Proposal là gì? Hướng dẫn cách viết Proposal hiệu quả

Việc viết một Proposal hiệu quả đòi hỏi sự rõ ràng, logic và nhấn mạnh vào lợi ích mà người nhận có thể đạt được. Cho dù mục tiêu của Proposal là đảm bảo nguồn tài trợ quan trọng hay để được trở thành cộng tác viên trong một dự án lớn thì đều cần phải đủ thuyết phục để gây ấn tượng với người đọc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Proposal là gì và hướng dẫn cách viết ấn tượng.

Proposal (đề xuất) là một tài liệu hoặc bản trình bày chi tiết về kế hoạch, ý tưởng hoặc dự án, nhằm thuyết phục người nhận (như đối tác, nhà đầu tư hoặc cấp quản lý) đồng ý hoặc phê duyệt. 

Mục tiêu của Proposal là cung cấp thông tin rõ ràng, thuyết phục người xem về lợi ích và khả năng thực hiện của kế hoạch, từ đó nhận được sự chấp thuận hoặc tài trợ. Proposal được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, nghiên cứu, giáo dục và tổ chức sự kiện.

Proposal thường được trình bày qua Excel, Word và PowerPoint với nhiều mục đích như:

• Proposal trình bày qua Word: Thích hợp cho việc trình bày chi tiết nội dung và giải thích kỹ lưỡng.

• Proposal trình bày qua Excel: Phù hợp khi cần phân tích số liệu và quản lý ngân sách.

• Proposal trình bày qua PowerPoint: Là công cụ lý tưởng để thuyết trình và trình bày Proposal một cách trực quan và ngắn gọn. 

Proposal là một tài liệu trình bày kế hoạch, dự án nhằm thuyết phục nhà đầu tư, đối tác

Khi viết proposal việc trả lời rõ ràng các câu hỏi What, Why, Who, When, Where, How sẽ giúp bạn tạo ra một tài liệu có cấu trúc chặt chẽ, dễ hiểu và thuyết phục hơn. Đây là phương pháp hữu ích giúp bạn đi sâu vào từng khía cạnh của dự án và mang lại thông tin đầy đủ cho khách hàng hoặc đối tác. 

• What: Dự án là gì? Cung cấp cái nhìn tổng quan về bản chất và phạm vi dự án.

• Why: Tại sao dự án cần thực hiện? Chứng minh tính cấp thiết và lợi ích dài hạn khi thực hiện đề xuất.

• Who: Ai sẽ thực hiện dự án? Xây dựng lòng tin và cho thấy rằng dự án sẽ được thực hiện bởi những người có chuyên môn cao.

• When: Khi nào dự án bắt đầu và hoàn thành? Đảm bảo khách hàng nắm rõ tiến trình và cam kết về thời gian hoàn thành. 

• Where: Dự án sẽ diễn ra ở đâu? Cung cấp chi tiết về kênh hoặc địa điểm sẽ triển khai dự án, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi.

• How: Dự án sẽ thực hiện như thế nào? Giúp khách hàng hiểu cụ thể về các bước hành động và cách giải pháp sẽ giải quyết vấn đề. 

Proposal là một tài liệu quan trọng được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhằm đề xuất ý tưởng, kế hoạch hoặc dự án cho khách hàng hoặc đối tác. Tùy vào mục tiêu và đối tượng mà proposal có thể được chia thành nhiều loại khác nhau. Dưới đây là các loại proposal phổ biến cùng ứng dụng của chúng:

• Proposal phát hành sách: Là tài liệu được tác giả hoặc đại diện của tác giả sử dụng để giới thiệu tác phẩm đến các nhà xuất bản hoặc nhà phát hàng sách. Mục tiêu của proposal là cung cấp một cái nhìn tổng quan về nội dung sách, tiềm năng thị trường và lý do tại sao nhà xuất bản nên đầu tư vào việc phát hành tác phẩm này. 

• Proposal nghiên cứu: Là văn bản mô tả chi tiết về một kế hoạch nghiên cứu dự kiến bao gồm mục tiêu, phương pháp, lý do và những gì mà nghiên cứu sẽ đạt được. Một đề xuất nghiên cứu thường được yêu cầu trong các dự án học thuật, nghiên cứu cấp cao hoặc khi xin tài trợ nghiên cứu.

• Proposal kinh doanh: Là tài liệu chính thức nhằm thuyết phục người nhận (nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng, đối tác) tham gia hoặc đầu tư vào một dự án hoặc ý tưởng kinh doanh. Mục tiêu chính của proposal kinh doanh là giải thích rõ ràng và thuyết phục về tiềm năng của dự án kinh doanh, từ đó thu hút sự ủng hộ hoặc đầu tư. 

