7 Cách đánh số thứ tự tự động trong Excel cực đơn giản

Thay vì đánh số thứ tự thủ công cho từng dòng dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể để Excel tự động tạo dãy số chỉ với vài thao tác đơn giản. Việc tận dụng các công cụ và hàm có sẵn giúp bảng tính gọn gàng hơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót khi xử lý nhiều dòng dữ liệu. Bài viết dưới đây tổng hợp những cách đánh số thứ tự tự động hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng ngay.

Tổng hợp các cách đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Nhập hai số liên tiếp vào hai ô liền kề trong vùng bạn muốn tạo số thứ tự tự động.

Ví dụ: Để tạo cột STT, bạn nhập 1 vào ô A2 và 2 vào ô A3. Hai số này giúp Excel nhận biết quy luật tăng dần.

Nhập hai số đầu tiên để tạo dãy số tự động

Bước 2: Chọn cả hai ô A2 và A3, rồi đưa chuột đến góc dưới bên phải của ô A3 cho đến khi hiện dấu cộng. Nhấn giữ và kéo xuống toàn bộ phạm vi cần đánh số.

Kéo chốt điền để mở rộng số thứ tự trong cột

Bước 1: Nhập số thứ tự bắt đầu vào ô đầu tiên của hàng hoặc cột cần tạo dãy. Ở ô kế tiếp, nhập công thức: = "ô chứa số bắt đầu" + x

Trong đó x là khoảng tăng giữa hai số liên tiếp.

Ví dụ: Nếu bắt đầu từ 1 và muốn tạo dãy 1, 2, 3…, bạn đặt x = 1. Nếu muốn dãy 1, 3, 5…, hãy đặt x = 2.

​​Nhập công thức A2+1 để tạo số kế tiếp

Bước 2: Sau khi nhập công thức và nhấn Enter, hãy đưa chuột đến góc dưới bên phải của ô chứa công thức để xuất hiện dấu cộng. Giữ và kéo xuống (hoặc kéo sang phải) đến hết vùng cần đánh số.

Kéo công thức xuống để hoàn thành dãy số

Bước 1: Chọn ô đầu tiên trong vùng mà bạn muốn tạo dãy số thứ tự.

Bước 2: Nhập công thức: =SEQUENCE(số_hàng_cần_tạo)

Bước 3: Nhấn Enter để Excel tự động tạo dãy số theo số lượng hàng bạn đã chỉ định.

Tạo dãy số nhanh bằng hàm SEQUENCE

Bước 1: Nhập số bắt đầu vào ô đầu tiên, sau đó vào thẻ Home → Chọn Fill → Series.

(Với Excel phiên bản cũ trước 2016, thao tác nằm trong Editing → Fill → Series.)

Mở công cụ Series từ thẻ Home

Khi hộp thoại Series mở ra, thiết lập các thông tin sau:

• Series in: Xác định dãy số chạy theo hàng (Rows) hoặc cột (Columns).
• Type: Lựa chọn kiểu tạo dãy phù hợp:
• Linear: Tăng đều theo bước nhảy.
• Growth: Tạo dãy theo cấp số nhân.
• Date: Tạo dãy theo ngày tháng (hiển thị thêm mục Date Unit).
• AutoFill: Excel tự nhận diện quy luật.
• Step value: Nhập khoảng tăng giữa hai giá trị.
• Stop value: Ghi giá trị cuối cùng của dãy.

Bước 2: Nhấn OK để Excel tạo dãy số theo cấu hình bạn đã thiết lập.

Excel tự điền dãy số sau khi thiết lập Series

Cú pháp sử dụng: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false, SUBTOTAL(function_num, ref1,...))

Giải thích:

• logical_test: Điều kiện kiểm tra trong hàm IF.
• value_if_true: Giá trị trả về khi điều kiện đúng.
• value_if_false: Giá trị trả về khi điều kiện sai.
• function_num: Mã lệnh tương ứng với loại phép tính trong SUBTOTAL (ví dụ: số 3 đại diện cho COUNTA - đếm các ô không trống).
• ref1,...: Vùng dữ liệu cần tính.

Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng danh sách trong đó có những hàng để trống. Bạn cần đánh lại số thứ tự cho các mặt hàng có dữ liệu, bỏ qua những dòng rỗng.

Bước 1: Tại ô cần đánh số, nhập công thức: =IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Giải thích cách hoạt động

SUBTOTAL(3, $B$2:B2):

• Số 3 biểu thị chức năng COUNTA – dùng để đếm số ô có nội dung.
• Vùng $B$2:B2 là phạm vi đếm; ô B2 được cố định để đảm bảo công thức hoạt động chính xác khi sao chép xuống.

IF(B2="","", ... ):

• Nếu ô B2 trống → Trả về rỗng, không hiển thị số thứ tự.
• Nếu ô B2 có dữ liệu → Thực hiện SUBTOTAL để tạo số thứ tự theo số lượng dòng có dữ liệu tính từ B2 trở đi.

Tạo số thứ tự có điều kiện bằng hàm IF và SUBTOTAL

Bước 2: Nhấn Enter để thực hiện cú pháp. Sau đó, đưa chuột vào góc dưới bên phải ô vừa nhập công thức, khi xuất hiện dấu cộng, kéo xuống hết phạm vi cần tạo số thứ tự. Excel sẽ tự điền số cho các dòng có dữ liệu và bỏ qua dòng trống.

Bước 1: Nhập công thức =ROW()-x vào ô bắt đầu, trong đó x là số cần trừ để tạo số thứ tự đúng.

Ví dụ:

• Ở hàng 2 muốn bắt đầu từ 1 → =ROW()-1
• Ở hàng 3 muốn bắt đầu từ 1 → =ROW()-2

Nhập công thức ROW()-1 để đánh số theo hàng

Bước 2: Đưa chuột vào góc dưới bên phải ô vừa nhập công thức và kéo xuống toàn bộ vùng cần đánh số.

Kéo công thức ROW()-1 để tạo dãy số hoàn chỉnh

Để thao tác đánh số thứ tự chính xác và thuận tiện hơn, dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn nên nắm trước khi thực hiện:

• Khi làm việc với bảng dữ liệu lớn (vài trăm đến hàng nghìn dòng), việc kéo chuột để tạo số thứ tự bằng AutoFill có thể mất thời gian và dãy số sẽ không tự cập nhật nếu bạn xóa hoặc chèn thêm dòng.
• Các hàm tạo số thứ tự tự động (như SEQUENCE) giúp thao tác nhanh hơn, nhưng chỉ có mặt trên Excel 365 và Excel 2021. Nếu bạn dùng phiên bản cũ, hàm này sẽ không hoạt động.
• Với những phương pháp dùng công thức, bạn nên cố định ô tham chiếu hoặc kiểm tra kỹ vùng dữ liệu để tránh sai số khi sao chép xuống các dòng tiếp theo.
• Dù áp dụng cách nào, tạo số thứ tự bằng công cụ hoặc hàm của Excel vẫn hiệu quả hơn nhiều so với việc nhập thủ công từng giá trị.

Việc đánh số thứ tự trong Excel trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi bạn biết cách tận dụng các công cụ và hàm có sẵn. Tùy vào phiên bản Excel đang dùng và độ phức tạp của bảng dữ liệu, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của mình. Hãy áp dụng linh hoạt để tăng tốc độ xử lý và giữ cho bảng tính luôn gọn gàng, dễ theo dõi.

Đừng quên theo dõi chuyên mục Kinh nghiệm của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để cập nhật thêm nhiều hướng dẫn hay mỗi ngày.

Nếu bạn thường xuyên làm việc với Excel, một chiếc máy tính bảng cấu hình mạnh sẽ giúp thao tác nhanh và tiện lợi hơn khi di chuyển. Tham khảo các mẫu tablet mới tại Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để chọn thiết bị phù hợp cho công việc và học tập.