Hướng dẫn cách tạo List trong Excel nhanh chóng, đơn giản cho những ai chưa biết

Trong quá trình làm việc với Excel, việc nhập dữ liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Đó là lý do vì sao tính năng tạo List trong Excel ngày càng được nhiều người ưa chuộng. Vậy các bước thực hiện như thế nào? Theo dõi bài viết dưới đây để cập nhật chi tiết!

Hướng dẫn cách tạo List trong Excel nhanh chóng

Danh sách thả xuống (Drop List) là tính năng hữu ích trong Excel, cho phép người dùng lựa chọn dữ liệu từ một danh sách có sẵn trong ô cụ thể. Công cụ này không chỉ đơn giản mà còn mang lại nhiều tiện ích thiết thực trong quá trình làm việc với bảng tính:

• Giúp tạo sẵn các danh mục để người dùng dễ dàng lựa chọn thay vì phải nhập thủ công từng lần.
• Hữu ích trong việc thu thập thông tin như họ tên, ngành nghề, địa chỉ,... nhanh chóng và chính xác.
• Hỗ trợ hiệu quả trong việc khai báo dữ liệu, chấm công nhân viên hoặc ghi nhận thông tin hàng ngày.
• Có thể ứng dụng trong quản lý kho, quản lý bãi đỗ xe hoặc các lĩnh vực cần theo dõi danh sách cố định.
• Tăng tốc độ làm việc nhờ thao tác chọn nhanh thay vì phải gõ lại nhiều lần cùng một nội dung.
• Giảm thiểu rủi ro nhập sai chính tả hoặc sai dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán cho toàn bộ bảng tính.

Drop List mang lại nhiều lợi ích khi làm việc với Excel

Trong trường hợp bảng tính có sẵn dữ liệu, người dùng có thể dễ dàng tạo danh sách thả xuống với các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô muốn tạo Drop List > Truy cập vào thẻ Data trên thanh công cụ và chọn Data Validation.

Chọn ô cần tạo Drop List và nhấn Data Validation tại mục Data

Bước 2: Trong hộp thoại Data Validation vừa mở ra, chọn tab Settings.

• Tại mục Allow, chọn List.
• Tại mục Source, bạn nhấn chọn vùng dữ liệu đã được tạo sẵn trong trang tính.
• Sau khi chọn xong, nhấn OK để hoàn tất và Drop List sẽ được áp dụng ngay.

Tạo List khi bảng tính có sẵn dữ liệu

Lưu ý: Người dùng có thể chọn dữ liệu từ một trang tính (sheet) khác. Chỉ cần chuyển sang sheet đó và quét vùng dữ liệu cần sử dụng, Excel sẽ tự động nhận diện và liên kết danh sách đúng cách.

Trong trường hợp chưa có sẵn danh sách dữ liệu và muốn tự nhập các mục vào Drop List, Excel vẫn hỗ trợ thao tác này rất đơn giản. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Chọn ô muốn áp dụng danh sách thả xuống. Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data, sau đó nhấn vào Data Validation.

Bước 2: Trong hộp thoại Data Validation, chuyển sang tab Settings.

• Ở mục Allow, chọn List.
• Tại ô Source, nhập trực tiếp các thành phần muốn tạo List, cách nhau bằng dấu phẩy.
• Nhấn OK để hoàn tất.

Tạo List trong Excel bằng cách nhập tay

Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc (Dependent Drop List) là một cách hiệu quả để hiển thị các lựa chọn dựa trên một danh sách mẹ đã được chọn trước đó. Cách này thường được dùng khi bạn muốn người dùng chọn một mục lớn rồi dựa vào đó mới hiển thị các tùy chọn liên quan.

Để tạo Drop List phụ thuộc vào 1 list khác, bạn làm theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Bôi đen dữ liệu cột TÊN SP > Vào thẻ Formulas > Chọn Define Name để đặt tên cho vùng dữ liệu muốn tạo Drop List.

Chọn Define Name để đặt tên cho vùng dữ liệu

Bước 2: Hộp thoại New Name sẽ xuất hiện, bạn nhập tên vùng dữ liệu tại ô Name > Nhấn OK để lưu thay đổi. 

Nhập tên vùng dữ liệu tại ô Name và nhấn OK

Lưu ý: Tên vùng dữ liệu phải được đặt giống tên tiêu đề cột, không chứa khoảng trắng.

Bước 3: Chọn ô muốn hiển thị danh sách phụ thuộc > Truy cập thẻ Data > Chọn Data Validation. Trong hộp thoại hiện ra, bạn nhấn vào mục Settings, > Chọn List tại mục Allow. 

Bước 4: Tại mục Source, nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A13," ","")) > Nhấn OK.