Proposal kinh doanh là một trong những loại proposal phổ biến.

Viết một proposal chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi sự rõ ràng, chi tiết mà còn cần tạo ấn tượng với đối tác hoặc khách hàng. Một cấu trúc bài bản sẽ giúp bạn trình bày đề xuất dễ hiểu, có hệ thống và tập trung vào những điểm mấu chốt. Dưới đây là cấu trúc tiêu chuẩn của một proposal hiệu quả với 4 phần chính.

Phần mở đầu của proposal là phần giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp, dự án và mục tiêu mà bạn muốn đạt được. Đây là cơ hội để cung cấp cái nhìn sơ lược về lý do tại sao bạn đang gửi proposal và bối cảnh dự án. 

Nội dung chính:

• Thông tin về doanh nghiệp hoặc cá nhân: Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và sứ mệnh của bạn.

• Tóm tắt mục tiêu của proposal: Đề cập đến vấn đề hoặc nhu cầu mà bạn đang giải quyết thông qua dự án.

• Giới thiệu ngắn gọn về dự án: Tóm tắt về nội dung dự án bạn đề xuất. Phần này chỉ nên ngắn gọn để thu hút sự chú ý, sau đó sẽ mô tả chi tiết ở phần sau.  

Phần này nhấn mạnh vào nhu cầu và lợi ích của đối tác hoặc khách hàng. Việc đặt đối tác làm trọng tâm giúp khách hàng cảm thấy bạn hiểu rõ vấn đề của họ và đã xây dựng giải pháp phù hợp. 

Nội dung chính:

• Xác định nhu cầu của khách hàng: Đánh giá kỹ lưỡng tình trạng hiện tại, vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.

• Tập trung vào giải pháp cho khách hàng: Đề xuất những phương án cụ thể mà bạn cung cấp sẽ mang lại giá trị trực tiếp cho khách hàng, giải quyết nhu cầu hoặc thách thức mà họ đối mặt.

• Lợi ích cho đối tác, khách hàng: Giải thích rõ lợi ích mà khách hàng sẽ nhận được từ dự án. Lợi ích này có thể là về doanh thu, sự phát triển thương hiệu hoặc cải thiện hiệu suất. 

Xây dựng chiến lược lấy khách hàng làm trọng tâm

Đây là phần bạn cung cấp chi tiết về dự án hoặc dịch vụ mà bạn đề xuất. Ở phần này, bạn sẽ đi sâu vào các bước thực hiện, quy trình và phương pháp tiếp cận. Điều này nhằm cung cấp kế hoạch hành động rõ ràng và chi tiết, giúp khách hàng thấy được lộ trình thực hiện và kết quả kỳ vọng.

Nội dung chính:

• Mô tả chi tiết giải pháp: Đưa ra kế hoạch hoặc quy trình cụ thể mà bạn sẽ thực hiện. Bao gồm các bước triển khai và công nghệ hoặc phương pháp được sử dụng.

• Lộ trình thực hiện: Cung cấp một timeline chi tiết với các mốc thời gian cụ thể, giúp khách hàng nắm rõ tiến trình dự án.

• Ngân sách: Nêu rõ chi phí dự kiến cho toàn bộ dự án, bao gồm chi phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác (nếu có).

• Kết quả mong đợi: Đưa ra mục tiêu và kết quả dự kiến khi hoàn thành dự án.

Phần này là cơ hội để bạn thể hiện năng lực và chuyên môn của mình, giúp khách hàng yên tâm rằng bạn là lựa chọn tốt nhất để thực hiện dự án.

Nội dung chính:

• Kinh nghiệm trong lĩnh vực: Nêu rõ bạn có bao nhiêu năm kinh nghiệm và đã thực hiện bao nhiêu dự án tương tự thành công.

• Đội ngũ chuyên gia: Giới thiệu đội ngũ thực hiện dự án, trình độ và năng lực của họ.

• Các dự án thành công: Đưa ra các case study cụ thể hoặc những kết quả mà bạn đạt được cho khách hàng trước đây. 

• Nhận xét từ khách hàng: Nếu có, bạn có thể đưa vào những đánh giá hoặc phản hồi tích cực từ các khách hàng cũ để tăng độ tin cậy. 

Dưới đây là một template proposal cơ bản giúp bạn dễ dàng trình bày dự án, dịch vụ hoặc ý tưởng với đối tác hoặc khách hàng một cách chuyên nghiệp và rõ ràng. Template này có thể áp dụng cho nhiều loại dự án khác nhau như kinh doanh, tiếp thị, phát hành sách, SEO, hoặc dự án đầu tư.

• Overview: Giải thích ngắn về mục đích của dự án hoặc đề xuất. Điều này có thể bao gồm thông tin về bối cảnh, lý do cần thực hiện dự án và những gì dự án sẽ mang lại.

