Pivot Table trong Excel là gì? Hướng dẫn cách sử dụng

Trong thời đại dữ liệu bùng nổ, việc phân tích và trình bày thông tin một cách hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và cá nhân đưa ra quyết định chính xác. Trong đó, Pivot Table trong Excel là công cụ bảng tổng hợp mạnh mẽ giúp bạn xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và trực quan. Vậy Pivot Table là gì? Làm thế nào để sử dụng nó hiệu quả? Hãy cùng Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn khám phá chi tiết qua bài viết hôm nay!

Pivot Table trong Excel là gì

Pivot Table (bảng tổng hợp) là một công cụ mạnh mẽ trong Microsoft Excel cho phép người dùng phân tích, tóm tắt và trình bày dữ liệu một cách trực quan. Pivot Table giúp bạn tổ chức, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu phức tạp từ bảng tính mà không cần sử dụng công thức phức tạp. 

Pivot Table là công cụ tóm tắt và trình bày dữ liệu trong Microsoft Excel

Với Pivot Table, bạn có thể dễ dàng tạo báo cáo, so sánh dữ liệu và khám phá các xu hướng hoặc mẫu dữ liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột. Ví dụ, nếu bạn có một bảng dữ liệu bán hàng với hàng ngàn giao dịch, Pivot Table có thể giúp bạn nhanh chóng tính tổng doanh thu theo khu vực, sản phẩm hoặc thời gian mà không cần viết công thức thủ công.

Sử dụng Pivot Table trong Excel mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt cho những người làm việc với khối lượng dữ liệu lớn:

• Tóm tắt dữ liệu nhanh chóng: Pivot Table giúp tổng hợp dữ liệu lớn thành các báo cáo ngắn gọn, dễ hiểu chỉ trong vài giây.
• Linh hoạt trong phân tích: Bạn có thể dễ dàng thay đổi cách hiển thị dữ liệu bằng cách kéo thả các trường (fields) mà không cần chỉnh sửa dữ liệu gốc.
• Không cần công thức phức tạp: Pivot Table tự động thực hiện các phép tính như tổng, trung bình, đếm, hoặc tỷ lệ phần trăm.
• Tùy chỉnh cao: Bạn có thể lọc, sắp xếp, hoặc nhóm dữ liệu theo nhu cầu, giúp tạo ra các báo cáo phù hợp với mục đích cụ thể.
• Hỗ trợ ra quyết định: Pivot Table giúp phát hiện xu hướng, so sánh hiệu suất, và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
• Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa các tác vụ phân tích dữ liệu, giảm thời gian xử lý thủ công.

Pivot Table trong Excel mang đến nhiều lợi ích

Để tạo và sử dụng Pivot Table trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở bảng tính cần xử lý và chọn toàn bộ vùng dữ liệu (hoặc một ô trong vùng dữ liệu). Sau đó vào tab Insert (Chèn) trên thanh công cụ, chọn PivotTable để mở hộp thoại Pivot Table.

Vào tab Insert trên thanh công cụ chọn PivotTable

Bước 2: Trong vùng Select a table or range, chọn vùng dữ liệu muốn thực hiện Pivot Table. Đồng thời các tùy chọn trong vùng Choose where you want the PivotTable to be placed như sau:

• New Worksheet: Pivot Table sẽ được đặt ở một sheet mới.
• Existing Worksheet: Chủ động chọn vị trí để đặt Pivot Table ở ô Location.

Thiết lập các tùy chọn và nhấn OK

Bước 3: Pivot Table sẽ xuất hiện tại vị trí bạn chọn hoặc tại Sheet mới, trong đó:

• Vùng PivotTable là vị trí mà Pivot Table được đặt.
• Vùng PivotTable Fields chứa các thiết lập để tùy chỉnh cho Pivot Table vừa đặt.
• Phần phía trên chứa các trường dữ liệu (Field) chính là các cột trong vùng dữ liệu.
• Phần phía dưới là các ô để kéo các trường dữ liệu vào để thiết lập cho Pivot Table.

Các cài đặt của lệnh Pivot Table

Bước 4: Tiến hành thiết lập Pivot Table theo yêu cầu của mình. Bạn có thể tùy chỉnh định dạng bằng cách nhấn vào thẻ PivotTable Analyze, sau đó chọn Options. Tại đây các tùy chỉnh sẽ xuất hiện để bạn dễ dàng điều chỉnh.

Tùy chỉnh định dạng bằng cách nhấn vào thẻ PivotTable Analyze

Bước 5: Khi có nhu cầu thay đổi giá trị tính toán, bạn click vào trường dữ liệu trong ô Values, sai đó chọn Value Field Setting… Lúc này, hộp thoại Value Field Settings sẽ hiện ra.

Bảng tính sau khi đã sử dụng Pivot Table

Nếu bạn muốn xóa Pivot Table trong Excel, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng chứa Pivot Table (thường là một bảng được tạo tự động trong trang tính).

Bước 2: Nhấn phím Delete hoặc nhấp chuột phải và chọn Delete. Dữ liệu gốc trong bảng tính ban đầu sẽ không bị ảnh hưởng.

Bước 3: Nếu Pivot Table nằm trong một trang tính riêng, nhấp chuột phải vào tab trang tính và chọn Delete để xóa toàn bộ trang tính.

Bước 4: Nếu Pivot Table có liên kết với Pivot Chart, hãy xóa cả biểu đồ bằng cách chọn biểu đồ và nhấn Delete.

Để sử dụng Pivot Table hiệu quả và tránh lỗi, bạn cần lưu ý:

• Đảm bảo không có ô trống, tiêu đề cột rõ ràng, và dữ liệu đồng nhất (ví dụ: không trộn lẫn số và văn bản trong cùng một cột).
• Sử dụng định dạng bảng (Table) cho dữ liệu nguồn để tự động cập nhật khi thêm dữ liệu mới.

• Đặt các trường vào đúng khu vực (Rows, Columns, Values, Filters) để có kết quả mong muốn.
• Kiểm tra kỹ phép tính trong khu vực Values (Sum, Count, Average, v.v.).

Khi dữ liệu gốc thay đổi, luôn nhấn Refresh để đảm bảo Pivot Table hiển thị thông tin mới nhất.

Không nhập dữ liệu trực tiếp vào Pivot Table vì nó sẽ bị ghi đè khi làm mới. Thay vào đó, chỉnh sửa dữ liệu nguồn.

Slicer (Bộ lọc trực quan) giúp người dùng tương tác với Pivot Table dễ dàng hơn, đặc biệt khi chia sẻ báo cáo.

Pivot Table trong Excel là một công cụ không thể thiếu cho việc phân tích và trình bày dữ liệu một cách chuyên nghiệp. Với khả năng tổng hợp, lọc và tùy chỉnh linh hoạt, Pivot Table giúp bạn tiết kiệm thời gian và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Hy vọng với những chia sẻ của Siêu Thị Điện Máy - Nội Thất Chợ Lớn trong bài viết hôm nay, bạn sẽ dễ dàng làm quen và sử dụng công cụ hữu ích này.