻ Font. Trong phần Effects, tích vào lựa chọn Strikethrough để kích hoạt kiểu chữ gạch ngang. Sau đó nhấn OK để xác nhận.

Tùy chọn Strikethrough trong hộp thoại Format Cells

Thao tác hoàn tất, văn bản trong ô sẽ hiển thị với đường gạch ngang như bạn mong muốn.

Gạch ngang bằng phím tắt là cách thao tác tiết kiệm thời gian, đặc biệt hữu ích khi bạn phải xử lý nhiều dữ liệu cùng lúc. Bạn có thể thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Mở file Excel và chọn ô hoặc vùng dữ liệu chứa dòng chữ cần đánh dấu. Nhấn chuột trái để xác định khu vực muốn áp dụng định dạng.

Bước 2: Khi các ô đã được chọn, nhấn tổ hợp Ctrl + 5 trên bàn phím.

Sử dụng phím tắt Ctrl + 5 để gạch ngang chữ

Ngay sau đó, văn bản trong các ô sẽ hiển thị với đường gạch ngang mà không cần mở thêm bất kỳ hộp thoại nào.

Khi xử lý những bảng dữ liệu lớn, việc tự động định dạng theo điều kiện giúp bạn nhận biết thông tin nhanh hơn. Công cụ Conditional Formatting của Excel cho phép bạn thiết lập quy tắc và áp dụng gạch ngang cho những ô thỏa mãn yêu cầu. Bạn có thể thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Mở file Excel và chọn vùng dữ liệu muốn áp dụng định dạng dựa trên điều kiện.

Bước 2: Trên thanh Ribbon, vào tab Home, tìm nhóm Styles và chọn Conditional Formatting. Tại menu xuất hiện, chọn New Rule.

Mở Conditional Formatting trên tab Home

Bước 3: Trong cửa sổ thiết lập, chọn mục Format cells that contain.

Chọn Format cells that contain trong New Rule

Bước 4: Thiết lập điều kiện theo nhu cầu. Chẳng hạn, nếu bạn muốn đánh dấu những giá trị nhỏ hơn 5, hãy chọn Cell Value, đặt điều kiện less than, rồi nhập 5.

Thiết lập điều kiện less than trong Format Rule

Bước 5: Nhấn Format, chuyển sang thẻ Font và đánh dấu vào lựa chọn Strikethrough trong phần Effects.

Bước 6: Nhấn OK để xác nhận, sau đó nhấn OK thêm lần nữa để áp dụng quy tắc.

Chọn Strikethrough khi định dạng quy tắc Conditional Formatting

Ngay khi hoàn tất, Excel sẽ tự động gạch ngang những ô đáp ứng điều kiện bạn đã đặt. Cách làm này đặc biệt hữu ích khi bạn cần lọc hoặc theo dõi dữ liệu theo tiêu chí cụ thể trong các bảng tính lớn.

Để bỏ định dạng gạch ngang trong Excel, hãy chọn ô hoặc vùng ô đang bị gạch ngang rồi nhấn Ctrl + 5. Tổ hợp phím này sẽ giúp bạn bật hoặc tắt kiểu gạch ngang một cách nhanh chóng.

Riêng những trường hợp gạch ngang được áp dụng thông qua Conditional Formatting, phím tắt sẽ không có hiệu lực. Khi đó, bạn cần vào Conditional Formatting, chọn Clear Rules, rồi chọn Clear Rules from Selected Cells để xóa quy tắc định dạng.

Xóa quy tắc Conditional Formatting bằng Clear Rules from Selected Cells

Gạch ngang chữ trong Excel giúp bạn đánh dấu thông tin rõ ràng và tối ưu cách trình bày bảng tính. Nếu muốn cập nhật thêm nhiều mẹo xử lý dữ liệu nhanh và hiệu quả, hãy theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.

Một chiếc điện thoại hoặc máy tính bảng sẽ giúp bạn mở, xem và chỉnh sửa tài liệu thuận tiện hơn. Bạn có thể xem thêm các mẫu đang bán tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.