Hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion: Trợ lý ảo thông minh cho cuộc họp hiệu quả

Trong hội nghị Zoomtopia 2025 vừa qua, Zoom đã chính thức công bố phiên bản nâng cấp của trợ lý ảo AI Companion – phiên bản 3.0, đánh dấu bước tiến mới với công nghệ agentic AI tiên tiến. Trong bài viết này, Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn sẽ hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion để giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion

Zoom AI Companion là trợ lý ảo dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn trong nền tảng Zoom Workplace, được thiết kế để hỗ trợ người dùng trong các hoạt động họp hành và làm việc nhóm. Ra mắt lần đầu năm 2023, tính năng này đã phát triển mạnh mẽ. Tại Zoomtopia 2025, Zoom giới thiệu phiên bản 3.0 với các cải tiến agentic AI – cho phép AI không chỉ hỗ trợ thụ động mà còn chủ động suy luận, ghi nhớ ngữ cảnh và thực hiện hành động tự động.

Zoom AI Companion là trợ lý ảo dựa trên trí tuệ nhân tạo

Cụ thể, Zoom AI Companion có thể tóm tắt cuộc họp, trích xuất điểm chính, gợi ý hành động tiếp theo, trả lời câu hỏi về nội dung họp, tạo nội dung whiteboard tự động và thậm chí hỗ trợ ghi chép từ các nền tảng bên thứ ba như Microsoft Teams hay Google Meet. Ngoài ra, tính năng avatar AI siêu thực cũng gây ấn tượng mạnh nhờ khả năng mô phỏng lại biểu cảm và hành động của người dùng qua video.

Để bắt đầu hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion, bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản. Trước hết, tài khoản Zoom phải thuộc gói trả phí như Pro, Business hoặc Enterprise – tính năng không khả dụng cho tài khoản miễn phí. Thứ hai, phiên bản ứng dụng Zoom phải cập nhật ít nhất 5.16.0 trở lên trên desktop, mobile hoặc web.

Yêu cầu để sử dụng Zoom AI Companion

Admin tài khoản cần kích hoạt tính năng qua Cài đặt (Settings) > AI Companion, vì mặc định tất cả các tính năng đều bị tắt để đảm bảo quyền riêng tư. Người dùng cá nhân có thể bật/tắt từng tính năng riêng lẻ sau khi admin cho phép. Lưu ý, không sử dụng trong các cuộc họp chứa thông tin nhạy cảm như dữ liệu y tế hoặc tài chính cao cấp mà không có sự đồng ý từ tất cả người tham gia.

Sau khi đáp ứng yêu cầu, bạn có thể dễ dàng áp dụng hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion trong các cuộc họp hàng ngày. Dưới đây là các bước chi tiết, tập trung vào tính năng tóm tắt – một trong những công cụ mạnh mẽ nhất của phiên bản 3.0:

Tính năng Zoom AI Companion chỉ bắt đầu hoạt động khi chủ trì cuộc họp nhấn Bắt đầu tóm tắt.  Bạn có thể đặt tự động khởi động tóm tắt tất cả cuộc họp qua Cài đặt > AI Companion > Meeting Summary. Người tham gia sẽ được thông báo khi tính năng hoạt động và chỉ host mới có quyền chia sẻ tóm tắt để đảm bảo kiểm soát dữ liệu.

Chủ họp kích hoạt Tính năng Zoom AI Companion

Nếu chủ trì chưa bật tóm tắt cuộc họp, đồng chủ trì hoặc người tham gia có thể yêu cầu bật tính năng này. Đối với các tài khoản Pro và tài khoản Business trở lên, Admin sẽ nhận được lời nhắc để bật tính năng Tóm tắt cuộc họp.

Chủ sở hữu tài khoản và quản trị viên (admin) có quyền tắt  AI Companion. Sau khi cuộc họp kết thúc, bản tóm tắt sẽ được gửi đến những người tham gia cuộc họp đã được cấp quyền truy cập. Bạn có thể tắt AI Companion bằng cách nhấn vào Quản lý tài khoản (Account Management) → Cài đặt tài khoản (Account Settings) → AI Companion → Tắt tùy chọn Meeting summary with AI Companion.

Tắt tóm tắt cuộc họp trong tùy chọn AI Companion

Ngoài ra bạn cũng có thể thiết lập các tùy chọn như Tự động bật tóm tắt cuộc họp khi cuộc họp bắt đầu, gửi thông báo qua email khi chia sẻ tóm tắt, Hạn chế người dùng chia sẻ bản tóm tắt ra bên ngoài tổ chức tùy theo nhu cầu tóm tắt cuộc họp của mình.

Sau họp, tóm tắt sẽ xuất hiện trong chat Zoom hoặc email (nếu bật). Nhấp vào để xem chi tiết: bullet points chính, hành động, người chịu trách nhiệm và liên kết ghi âm. Bạn có thể chỉnh sửa, xuất file PDF hoặc tích hợp với công cụ như Google Docs. Trong AI Companion 3.0, tính năng này hỗ trợ đa ngôn ngữ (hơn 30 ngôn ngữ) và phân tích sâu hơn, như gợi ý lịch theo dõi.

Quản lý tóm tắt là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và bảo mật. Sau khi tạo, truy cập qua Zoom Web Portal → Meetings → Recorded → chọn cuộc họp → AI Companion Summary. Tại đây, bạn có thể chia sẻ, chỉnh sửa nội dung, xóa hành động không cần thiết hoặc đặt nhắc nhở tự động cho các nhiệm vụ. Để bảo mật, thiết lập quyền chia sẻ chỉ với người được chỉ định và xóa tóm tắt sau 30 ngày nếu không cần. Phiên bản 3.0 còn cho phép AI tự động cập nhật tóm tắt dựa trên tiến độ công việc từ các nền tảng liên kết, giúp quản lý dễ dàng hơn.

Hy vọng với bài viết hướng dẫn sử dụng Zoom AI Companion mà Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn vừa mang đến không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng tầm hiệu quả họp hành trong kỷ nguyên AI. Với phiên bản 3.0 từ Zoomtopia 2025, đây chính là công cụ không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp. Hãy áp dụng ngay để trải nghiệm sự khác biệt!

Để tham gia các cuộc họp Zoom mượt mà hơn với thiết bị chất lượng cao, hãy ghé ngay Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để mua điện thoại, máy tinh bảng với mức giá ưu đãi ngay hôm nay.