Cách cài tin nhắn tự động Zalo trên điện thoại, máy tính

Bạn đang kinh doanh trên Zalo OA hoặc sử dụng Zalo cá nhân để tương tác với khách hàng và muốn tối ưu hóa thời gian phản hồi, không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào ngay cả khi đang bận rộn hoặc ngoài giờ làm việc? Tính năng tin nhắn tự động Zalo chính là giải pháp đắc lực dành cho bạn!

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cách cài tin nhắn tự động Zalo trên điện thoại, máy tính, giúp bạn nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu suất làm việc. Cùng tìm hiểu cách làm nhé!

Cách cài tin nhắn tự động Zalo

Tin nhắn tự động Zalo (hay Automatic Reply Message) là một tính năng đặc quyền được Zalo thiết kế riêng, chủ yếu dành cho các tài khoản kinh doanh (Zalo Business, Zalo Official Account - OA). Tính năng này cho phép bạn thiết lập trước các mẫu tin nhắn và một khi người dùng gửi tin nhắn đến tài khoản của bạn, hệ thống sẽ tự động phản hồi lại bằng nội dung đã cài đặt mà bạn không cần trả lời thủ công.

Bạn có thể thiết lập nhiều mẫu tin nhắn tự động khác nhau cho các mục đích cụ thể. Cách cài tin nhắn tự động trả lời trên Zalo như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Zalo, chọn vào mục “Cá nhân” (biểu tượng hình người) ở góc dưới bên phải màn hình. Sau đó, bạn tìm và chọn mục “Công cụ kinh doanh”.

Bạn tìm và chọn mục “Công cụ kinh doanh”

Bước 2: Trong mục Công cụ kinh doanh, bạn tìm và chọn “Trả lời tự động”. Zalo có thể cung cấp sẵn một vài mẫu mặc định để bạn sử dụng, nếu muốn tạo tin nhắn mới phù hợp với mục đích sử dụng cá nhân, bạn hãy nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên phải màn hình.

Trong mục Công cụ kinh doanh, bạn tìm và chọn “Trả lời tự động” rồi chọn dấu cộng (+)

Bước 3: Thiết lập tin nhắn:

• Nội dung tin nhắn: Nhập nội dung bạn muốn hệ thống tự động trả lời (ví dụ "Cảm ơn quý khách đã nhắn tin. Chúng tôi sẽ phản hồi trong 5 phút tới!").
• Đối tượng trả lời: Bạn chọn người có thể nhận tin nhắn tự động của bạn (Mọi người, Bạn bè hoặc Không trả lời ai).
• Thời gian trả lời: Bạn có thể thiết lập thời gian cụ thể mà tin nhắn tự động phản hồi (ví dụ từ 18:00 đến 08:00 hôm sau, chỉ các ngày cuối tuần hoặc trả lời cả ngày).

Bước 4: Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn nhấn nút “Lưu” ở góc trên bên phải màn hình. Quay lại danh sách, bạn chỉ cần bật công tắc bên cạnh tin nhắn tự động bạn muốn kích hoạt là xong.

Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn nhấn nút “Lưu”

Lưu ý quan trọng: Tính năng này chỉ áp dụng cho tài khoản Zalo cá nhân đã được nâng cấp lên Zalo Business hoặc Zalo OA (Official Account).

Bên cạnh tính năng trả lời tự động hoàn toàn, Zalo còn có một công cụ cực kỳ hữu ích khác là Tin nhắn nhanh (Quick Reply). Đây là các mẫu tin nhắn soạn sẵn, được gửi đi bằng một phím tắt đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian khi trả lời thủ công các câu hỏi lặp lại.

Cách cài tin nhắn nhanh trên điện thoại như sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Zalo, chọn tab “Cá nhân” (biểu tượng hình người) → Nhấn vào biểu tượng “Cài đặt” (hình bánh răng) ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 2: Trong menu Cài đặt, bạn chọn “Tin nhắn” → Chọn mục “Quản lý tin nhắn nhanh”.

Bạn chọn “Tin nhắn” → Chọn mục “Quản lý tin nhắn nhanh”

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo tin nhắn mới (hoặc có thể chỉnh sửa các mẫu có sẵn).

