Thư điện tử là gì? Cách tạo thư điện tử nhanh chóng, cực dễ

Thư điện tử là một công cụ trao đổi thông tin và liên lạc phổ biến hiện nay, được dùng trong nhiều lĩnh vực như marketing, giáo dục,... Vậy thư điện tử là gì và cách tạo thư như thế nào? Xem bài viết sau để hiểu rõ hơn bạn nhé. 

Thư điện tử (hay email, gmail) là hình thức trao đổi tin nhắn, thông tin thông qua ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại có kết nối mạng internet. Hiện nay, thư điện tử trở thành công cụ giao tiếp cơ bản và cần thiết trong chính phủ, giáo dục, kinh doanh, thương mại và nhiều lĩnh vực trong cuộc sống.

Thư điện tử hoạt động qua mạng internet dựa trên mô hình lưu và chuyển tiếp, cụ thể như sau:

• Người gửi soạn thư sau đó gửi tin nhắn trên giao diện email hoặc website có chức năng gửi thư.

• Máy chủ thư điện tử được cài đặt phần mềm đóng vai trò như “bưu điện” để chấp nhận, chuyển thư, phân phối và lưu thông tin tin nhắn.

• Người nhận sẽ nhận được thư điện tử và mở ra để tiếp nhận thông tin khi thiết bị có kết nối internet.

Tin nhắn của người gửi sẽ chuyển đến người nhận thông qua máy chủ thư điện tử có kết nối internet.

Tại Điều 3, Luật An toàn thông tin mạng 2015 thì tại Việt Nam địa chỉ thư điện tử được quy định như sau:

• Địa chỉ thư điện tử dùng để gửi và nhận thông tin, bao gồm các hình thức như thư điện tử, số điện thoại, địa chỉ kết nối internet,...

• Địa chỉ thư điện tử có cấu trúc gồm tên hộp thư và tên miền.

• Địa chỉ thư điện tử phải có ký tự @ và tên miền là tên dịch vụ webmail tương ứng, chẳng hạn outlook.com, gmail.com,...

• Phần tên hộp thư do người dùng tự đặt sẽ viết liền không dấu, không trùng lặp với địa chỉ của người khác và đặt trước ký tự @.

Sau khi hiểu rõ thư điện tử là gì, chắc hẳn bạn đã biết tầm quan trọng của công cụ giao tiếp này trong thời buổi hiện tại. Để tạo tài khoản thư điện tử, bạn chỉ cần thực hiện các bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Bạn truy cập vào trang chủ của Gmail tại đây. Tiếp theo, bạn nhấn vào “Tạo tài khoản” để bắt đầu tạo tài khoản Gmail.

Bạn nhấn vào “Tạo tài khoản” trên giao diện chính của Gmail.

Bước 2: Tại đây, bạn điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo form mà hệ thống yêu cầu, bao gồm:

• Họ và tên: Bạn nhập họ tên hoặc biệt danh tùy ý.

• Tên người dùng: Dài từ 6 đến 30 ký tự, bao gồm chữ, số và dấu chấm. Tên người dùng phải không được trùng với các tài khoản Gmail mà người khác đã tạo trước đó.

• Mật khẩu: Tối thiểu 8 ký tự, việc kết hợp chữ thường, chữ hoa, số và ký tự đặc biệt sẽ giúp tăng cường tính bảo mật cho tài khoản.

• Ngày sinh: Nhập ngày tháng năm sinh để đảm bảo chủ tài khoản trên 13 tuổi.

• Giới tính: Nam, nữ hoặc tùy chọn khác.

• Số điện thoại di động: Không bắt buộc nhưng bạn nên nhập để tăng cường bảo mật và dễ dàng xác minh tài khoản trong trường hợp cần thiết.

• Địa chỉ Email hiện tại: Không bắt buộc, bạn có thể nhập địa chỉ Email khác của mình nếu có.

• Chứng minh bạn không phải là rô-bốt: Nhập mã xác minh.

• Vị trí: Chọn “Việt Nam”.

Bạn nhấn “Tạo tài khoản” để hoàn tất quá trình đăng ký Gmail.

Bạn nhập các thông tin cần thiết theo mẫu mà hệ thống Gmail yêu cầu.

Sau khi đăng ký thành công, bạn có thể đăng nhập tài khoản thông qua Gmail điện thoại hoặc máy tính để sử dụng các tính năng hữu ích của thư điện tử.

Bạn sử dụng tài khoản Gmail vừa tạo để đăng nhập và trải nghiệm các tính năng của thư điện tử.

Việc tạo tài khoản thư điện tử mang đến cho bạn nhiều lợi ích như: 

• Trong công việc: Thư điện tử giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp với đối tác, cấp trên. Đồng thời bạn có thể dễ dàng giao tiếp, nhận tài liệu, gửi các thông tin, báo cáo sớm nhất cho khách hàng, cấp trên hoặc đồng nghiệp. 

• Trong học tập: Bạn có thể nhanh chóng gửi bài tập, báo cáo cho bạn bè và giáo viên. Việc gửi tài liệu qua thư điện tử là hoàn toàn miễn phí, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bên cạnh đó, bạn có thể mở tài liệu ra xem mọi lúc mọi nơi chỉ cần thiết bị có kết nối internet.

• Giải trí: Việc gửi các file âm thanh, hình ảnh cũng trở nên thuận tiện và dễ dàng. Mặt khác, các file phương tiện khi gửi qua thư điện tử đều được đảm bảo chất lượng hơn so với các nền tảng khác, kể cả dung lượng lớn.

• Đa dạng hình thức gửi thông tin đến người nhận: Bạn có thể gửi thông tin thông qua thiết như có kết nối internet như điện thoại, máy tính, ipad, laptop,... ở mọi thời điểm mà không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, khoảng cách địa lý,... 

Hiện nay, trong luật của Việt Nam đã có những quy định về mặt pháp lý dành cho các địa chỉ email, nhằm đảm bảo an toàn trên không gian mạng. Cụ thể là trong Điều 10 của Luật Giao dịch điện tử quy định Thư điện tử là một hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu. Bên cạnh đó, tại điều 12 và 13 của Luật này tiếp tục quy định như sau:

• Nội dung trong thư điện tử phải được giữ nguyên kể từ lúc khởi tạo, chỉ thay đổi khi có vấn đề phát sinh trong quá trình truyền gửi, lưu trữ hoặc do hiển thị trên các thiết bị khác nhau.

• Nội dung thư điện tử có thể truy cập, xem và sử dụng ở dạng thông điệp hoàn chỉnh.

Ngoài ra, điều 14 trong Luật này quy định nội dung trong thư điện tử được xem là Giá trị chứng cứ có độ tin cậy. Độ tin cậy này phụ thuộc vào quá trình khởi tạo, truyền gửi và lưu trữ sao cho đảm bảo được độ toàn vẹn của nội dung.

Thư điện tử được xem là Giá trị chứng cứ có độ tin cậy cao.

Sau khi giải đáp “Thư điện tử là gì?”, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về các lợi ích cũng như giá trị pháp lý của công cụ giao tiếp trực tuyến này. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách mở tài khoản thư điện tử để dễ dàng sử dụng những tính năng hữu ích phục vụ cho công việc.