Cách bật AutoSave Excel cài đặt chế độ tự động lưu file

Tính năng AutoSave Excel giúp tự động lưu thay đổi trong quá trình làm việc, tránh mất dữ liệu khi xảy ra sự cố. Việc cài đặt chế độ tự động lưu file giúp đồng bộ liên tục trên OneDrive hoặc SharePoint, đảm bảo dữ liệu luôn an toàn và cập nhật. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau.

Gợi ý cách bật AutoSave trong Excel

AutoSave là một chức năng được tích hợp trong Excel nhằm tự động lưu lại mọi thay đổi mà người dùng thực hiện trên tài liệu. Nhờ cơ chế này, bạn không cần thao tác thủ công với lệnh Ctrl + S sau mỗi lần chỉnh sửa, giúp giảm rủi ro mất dữ liệu do mất điện, treo máy hoặc sự cố hệ thống.

Khi bật AutoSave, tệp Excel sẽ được đồng bộ trực tiếp với OneDrive hoặc SharePoint Online. Mọi chỉnh sửa đều được cập nhật theo thời gian thực, cho phép người dùng truy cập cùng một phiên bản tài liệu từ các thiết bị khác nhau có kết nối Internet. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh tần suất lưu tự động, thường tính theo từng phút, để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật liên tục.

Tính năng này giúp bảo toàn tiến độ làm việc, tránh thất thoát dữ liệu và tăng hiệu quả cộng tác nhóm, đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc trực tuyến hoặc khi xử lý các dự án quan trọng. Nhờ AutoSave, bạn có thể yên tâm rằng mọi thay đổi đều được bảo lưu an toàn và có thể khôi phục khi cần.

Tính năng AutoSave chỉ khả dụng khi người dùng sử dụng Microsoft 365 hoặc các phiên bản vĩnh viễn như Office 2021/Office 2019 và tệp phải được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint. Với các phiên bản như Office 2016 hoặc khi tệp nằm trên máy tính cục bộ, tính năng AutoSave sẽ không hoạt động hoặc chỉ có dạng lưu tự động giới hạn

Tính năng AutoSave trong Excel giúp tự động lưu file

Bước 1: Mở Microsoft Excel và khởi tạo một bảng tính mới hoặc mở tệp hiện có mà bạn muốn kích hoạt chế độ tự động lưu.

Bước 2: Truy cập menu File ở góc trên bên trái, sau đó chọn Options để mở cửa sổ thiết lập.

Mở tab File và chọn Options để thiết lập AutoSave trong Excel

Bước 3: Trong bảng tùy chọn, chọn mục Save. Tại đây, đánh dấu vào ô AutoSave files stored in the Cloud by default in Excel để bật tính năng tự động lưu.

Bạn cũng có thể điều chỉnh tần suất lưu bằng cách chọn khoảng thời gian mong muốn trong phần Save AutoRecover information every.

Chọn tần suất tự động lưu trong mục Save AutoRecover information every

Bước 4: Nhấn OK để lưu thiết lập. Từ giờ, Excel sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào OneDrive hoặc SharePoint theo khoảng thời gian đã cài đặt, đảm bảo mọi thay đổi luôn được bảo toàn và đồng bộ.

Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: Tùy chọn này giúp Excel tự động giữ lại bản khôi phục gần nhất khi bạn vô tình thoát mà chưa lưu. Nhờ đó, các thay đổi trong khoảng thời gian giữa các lần AutoSave (thường 10 phút) vẫn được bảo toàn, giúp dễ dàng khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

Tùy chọn giúp Excel tự động giữ bản khôi phục gần nhất khi chưa lưu

AutoRecover file location: Đây là thư mục nơi Excel tự động lưu các tệp tạm thời khi bạn chưa kịp lưu thủ công. Tính năng này giúp khôi phục dữ liệu nếu chương trình bị tắt đột ngột. Người dùng có thể thay đổi vị trí lưu trong cài đặt, tuy nhiên trong một số hệ thống, quyền này chỉ dành cho quản trị viên.

Vị trí lưu file AutoRecover trong Excel giúp khôi phục dữ liệu tạm

Giữa Auto Save và Auto Recover có sự khác biệt về chức năng và cách thức hoạt động khi bạn làm việc với Excel. Dưới đây là những điểm khác nhau giữa hai tính năng này:

• Auto Save tự động lưu các thay đổi trong tệp ngay lập tức khi bạn làm việc, giúp bạn không cần phải nhấn “Save” nữa.
• Auto Recover tự động lưu bản sao dự phòng, giúp bạn khôi phục khi có sự cố.

Khi bật AutoSave trong Excel, người dùng sẽ luôn đảm bảo dữ liệu được cập nhật và bảo vệ an toàn, tuy nhiên cần lưu ý:

• Các chỉnh sửa được lưu ngay lập tức, không thể hoàn tác bằng cách đóng tệp mà chưa lưu như trước đây.
• Nếu muốn lưu một phiên bản khác để thử nghiệm hoặc sao lưu, hãy chọn File → Save a Copy thay vì Save As.
• Khi AutoSave được bật, tệp sẽ được đồng bộ hóa liên tục, nên cần đảm bảo kết nối Internet ổn định để tránh lỗi lưu trữ hoặc xung đột phiên bản.

Những lưu ý quan trọng khi bật và sử dụng tính năng AutoSave Excel

AutoSave có thể bị tắt trong một số trường hợp nhất định. Nếu bạn mở tệp Excel trực tiếp từ File Explorer, Finder hoặc từ danh sách tệp gần đây trên thanh tác vụ, tính năng này sẽ không tự động bật. Để kích hoạt AutoSave, bạn cần mở hoặc lưu lại tệp từ bên trong ứng dụng Microsoft 365.

Ngoài ra, trong một số hệ thống, AutoSave có thể bị vô hiệu hóa đối với các tệp có dung lượng lớn hoặc được lưu trữ trên SharePoint do giới hạn thiết lập quản trị. Việc đóng và mở lại tệp trực tiếp trong ứng dụng Excel thường sẽ giúp khôi phục hoạt động của AutoSave.

Trong một số trường hợp, AutoSave có thể vẫn bị tắt dù bạn đã mở tệp từ OneDrive trong ứng dụng Microsoft 365. Nguyên nhân thường do cài đặt AutoSave bị vô hiệu hóa cho một số loại tệp, đặc biệt là tệp có dung lượng lớn hoặc tệp được lưu trữ trên SharePoint.

Để kiểm tra và bật lại tính năng này:

• Vào File → Options → Save.
• Đảm bảo đã đánh dấu chọn ô “AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default”.

Sau khi xác nhận, AutoSave sẽ hoạt động bình thường, giúp Excel tự động lưu dữ liệu trong thời gian thực khi bạn làm việc trực tuyến.

Việc bật AutoSave trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp người dùng an tâm hơn khi làm việc với các tệp dữ liệu quan trọng. Nhờ cơ chế lưu tự động và khả năng khôi phục linh hoạt, bạn có thể giảm thiểu tối đa rủi ro mất thông tin. Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều mẹo tin học hữu ích.

Để tiện theo dõi và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, bạn có thể cân nhắc sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng. Tham khảo ngay các mẫu thiết bị chính hãng tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn.