Các thao tác cơ bản trong Excel đơn giản dành cho người mới

Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc văn phòng. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ cách khởi động, tạo workbook mới, thêm hoặc xóa worksheet đến các thao tác cơ bản như nhập liệu, ẩn nhóm hàng cột, chèn đường chéo và định dạng dữ liệu.

Hướng dẫn các thao tác cơ bản trong Excel

Tại màn hình chính của máy tính, bạn tìm biểu tượng Microsoft Excel, sau đó nhấp đúp chuột trái để khởi động ứng dụng và bắt đầu làm việc với bảng tính.

Mở Microsoft Excel trên màn hình Desktop

Bạn nhấn vào ô Type here to search (khung tìm kiếm) ở góc trái phía dưới màn hình, sau đó nhập từ khóa Excel. Khi biểu tượng Microsoft Excel xuất hiện trong danh sách kết quả, hãy bấm chọn để khởi chạy chương trình.

Mở Excel bằng ô tìm kiếm trên thanh Start

Để bắt đầu làm việc với một bảng tính mới, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn File → New.

Bước 2: Ở mục New, nhấp chọn Blank workbook để mở sổ làm việc trống.

Chọn File New để tạo workbook mới

Mẹo nhanh: Nhấn tổ hợp Ctrl + N để mở nhanh một workbook mới mà không cần qua menu.

Khi cần tạo thêm bảng tính trong cùng một workbook, bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Dùng biểu tượng “+”

Ở thanh tab phía dưới cùng của Excel (nơi hiển thị các sheet như Sheet1, Sheet2…), bạn nhấn vào biểu tượng “+” nằm bên phải để thêm một worksheet mới ngay lập tức.

Thêm worksheet mới bằng biểu tượng dấu cộng

Cách 2: Dùng menu Home

Vào tab Home → nhóm Cells → chọn Insert → chọn Insert Sheet để thêm bảng tính mới.

Thêm worksheet bằng menu Home và chọn Insert Sheet

Cách 3: Dùng menu chuột phải

Nhấn chuột phải vào tên sheet bất kỳ → chọn Insert... → chọn Worksheet → bấm OK.

Chèn worksheet qua menu chuột phải Insert Worksheet

Các cách trên đều giúp bạn thêm bảng tính mới nhanh chóng để tiếp tục nhập và xử lý dữ liệu trong cùng file Excel.

Khi cần tạo cùng lúc nhiều bảng tính trong một workbook, bạn có thể thao tác như sau:

Bước 1: Nhấn giữ phím Shift rồi chọn số lượng tab worksheet hiện có tương ứng với số bảng tính bạn muốn thêm.

Ví dụ: Nếu muốn thêm 3 worksheet mới, bạn chọn 3 tab hiện có (ví dụ Sheet1, Sheet2, Sheet3).

Bước 2: Vào tab Home → Insert → Insert Sheet để thêm mới cùng lúc nhiều worksheet.

Thêm nhiều worksheet cùng lúc trong Excel

Hoặc:

• Nhấp chuột phải vào các worksheet đã chọn → chọn Insert.
• Trong hộp thoại Insert, tại tab General, chọn Worksheet → nhấn OK.

Chọn nhiều worksheet để thêm đồng thời

Sau khi thực hiện, Excel sẽ thêm cùng lúc số lượng worksheet tương ứng ngay sau các sheet bạn đã chọn.

Khi muốn thay đổi tên của một bảng tính để dễ quản lý, bạn có thể làm như sau:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tab sheet ở phía dưới màn hình → chọn Rename.

Nhấp chuột phải vào tab sheet và chọn Rename

Bước 2: Nhập tên mới cho worksheet theo ý bạn, rồi nhấn Enter để hoàn tất.

Mẹo nhanh: Bạn cũng có thể nhấp đúp chuột trực tiếp vào tên sheet, gõ tên mới và nhấn Enter, thao tác này nhanh hơn khi cần đổi tên nhiều sheet liên tiếp.

Đổi tên worksheet và nhấn Enter để hoàn tất

Xóa một worksheet

Bước 1: Nhấp chuột phải vào tab sheet muốn xóa (ví dụ Sheet2).

Bước 2: Chọn Delete.

Ngay lập tức, worksheet đó sẽ bị xóa khỏi file Excel.

Xóa một worksheet trong Excel

Xóa nhiều worksheet cùng lúc

Bước 1: Nhấn giữ Ctrl (để chọn các sheet rời rạc) hoặc Shift (để chọn các sheet liền kề).