Bước 4: Thiết lập tin nhắn nhanh:

• Phím tắt: Nhập một từ khóa viết liền không dấu, không khoảng trắng (Ví dụ: chaohoi, diachi).
• Nội dung: Soạn nội dung đầy đủ của tin nhắn.
• Tùy chọn: Bạn có thể thêm hình ảnh đính kèm nếu cần.

Bước 5: Nhấn “Lưu”, tất cả tin nhắn nhanh đã tạo sẽ nằm trong danh sách “Quản lý”, bạn có thể vào đây để chỉnh sửa hoặc xóa.

Bạn tạo tin nhắn nhanh mới hoặc sửa tin nhắn có sẵn rồi chọn “Lưu”

Bước 6: Trong giao diện chat, bạn chỉ cần gõ ký tự / (dấu gạch chéo) là ngay lập tức danh sách Tin nhắn nhanh sẽ hiện ra. Chọn mẫu tin nhắn bạn muốn, nội dung sẽ được điền vào ô soạn thảo, sau đó bạn chỉ cần nhấn “Gửi”.

Bước 1: Mở một cuộc hội thoại bất kỳ trên Zalo PC. Bạn nhấn vào biểu tượng hộp thoại (có ký hiệu sấm sét) nằm ở bên phải khung soạn thảo tin nhắn.

Bước 2: Lần đầu sử dụng, hệ thống có thể yêu cầu bạn xác nhận tính năng. Bạn hãy nhấn “Tìm hiểu thêm” rồi “Hoàn thành” để kích hoạt tính năng.

Bước 3: Trong cửa sổ Tin nhắn nhanh hiện ra, bạn nhấn vào nút “Quản lý” để vào giao diện thiết lập.

Bạn nhấn vào nút “Quản lý” để vào giao diện thiết lập

Bước 4: Nhấn vào nút “Tạo mới” để bắt đầu tạo mẫu tin nhắn mới.

Nhấn vào nút “Tạo mới” để bắt đầu tạo mẫu tin nhắn mới

Bước 5: Tại giao diện Tạo tin nhắn nhanh, bạn nhập các thông tin như:

• Phím tắt: Nhập từ khóa không dấu, viết liền (tối đa 20 ký tự, ví dụ “dientu”).
• Nội dung: Nhập nội dung tin nhắn đầy đủ mà bạn muốn gửi (ví dụ “Bạn muốn tìm hiểu thiết bị điện tử nào?”).
• Thêm ảnh (tùy chọn): Đính kèm hình ảnh nếu muốn, hình ảnh sẽ được gửi kèm tin nhắn đầy đủ mà bạn đã thiết lập ở trên.
• Nhấn “Thêm” để lưu lại mẫu.

Bạn thiết lập các thông tin rồi nhấn “Thêm” để lưu lại mẫu

Bước 6: Sau khi tạo xong, bạn có thể xem lại, chỉnh sửa hoặc xóa các mẫu đã tạo trong mục “Quản lý”.

Bước 7: Quay lại cuộc hội thoại, gõ ký tự / (dấu gạch chéo) vào ô soạn thảo. Danh sách tin nhắn nhanh sẽ hiển thị. Bạn chỉ cần nhấn chọn mẫu bạn muốn để điền nội dung và nhấn “Gửi”.

Lưu ý: Đối với tài khoản Zalo bình thường, bạn có thể tạo tối đa 1 tin nhắn nhanh (áp dụng cả điện thoại và máy tính).

Cách cài tin nhắn tự động Zalo trên điện thoại, máy tính giúp bạn quản lý tương tác khách hàng hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn. Chúc bạn thành công trong việc tạo tin nhắn tự động và tin nhắn nhanh trên Zalo để quá trình sử dụng thêm tiện lợi, nhanh chóng!

Bạn đang dùng Zalo trên chiếc điện thoại cũ kỹ? Nâng cấp ngay để tạo tin nhắn tự động nhanh chóng, mượt mà hơn với các mẫu smartphone mới nhất! Ghé thăm Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn để nhận ưu đãi hấp dẫn và sở hữu thiết bị chất lượng cao với giá siêu hời nhé!