• Goals: Đặt khách hàng là trọng tâm, các mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hàn. Đảm bảo rằng mục tiêu đề ra là Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và Thời hạn.

• Specifications: Liệt kê các thành phần cụ thể của dự án bao gồm các yếu tố kỹ thuật, yêu cầu công nghệ hoặc dịch vụ cần cung cấp. Nêu rõ chi phí dự kiến cho từng hạng mục và tổng ngân sách của dự án. 

• Milestones: Đưa ra cột mốc thời gian rõ ràng cho từng bước, từ khâu khởi đầu đến khi dự án hoàn thành. Nêu rõ những sản phẩm hoặc kết quả cụ thể sẽ được giao tại từng cột mốc. 

Để viết một proposal hiệu quả, bạn cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, có cấu trúc, và thuyết phục. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để viết proposal với các phần quan trọng:

Ngắn gọn và chính xác: Phần tóm tắt dự án nên mô tả ngắn gọn về mục đích, quy mô và lý do của dự án. Hãy làm nổi bật những điểm chính mà người nhận cần biết ngay từ đầu.

Trình bày tổng quan về vấn đề và giải pháp: Tóm lược vấn đề bạn đang giải quyết và giải pháp mà bạn đề xuất để khắc phục vấn đề đó.

Mục tiêu chính của dự án: Trình bày mục tiêu cụ thể của dự án một cách dễ hiểu.

Trình bày rõ ràng vấn đề: Giải thích chi tiết về vấn đề hiện tại mà dự án sẽ giải quyết. Bạn có thể sử dụng số liệu, dữ liệu hoặc dẫn chứng thực tế để làm rõ vấn đề.

Ảnh hưởng của vấn đề: Nêu rõ tại sao vấn đề này lại quan trọng và tác động tiêu cực của nó đến doanh nghiệp, khách hàng hoặc đối tượng liên quan.

Phân tích bối cảnh: Đưa ra thông tin về thị trường, khách hàng hoặc môi trường liên quan đến vấn đề để người đọc hiểu rõ tình hình.

Giải thích vấn đề rõ ràng giúp tăng thiện cảm với khách hàng

Giới thiệu giải pháp của bạn: Trình bày rõ ràng giải pháp bạn đề xuất để giải quyết vấn đề đã nêu. Giải pháp có thể là một sản phẩm, dịch vụ, hay dự án cụ thể.

Phân tích lợi ích: Giải thích lợi ích của giải pháp, tập trung vào các yếu tố như cải thiện hiệu suất, giảm chi phí, hoặc tăng cường trải nghiệm người dùng.

Điểm khác biệt: Nêu bật sự khác biệt của giải pháp này so với các phương án khác, bao gồm các yếu tố như công nghệ mới, chiến lược độc đáo hoặc phương pháp tiếp cận tối ưu.

Liệt kê các sản phẩm bàn giao: Cung cấp danh sách các sản phẩm cụ thể mà dự án sẽ cung cấp. Các sản phẩm bàn giao có thể bao gồm ứng dụng, báo cáo, dịch vụ, hoặc bất kỳ kết quả nào khác mà dự án sẽ tạo ra.

Mục tiêu cụ thể: Đặt ra các mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được thông qua dự án. Những mục tiêu này nên được mô tả theo mô hình SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế, và Có thời hạn).

Nguồn lực cần thiết: Xác định các nguồn lực cần có để triển khai dự án, bao gồm nhân sự, công nghệ, thiết bị, và tài chính. Đảm bảo rằng bạn xác định rõ các nguồn lực quan trọng cho thành công của dự án.

Ngân sách dự kiến: Trình bày chi tiết về chi phí cho các hạng mục, bao gồm chi phí phát triển, vận hành, tiếp thị, và bất kỳ chi phí nào khác. Bạn có thể chia ngân sách thành các mục như chi phí nhân sự, phần mềm, và chi phí vật liệu.

Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi làm proposal, cùng với mô tả chi tiết về từng lỗi và cách khắc phục:

Nếu phần mở đầu của proposal không hấp dẫn hoặc thiếu sức thu hút, khách hàng có thể nhanh chóng mất hứng thú. Một proposal dài dòng, thiếu tính trực quan và không có điểm nhấn sẽ khiến người đọc không muốn tiếp tục.

Cách khắc phục:

• Bắt đầu với một câu chuyện hấp dẫn, dữ liệu số liệu ấn tượng hoặc câu hỏi gợi ý để thu hút sự chú ý.

• Sử dụng các yếu tố trực quan như hình ảnh, biểu đồ, và định dạng văn bản hợp lý để làm nổi bật các thông tin quan trọng.