Bước 2: Chọn những sheet cần xóa → nhấp chuột phải vào một trong số đó → chọn Delete.

Xóa nhiều worksheet cùng lúc trong Excel

Thông thường, bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính.

Tuy nhiên, còn một cách nhanh hơn mà ít người để ý:

Hãy nhấp chuột vào ô vuông nhỏ nằm ở góc trên bên trái của bảng tính, là giao điểm giữa tiêu đề cột (A, B, C, …) và tiêu đề hàng (1, 2, 3, …).

Ngay lập tức, toàn bộ dữ liệu trong worksheet sẽ được chọn mà không cần dùng phím tắt.

Chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính Excel

Excel cho phép bạn xem nhanh các thống kê cơ bản của vùng dữ liệu mà không cần dùng hàm tính toán.

Cách thực hiện:

• Dùng chuột quét chọn toàn bộ cột hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn xem thống kê.
• Ngay sau đó, Excel sẽ tự động hiển thị kết quả thống kê ở thanh trạng thái (Status Bar) phía dưới cùng của cửa sổ làm việc.

Các thông tin hiển thị gồm có:

• Average: Giá trị trung bình của các ô chứa số.
• Count: Tổng số ô đã chọn.
• Numerical Count: Số ô có chứa giá trị số.
• Sum: Tổng của các giá trị số trong vùng chọn.
• Min: Giá trị nhỏ nhất.
• Max: Giá trị lớn nhất.

Lưu ý: Các mục như Sum, Average, Min và Max chỉ hiển thị chính xác với dữ liệu dạng số.

Xem thống kê dữ liệu nhanh trên thanh trạng thái

Tính năng AutoFill giúp bạn nhập nhanh dữ liệu lặp lại hoặc theo quy luật mà không cần gõ thủ công từng ô.

Cách thực hiện:

• Nhập giá trị đầu tiên (hoặc 2 giá trị đầu nếu là dãy có quy luật, ví dụ: 1 và 2, Thứ Hai và Thứ Ba).
• Di chuyển chuột đến góc dưới bên phải của ô – con trỏ sẽ chuyển thành dấu “+” nhỏ.
• Giữ chuột và kéo thả xuống hoặc sang phải để sao chép nội dung ban đầu.
• Nếu muốn tạo chuỗi tự động (ví dụ: 1, 2, 3… hoặc Tháng 1, Tháng 2…), giữ thêm phím Ctrl trong lúc kéo.

Tự động nhập liệu bằng tính năng AutoFill

Excel cho phép bạn nhập và hiển thị ngày tháng linh hoạt theo nhiều định dạng khác nhau, giúp bảng tính rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

Cách thực hiện:

• Nhập ngày tháng theo cấu trúc chuẩn, ví dụ: 12/11/2025 hoặc 11-12-2025.
• Chọn các ô chứa dữ liệu ngày tháng cần định dạng.
• Trên thanh công cụ, vào Home → Number → chọn mũi tên mở rộng (Format Cells).
• Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number → Date.
• Chọn kiểu hiển thị bạn muốn (ví dụ: dd/mm/yyyy, mmm dd, yyyy, hoặc Thứ, Ngày Tháng Năm).
• Nhấn OK để áp dụng.

Định dạng hiển thị ngày tháng trong Excel

Mẹo: Có thể nhấn Ctrl + ; để chèn nhanh ngày hiện tại vào ô đang chọn.

Chèn nhanh ngày hiện tại bằng phím tắt

Tính năng Group trong Excel giúp bạn gom các hàng hoặc cột có liên quan lại với nhau, sau đó có thể ẩn hoặc hiện chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột. Cách này rất hữu ích khi làm việc với bảng dữ liệu lớn, đặc biệt là báo cáo hoặc bảng thống kê nhiều phần.

Cách thực hiện:

Bước 1: Chọn các hàng hoặc cột bạn muốn gom nhóm.

Ví dụ: chọn các hàng từ 5 đến 10 hoặc các cột từ A đến D.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Data → Group (nằm trong nhóm Outline).

Excel sẽ tự động thêm dấu trừ (-) ở phía trái (nếu nhóm hàng) hoặc phía trên (nếu nhóm cột) để bạn dễ dàng thu gọn hoặc mở rộng.