Nhập công thức tại mục Source và nhấn OK

Giải thích công thức: 

• A13: Là ô chứa giá trị của Drop List chính (ví dụ: loại sản phẩm).
• (SUBSTITUTE(A13," ",""): Xóa dấu cách trong tên loại sản phẩm để trùng với tên đã đặt ở bước 2.
• Hàm INDIRECT: Gọi gián tiếp đến vùng dữ liệu đã đặt tên tương ứng với loại sản phẩm được chọn.

Cách sao chép và dán Drop List trong Excel vô cùng đơn giản với các thao tác như sau:

Bước 1: Chọn ô đã được thiết lập Drop List > Nhấn chuột phải chọn Copy (hoặc nhấn tổ hợp Ctrl + V).

Chọn ô đã tạo Drop List, nhấn chuột phải và chọn Copy

Bước 2: Chọn ô muốn dán Drop List > Nhấn chuột phải chọn Paste Special....

Nhấn chuột phải chọn Paste Special

Bước 3: Chọn Validation tại mục Paste  > Nhấn OK để hoàn tất.

Chọn Validation và nhấn OK

Named Range (vùng dữ liệu có tên) giúp quá trình quản lý và tham chiếu đến các vùng dữ liệu trong bảng tính dễ dàng hơn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người dùng có thể cần thay đổi phạm vi, chỉnh sửa tên hoặc xóa bỏ chúng. 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện:

Bước 1: Mở tab Formulas trên thanh công cụ > Chọn Name Manager để hiển thị danh sách tất cả các vùng dữ liệu đã được đặt tên trong file Excel của bạn.

Vào thẻ Formulas và chọn Name Manager

Bước 2: Tại hộp thoại Name Manager, bạn có thể thực hiện các tùy chỉnh như:

• Thay đổi vùng dữ liệu: Nhấn vào biểu tượng mũi tên hướng lên tại mục Refers to để chọn lại vùng dữ liệu mới.
• Chỉnh sửa tên hoặc vùng dữ liệu: Chọn Edit… để thay đổi tên của Named Range hoặc điều chỉnh vùng dữ liệu theo nhu cầu.
• Xóa Named Range: Nhấn Delete để xóa tên vùng dữ liệu.

Thực hiện các tùy chỉnh với vùng dữ liệu

Nếu bạn không còn cần sử dụng danh sách thả xuống (Drop List) ở một ô nào đó và muốn loại bỏ nó, Excel cho phép bạn thực hiện điều này một cách dễ dàng. Dưới đây là các bước để xóa Drop List:

Bước 1: Chọn ô có chứa Drop List muốn xóa > Truy cập vào thẻ Data trên thanh công cụ, sau đó nhấp chọn Data Validation.

Bước 2: Trong hộp thoại hiện ra, nhấn nút Clear All để xóa toàn bộ thiết lập danh sách thả xuống > Nhấn OK để hoàn tất. 

Xóa Drop List đã tạo trong

Để đảm bảo danh sách thả xuống (Drop List) hoạt động ổn định và hiển thị đúng như mong muốn, bạn cần ghi nhớ một số điểm sau trong quá trình thiết lập:

• Kiểm tra lại danh sách sau khi tạo: Sau khi hoàn tất việc tạo Drop List, hãy thử nhấp vào ô chứa danh sách để kiểm tra xem tất cả các mục đã nhập có hiển thị đầy đủ hay chưa. Đây là bước đơn giản nhưng cần thiết để tránh lỗi thiếu dữ liệu.
• Sắp xếp nội dung theo thứ tự mong muốn: Khi nhập các giá trị vào danh sách, hãy nhập theo đúng thứ tự bạn muốn chúng xuất hiện trong trình đơn thả xuống. Excel sẽ giữ nguyên thứ tự bạn nhập, giúp trải nghiệm lựa chọn trở nên trực quan hơn.
• Cố định vùng dữ liệu nguồn: Nếu bạn đang lấy dữ liệu từ một dải ô có sẵn, nên chọn trực tiếp bằng chuột thay vì nhập địa chỉ ô thủ công. Điều này giúp Excel tự động cố định vùng dữ liệu, tránh tình trạng thay đổi dải ô khi sao chép danh sách sang vị trí khác trong bảng tính.

Tạo List trong Excel không chỉ tiết kiệm thời gian nhập liệu mà còn góp phần nâng cao độ chính xác và tính nhất quán cho toàn bộ bảng tính. Dù bạn đang quản lý dữ liệu khách hàng, chấm công hay xây dựng danh sách hàng tồn kho, việc áp dụng danh sách thả xuống sẽ mang lại hiệu quả rõ rệt.