Tổng hợp mẫu biên bản cuộc họp mới nhất, đầy đủ nội dung

Biên bản cuộc họp giúp ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến cuộc họp. Mặc dù vậy, không phải ai cũng biết vai trò cũng như cách viết chính xác. Đừng lo lắng, bài viết dưới đây của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề trên. Cùng theo dõi nhé!

Cập nhật mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh 2025

Biên bản cuộc họp là văn bản dùng để ghi lại đầy đủ nội dung diễn ra trong một buổi họp, bao gồm các thông tin được trình bày, ý kiến đóng góp của các thành viên tham dự và các quyết định được thông qua.

Thông thường, mỗi cuộc họp sẽ có ít nhất một thư ký chịu trách nhiệm kiểm tra danh sách người tham gia, xác định ai vắng mặt, và ghi chép lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp một cách chính xác, khách quan.

Biên bản cuộc họp ghi lại sự việc đã và đang diễn ra trong cuộc họp

Biên bản cuộc họp là một dạng tài liệu ghi chép lại nội dung, diễn biến và kết luận của buổi họp. Tuy không mang giá trị pháp lý, nhưng nó đóng vai trò như một bằng chứng xác thực cho các sự kiện và thông tin đã được trao đổi.

Các chỉ đạo từ cấp trên, ý kiến đóng góp của các thành viên, cũng như các nhiệm vụ được phân công sẽ được ghi nhận rõ ràng, giúp thuận tiện cho việc theo dõi, điều chỉnh và triển khai công việc sau đó.

Ngoài ra, biên bản còn là cơ sở xác nhận cam kết của từng cá nhân hoặc đơn vị đối với các công việc cụ thể. Nhờ vậy, những người tham dự các cuộc họp tiếp theo sẽ nắm bắt dễ dàng tiến độ và nội dung đã thảo luận trước đó.

Trong mỗi cuộc họp, thư ký sẽ chịu trách nhiệm điểm danh số người tham gia hoặc vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin dựa trên diễn biến cuộc họp. Việc chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp theo yêu cầu và ghi chép nhanh chóng nội dung là điều cần thiết. 

Theo đó, một biên bản đúng chuẩn cần đáp ứng những nội dung sau:

• Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp
• Thành phần tham gia
• Nội dung cuộc họp
• Kết luận cuộc họp

Thư ký cần chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp theo yêu cầu

Ngoài việc chuẩn bị đầy đủ biên bản cuộc họp, người ghi biên bản cần mang theo sổ ghi chép hoặc máy tính để lưu lại các thông tin quan trọng. Đây là điều cần thiết trong trường hợp bạn không được sử dụng máy ghi âm ở cuộc họp. Đồng thời, thư ký phải có tốc độ ghi nhanh cũng như đảm bảo các thông tin quan trọng trong văn bản cuộc họp. 

Ghi nội dung cuộc họp nhanh chóng và đầy đủ

Một trong những điều cần lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp là tập trung vào những nội dung trọng tâm để người không tham dự có thể dễ dàng nắm bắt vấn đề. Việc trình bày dài dòng, lan man không chỉ gây mất thời gian mà còn khiến biên bản trở nên lộn xộn, khó hiểu. 

Tập trung vào nội dung trọng tâm khi ghi văn bản cuộc họp

Một biên bản cuộc họp đúng chuẩn phải đảm bảo sự khách quan, trung thực, tuyệt đối không thêm bớt hoặc bình luận vào ý kiến của người tham gia. Bên cạnh đó, người ghi cần đọc cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Dưới đây là một số biên bản cuộc họp hoàn chỉnh mà bạn có thể tham khảo:

Biên bản cuộc họp chung

Biên bản cuộc họp cổ đông

Biên bản cuộc họp chi bộ

Biên bản cuộc họp giao ban

Thông thường, bố cục của một biên bản cuộc họp thường bao gồm các nội dung sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản
• Thời gian lập biên bản
• Thành phần tham dự cuộc họp
• Diễn biến chính của buổi họp
• Kết thúc họp: Lý do, thời gian, những nội dung đã chốt…
• Thủ tục ký xác nhận.

Dựa trên những điều kiện và quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, cách ghi biên bản cuộc họp như sau:

• (1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp.
• (2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
• (4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quyết vấn đề.
• (5) Thư ký: Chịu trách nhiệm điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
• (6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề cuộc họp.
• (7) Nội dung cuộc họp: Thư ký sẽ quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp gồm các vấn đề được trình bày, thảo luận; ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,...
• (8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

Thư ký là người đảm nhiệm ghi biên bản cuộc họp

Trên đây là một số mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh 2025 và cách viết chính xác mà Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn đã tổng hợp đến người dùng. Hy vọng nó sẽ hữu ích với bạn. Cảm ơn đã theo dõi bài viết, đừng quên nhấn like và chia sẻ cho mọi người xung quanh cùng tham khảo nhé!