Nhóm hàng hoặc cột bằng tính năng Group trong tab Data

Bước 3: Nhấp vào dấu “–” để ẩn nhóm, và “+” để hiển thị lại.

Khi làm việc với nhiều bảng tính (worksheet) trong cùng một file Excel, bạn có thể dễ dàng di chuyển qua lại giữa chúng bằng nhiều cách khác nhau:

Cách 1: Dùng chuột

• Ở thanh tab phía dưới cùng của cửa sổ Excel, bạn sẽ thấy các sheet như Sheet1, Sheet2, Sheet3…
• Nhấp trực tiếp vào tên sheet bạn muốn mở để chuyển sang bảng tính đó.

Cách 2: Dùng nút điều hướng sheet

Ở góc dưới bên trái của cửa sổ Excel (ngay trước các tab sheet), bạn sẽ thấy hai nút mũi tên nhỏ để di chuyển qua lại giữa các sheet khi danh sách bị tràn ra ngoài màn hình.

• Nhấn chuột trái để cuộn lần lượt sang trái hoặc phải.
• Nhấn chuột phải vào một trong hai nút này, Excel sẽ hiển thị danh sách toàn bộ sheet có trong file.
• Chọn sheet bạn muốn mở, Excel sẽ chuyển ngay đến bảng tính tương ứng.

Dùng nút điều hướng để chuyển qua lại giữa các bảng tính

Tính năng Transpose trong Excel cho phép bạn hoán đổi vị trí giữa hàng và cột, giúp trình bày dữ liệu gọn gàng và dễ so sánh hơn mà không cần nhập lại thủ công.

Bước 1: Chọn và sao chép vùng dữ liệu bạn muốn hoán đổi (Ctrl + C).

Bước 2: Chọn vị trí ô trống nơi bạn muốn dán dữ liệu mới.

Bước 3: Trên thanh công cụ, vào Home → Paste → Paste Special.

Chọn Paste Special để hoán đổi hàng và cột

Bước 4: Trong hộp thoại Paste Special, đánh dấu chọn ô Transpose → nhấn OK.

Đánh dấu Transpose trong Paste Special để đổi vị trí dữ liệu

Excel sẽ tự động đổi hàng thành cột và ngược lại.

Đường chéo trong ô thường được dùng để chia ô tiêu đề, ví dụ để ghi “Hàng” ở góc trên và “Cột” ở góc dưới, giúp bảng tính gọn và dễ đọc hơn.

Bước 1: Chọn ô cần kẻ đường chéo.

Bước 2: Trên thanh công cụ, vào Home → nhóm Font → biểu tượng Borders (viền ô) → chọn More Borders (hoặc Format Cells → tab Border).

Bước 3: Trong phần Border, chọn đường chéo từ góc trên trái xuống góc dưới phải (hoặc ngược lại).

Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất.

Thêm đường chéo trong ô bằng công cụ Borders

Excel sẽ thêm ngay một đường chéo chia ô làm hai phần.

Cách 1: Thêm bằng chuột

Bước 1: Bôi đen số lượng dòng hoặc cột bằng đúng số lượng bạn muốn thêm.

Ví dụ: muốn thêm 3 dòng mới, hãy chọn sẵn 3 dòng (nhấp vào số thứ tự của dòng ở bên trái).

Bước 2: Nhấp chuột phải → chọn Insert.

Thêm nhiều dòng mới bằng cách nhấn Insert

Excel sẽ tự động chèn vào 3 dòng trống phía trên (hoặc 3 cột trống bên trái) của vùng bạn đã chọn.

Cách 2: Thêm từ thanh công cụ

Bước 1: Chọn dòng hoặc cột mà bạn muốn chèn thêm.

Bước 2: Vào tab Home → nhóm Cells → Insert, sau đó chọn một trong các tùy chọn:

• Insert Sheet Rows → thêm dòng.
• Insert Sheet Columns → thêm cột.

Thêm dòng hoặc cột từ thanh công cụ Insert

Trên đây là những thao tác cơ bản giúp bạn sử dụng Excel hiệu quả hơn, từ khởi động, tạo bảng tính đến chỉnh sửa và quản lý dữ liệu. Hãy thường xuyên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều mẹo hay hữu ích.

Nếu bạn cần một thiết bị linh hoạt để xử lý bảng tính ngoài giờ làm, smartphone là lựa chọn khá thuận tiện. Tham khảo thêm các mẫu điện thoại tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để chọn sản phẩm phù hợp nhu cầu sử dụng.