Mặc dù việc trình bày năng lực chuyên môn là cần thiết, nhưng nếu quá chú trọng vào điều này mà không kết nối với nhu cầu và lợi ích của khách hàng, proposal có thể trở nên nhàm chán và thiếu giá trị.

Cách khắc phục:

• Đặt mình vào vị trí của khách hàng và làm rõ cách mà năng lực của công ty bạn có thể giúp họ giải quyết vấn đề cụ thể.

• Chia sẻ các dự án thành công tương tự và kết quả mà bạn đã đạt được để tạo sự tin tưởng mà không cần phải quá dài dòng.

Nếu vấn đề mà dự án đề xuất không được làm nổi bật, người đọc có thể không hiểu tầm quan trọng của nó và lý do cần giải quyết. Cấu trúc proposal không rõ ràng cũng làm giảm khả năng truyền đạt thông điệp.

Cách khắc phục:

• Dùng các tiêu đề rõ ràng và logic, chia nhỏ thông tin thành các phần dễ theo dõi.

• Sử dụng các biểu đồ, số liệu, hoặc ví dụ thực tế để minh họa cho vấn đề một cách cụ thể và dễ hiểu.

Trong lúc làm proposal nên làm nổi bật vấn đề và cấu trúc để người xem dễ hiểu.

Ngân sách không thực tế có thể khiến khách hàng nghi ngờ về khả năng thực hiện của dự án. Nếu không giải trình rõ ràng cho từng khoản chi, người đọc có thể không thấy giá trị hoặc lý do hợp lý cho chi phí.

Cách khắc phục:

• Đưa ra các số liệu cụ thể và chi tiết cho từng khoản chi, kèm theo lý do cho mỗi khoản.

• So sánh ngân sách của bạn với các dự án tương tự hoặc ngành công nghiệp để làm nổi bật tính hợp lý của chi phí.

KPI không thực tế có thể làm giảm độ tin cậy của proposal. Nếu các chỉ tiêu này không khả thi hoặc không có cơ sở thực tế, điều này có thể gây thất vọng cho khách hàng sau khi dự án hoàn thành.

Cách khắc phục:

• Đảm bảo rằng các KPI được đặt ra là cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn.

• Căn cứ vào dữ liệu lịch sử hoặc các dự án tương tự để xác định KPI khả thi, và nêu rõ cách bạn sẽ theo dõi và đánh giá các chỉ số này trong suốt quá trình dự án.

Dưới đây là danh sách các mẫu proposal chuyên nghiệp từ những nguồn nổi tiếng mà bạn có thể tham khảo:

Canva cung cấp nhiều mẫu proposal miễn phí và dễ tùy chỉnh, phù hợp cho nhiều loại hình dự án khác nhau, từ kinh doanh, giáo dục cho đến phi lợi nhuận. Với giao diện kéo và thả, bạn có thể dễ dàng thêm hình ảnh, biểu đồ, và văn bản.

HubSpot cung cấp một số mẫu proposal miễn phí có sẵn trong định dạng Word và PDF. Các mẫu này được thiết kế để dễ dàng tùy chỉnh và bao gồm nhiều phần thiết yếu như tóm tắt, mục tiêu, và ngân sách.

Freepik có một bộ sưu tập phong phú các mẫu proposal đa dạng, từ đơn giản đến phức tạp. Bạn có thể tìm thấy các mẫu đẹp nhất phù hợp với nhiều ngành nghề và mục đích khác nhau. Một số mẫu có thể yêu cầu bạn có tài khoản Premium để tải về.

Better Proposals cung cấp nhiều mẫu proposal chuyên nghiệp và dễ dàng tùy chỉnh. Nền tảng này cho phép bạn tạo proposal trực tuyến với tính năng theo dõi và báo cáo giúp bạn biết khi nào khách hàng mở và xem proposal của bạn.

Better Proposals là nơi cung cấp cho bạn nhiều cách làm proposal chuyên nghiệp

Proposify là một công cụ mạnh mẽ cho việc tạo proposal trực tuyến với nhiều mẫu sẵn có và có tính năng tùy chỉnh linh hoạt. Nó cũng cung cấp các công cụ theo dõi để bạn biết được phản hồi từ khách hàng.

Qwilr cho phép bạn tạo proposal đẹp mắt với tính năng tùy chỉnh dễ dàng. Các mẫu của Qwilr có tính tương tác cao và có thể được chia sẻ qua liên kết trực tiếp, giúp bạn tạo ấn tượng với khách hàng. 

Trên đây là định nghĩa cơ bản Proposal là gì cũng như cách viết proposal ấn tượng cho người mới bắt đầu. Việc hiểu rõ cấu trúc và cách làm proposal hiệu quả sẽ giúp bạn tăng khả năng thành công trong các dự án kinh doanh.